- Fonctionnement de Dext
- Gérer les factures simples
- Gérer les factures à ventiler
- Gérer les factures à autoliquider
Fonctionnement de Dext
Lorsqu’un document est ajouté sur la plateforme, Dext démarre l’extraction des informations comptables sur la facture. Elle est alors dans l’onglet ‘En cours’.
Quelles informations sont extraites par Dext ?
- Le type de document : reçu, facture, note de crédit, etc.
- La date d’émission du document
- La date d’échéance
- Le numéro du document
- Le fournisseur
- Le client (s’il s’agit d’un nouveau client, Dext suggère le libellé lorsque le seuil de 90% de confiance est atteint)
- La devise
- Montant TTC et HT
- Montant de la TVA
- Méthodes de paiement
Une fois l’extraction des informations terminée, la facture est envoyée vers la ‘Boîte de Réception’ pour que vous puissiez la réviser. Cliquez sur une des lignes du tableau pour accéder au détail de la facture.
À partir du libellé reconnu, Dext regarde dans vos listes pour retrouver un fournisseur ou client du même nom. S’il existe déjà dans le plan comptable, Dext imputera automatiquement le compte tiers qui lui est lié. S’il n’existe pas, saisissez le compte tiers à imputer. Dext s’en souviendra pour les prochaines factures.
Fonctionnement pour les factures de ventes importées sur Dext
Pour les ventes, si Dext ne trouve pas le nom du client extrait de la facture dans la liste des clients du plan comptable, il propose un libellé client lorsqu’il atteint un seuil de 90% de confiance. Vous pouvez ensuite saisir le compte tiers correspondant, et Dext s’en souviendra automatiquement pour les prochaines factures de ce client.
Une règle permet de créer un automatisme de traitement en fonction du fournisseur ou du client reconnu sur les factures.
Règles d’affectation simple
Si vous n’avez qu’un seul compte à affecter, sélectionnez-le dans la liste déroulante. Une fois sélectionné, Dext vous proposera de créer la règle spécifique à ce fournisseur ou client. Cliquez sur ‘Appliquer’ pour confirmer.
Par défaut, pour les Achats, s’il n’y a pas de règle préétablie, Dext suggère un compte de charges, visible grâce au sigle
. Même si Dext propose le bon compte, il est toujours important de ‘Créer la règle’, ce qui assure un traitement adéquat et automatisé pour les prochaines factures.
Vous pouvez directement cliquer sur ‘Créer Règles’ pour accéder et modifier la fiche complète, contenant toutes les règles d’affectation liées à ce fournisseur ou client. N’oubliez pas de cliquer sur ‘Appliquer’ pour enregistrer la règle !
Règles de ventilation
S’il s’agit de ventilation ponctuelle, vous pouvez directement aller en bas dans le détail de la facture et cliquer sur ‘Créer des lignes comptables’.
Vous pourrez ensuite ajouter les différentes lignes et montants selon vos besoins.
Cependant, s’il s’agit d’une ventilation récurrente comme souvent :
- Cliquez sur ‘Créer Règles’ puis sur ‘Créer des règles de ventilation’.
- Ajoutez les lignes de ventilation nécessaires sur chaque facture de ce fournisseur. Pour des montants variables, utilisez ‘1’ comme référence au niveau du ‘Montant total’.
- Après avoir appliqué le masque, vous retrouverez les lignes de ventilation pré-crées à chaque nouvelle facture. Cliquez ensuite sur ‘Éditer lignes comptables’ pour saisir les montants correspondants puis sur ‘Terminer’.
Comment utiliser la calculatrice intégrée
Pour utiliser la calculatrice intégrée, dans les champs numérique des factures, rentrez directement vos calculs (‘+’ ; ‘-‘ ; ‘*’ ; ‘/’ ; ‘()’) et Dext affichera le résultat calculé directement dans le même champ.
Règles pour la TVA autoliquidée
Vérifiez tout d’abord dans l’espace ‘Paramètres du dossier’ > ‘Listes’ > ‘Comptes TVA’ si un compte correspond à vos besoins. Modifiez ou créez-en un si nécessaire.
Si le dossier est connecté par API avec votre logiciel de production, suivez l’article spécifique à votre logiciel pour bien paramétrer les comptes TVA.
Pourquoi ? Car avec la plupart des logiciels en intégration directe avec Dext, le paramétrage des comptes TVA doit être fait depuis votre logiciel, puisque Dext se synchronise avec.
Dirigez-vous ensuite dans le module ‘Achats’, onglet ‘Liste fournisseurs’. Cliquez sur le fournisseur concerné dans la liste. Une fois dans sa fiche, sélectionnez le compte TVA avec autoliquidation. Vérifiez que ‘Montant TTC’ soit bien activé afin que le calcul se fasse sur la bonne base.
