Mettez en place un circuit de validation automatisé pour les achats et les notes de frais, garantissant que les factures déposées soient vérifiées par un approbateur, en fonction de critères définis à l’avance.
Pour créer ou modifier un circuit de validation, vous devez avoir les droits d’Administrateur.
1. Rendez-vous dans l’espace ‘Paramètres du dossier’ en bas à gauche de l’écran.
2. Rejoignez la section ‘Circuits de validation’ puis cliquez sur le bouton ‘Créer un circuit’.
3. Saisissez un nom et une description pour votre circuit.
Tous les critères sont sélectionnés par défaut jusqu’à ce que vous commenciez à affiner votre choix via les menus déroulants. Si vous souhaitez tout sélectionner à nouveau, cliquez sur ‘Effacer la sélection’ dans le menu déroulant.
4. Sélectionnez les critères auxquels vous souhaitez que la demande d’approbation s’applique :
Types de documents
Sélectionnez les types de documents pertinents à inclure dans le circuit, ou laissez l’option sur ‘Tous les types’ si vous souhaitez que tous les types de documents soient inclus.
Comptes
Recherchez ou sélectionnez les comptes comptables pertinents à inclure dans le flux d’approbation. Sinon, vous pouvez laisser l’option sur ‘Tous les comptes’.
Fournisseurs
Choisissez un ou plusieurs fournisseurs spécifiques dans la liste à inclure dans le flux de validation. Sinon, vous pouvez laisser l’option sur “Tous les fournisseurs” pour inclure tous les fournisseurs.
Axes analytiques
Sélectionnez un ou plusieurs axes analytiques spécifiques à inclure dans le flux de validation. Sinon, vous pouvez laisser l’option sur “Tous les axes analytiques” pour inclure tous les fournisseurs.
Si vous créez un circuit de validation pour les notes de frais, vous n’aurez pas à préciser ces critères.
5. En suivant, choisissez dans la liste déroulante le ou les utilisateurs à inclure dans les étapes de validation. Précisez si tous les documents correspondant aux critères doivent être soumis pour approbation, ou si seules les dépenses dépassant un certain montant nécessitent une approbation.
À chaque étape, vous pouvez désigner un responsable ou plusieurs personnes pour approuver. Si l’une d’entre elles approuve, les autres n’ont pas besoin de le faire. Vous pouvez ajouter jusqu’à 5 étapes d’approbation par circuit.
6. Choisissez si vous souhaitez activer le circuit après l’enregistrement et pour les comptes intégrés par API, si vous voulez activer la publication automatique une fois l’approbation finale donnée.
Envoyer une demande d’approbation
Pour les factures d’achats, la demande peut s’envoyer directement depuis la boîte de réception des Achats en cliquant sur ‘Demander la validation’ à la ligne du document, s’il rentre dans les critères du circuit de validation.
S’il s’agit d’une note de frais à faire valider, vous devrez vous rendre dans l’onglet Notes de frais et cliquer sur le bouton ‘Demander la validation’.
Approuver ou rejeter les factures en attente
Pour examiner les documents nécessitant une approbation :
1. Cliquez sur l’onglet ‘À valider‘ dans la boîte de réception des Achats ou dans l’espace Notes de frais.
Dext indique dans la colonne ‘Statut‘ si plusieurs personnes sont incluses dans le circuit de validation du document.
2. Vous pouvez approuver un élément directement depuis le tableau ou en l’ouvrant et en cliquant sur ‘Approuver‘. Pour rejeter un élément, cliquez sur ‘Rejeter‘. Le document sera renvoyé dans la boîte de réception de l’expéditeur.
Important :
Les administrateurs peuvent approuver, rejeter ou modifier tout document à la place d’utilisateurs assignés à la validation.
Les approbateurs de dépenses ne peuvent intervenir que sur les éléments qui leur sont assignés.
Les utilisateurs standards ne voient que leurs documents
L’ordre de priorité des circuits de validation
Un document arrivant sur Dext ne peut passer que par un seul circuit d’approbation.
Lorsque plusieurs circuits d’approbation sont configurés, la priorité est déterminée par la spécificité des critères. Par exemple, si un flux (A) s’applique à tous les fournisseurs et qu’un autre (B) s’applique à deux fournisseurs spécifiques, le flux (B) sera prioritaire pour ces fournisseurs.
Modifier un circuit de validation
Pour modifier un circuit existant :
1. Allez dans les ‘Paramètres du dossier‘ puis rejoignez l’onglet ‘Circuits de validation’.
2. Une fois sur cette page, cliquez sur l’un des circuits de la liste.
3. Vous pourrez ensuite ajuster des critères de correspondance ou des étapes d’approbation. Cela permet de personnaliser facilement en fonction des processus spécifiques de votre entreprise. Validez les changements en cliquant sur ‘Enregistrer’.
Supprimer un circuit de validation
Pour supprimer un circuit existant :
1. Allez dans les ‘Paramètres du dossier‘ puis rejoignez l’onglet ‘Circuits de validation’.
2. Une fois sur cette page, cliquez sur l’un des circuits dans la liste ‘Achats‘ ou ‘Notes de frais‘.
3. Une fois dans le paramétrage du circuit, descendez tout en bas puis cliquez sur le bouton ‘Supprimer’ puis confirmez.
Gérer les notifications
Pour choisir quand vous souhaitez être notifié concernant les approbations :
1. Ouvrez les ‘Paramètres utilisateur‘ en cliquant sur votre nom en haut à droite
2. Sous l’encart ‘Notifications d’approbation par e-mail‘, configurez vos préférences selon vos besoins.
