Démarrer sur Dext avec Sage GE en 6 Étapes

Bienvenue ! Ce guide a pour but de vous aider dans vos premiers pas sur Dext avec Sage Génération Expert (anciennement Coala), en vous indiquant étape par étape les actions à suivre dès votre première connexion à la plateforme.

• Étape 1 : Inviter les Collaborateurs sur Dext
• Étape 2 : Créer un Dossier Client
• Étape 3 : Paramétrer le Plan Comptable
  • Import FEC N-1
  • Intégration avec Sage
  • Paramétrage de l’intégration
• Étape 4 : Déposer des Pièces Comptables
  • Depuis l’ordinateur
  • Depuis l’application mobile
  • Avec l’adresse e-mail dédiée
  • Grâce aux connecteurs marchands
• Étape 5 : Automatiser le Traitement des Factures
  • Fonctionnement de Dext
  • Gérer les factures simples
  • Gérer les factures à ventiler
  • Gérer les factures à autoliquider
• Étape 6 : Publier les Écritures
  • Fonctionnalités supportées par l’intégration

Étape 1 : Inviter les Collaborateurs sur Dext

Si vous n’êtes pas Administrateur Dext, passez directement à l’Étape 2.

Ajoutez des collaborateurs et gérez votre équipe facilement en allant dans l’onglet ‘Équipe’ en haut à gauche de l’écran, depuis l’Espace Cabinet.

1. Une fois sur la page ‘Équipe’, cliquez sur le bouton ‘Ajouter un collaborateur’ en haut à droite de l’écran.

2. Remplissez les informations générales de l’utilisateur puis cliquez sur ‘Suivant’.

3. Sélectionnez le rôle adapté puis cliquez sur ‘Suivant’ :

• Si vous êtes dirigeant ou si vous encadrez le déploiement de Dext au cabinet, sélectionnez le rôle ‘Administrateur’
• S’il s’agit d’un collaborateur qui utilisera Dext seulement pour gérer son portefeuille, le niveau ‘Utilisateur standard’ est adapté. Une option est à cocher pour permettre à l’utilisateur d’ajouter de nouveaux dossiers de manière autonome, comme ci-dessous.

4. Cochez les dossiers auxquels le collaborateur doit avoir accès puis cliquez sur ‘Suivant’.

5. La dernière étape consiste à inviter le collaborateur par mail ou SMS à créer son mot de passe pour accéder à la plateforme. Finalisez en cliquant sur ‘Ajouter’.

Étape 2 : Ajouter un dossier client

Gérez les dossiers facilement depuis votre liste de clients. Le premier élément de la liste est le dossier personnel du cabinet, à partir duquel vous pouvez gérer la comptabilité interne du cabinet.

Créez un dossier pour chacune des structures de vos clients afin de disposer d’un espace dédié pour recevoir les pièces et gérer leur tenue comptable :

1. Rendez-vous dans l’espace ‘Mes Clients’ en haut à gauche de l’écran puis cliquez sur le bouton vert ‘Ajouter un client’ en haut à droite.

2. Si l’option a été activée sur votre compte, indiquez le type de comptabilité, s’il s’agit d’un dossier SCI / LMNP et le nombre de factures par an.

3. Renseignez les informations générales puis cliquez sur ‘Continuer’.

Les ‘Paramètres de TVA’ doivent rester sur ‘Par défaut’.

4. Sélectionnez les utilisateurs du cabinet qui auront accès aux dossiers puis cliquez sur ‘Continuer’. Vous pouvez permettre à l’ensemble des collaborateurs d’y accéder ou sélectionner certaines personnes dans la liste.

5. Pour les cabinets bénéficiant de la version Premium de Dext, vous serez invité à sélectionner la ou les personnes responsables du dossier.

6. Finalisez l’ajout du dossier en invitant directement votre client à utiliser Dext par e-mail ou par SMS en cliquant sur ‘Inviter sur Dext’.

Pour les profils de clients digitaux, en attente d’outils de dématérialisation, vous pouvez renseigner leurs informations de contact car la prise en main de Dext est très intuitive. Cependant, pour les clients plus historiques et traditionnels, qui nécessiteront plus d’accompagnement dans la prise en main, cliquez sur ‘Ignorer l’invitation’. Vous pourrez les réinviter à posteriori, une fois le dossier ajouté.

Étape 3 : Paramétrer le Plan Comptable

La personnalisation du plan comptable se fait sur le dossier client, dans l’espace ‘Paramètres du dossier’ en bas à gauche de l’écran.

1. Import FEC N-1

Tout d’abord, déposez un FEC N-1 afin de configurer le plan comptable. Accédez à l’onglet ‘Plan comptable’ puis ‘Import FEC’. 

Dext analyse les écritures de l’exercice précédent et récupère ces informations :

• Les comptes généraux commençant par 2, 6 et 7
• Les comptes fournisseurs
• Les comptes clients
• Les libellés fournisseurs
• Les libellés clients
• La contrepartie la plus récurrente pour chaque compte fournisseur et chaque compte client, créant une bonne base pour l’automatisation du traitement 🚀

Si l’import FEC a échoué, passez à l’étape suivante.

2. Intégration avec Sage GE

La connexion à Sage GE peut être effectuée dans les ‘Paramètres du dossier’.

Allez ensuite dans le deuxième onglet ‘Connexions’.

Une fois sur la page, cliquez sur ‘Se connecter’ dans le premier encart ‘Logiciels disponibles’.

Procédure de Connexion spécifique à Sage GE

• Prérequis sur Sage GE
• Connexion depuis Dext

Prérequis sur Sage GE

⚠️ Attention : Il se peut que l’administrateur Dext dans votre cabinet ait déjà suivi ces instructions. Informez-vous auprès de votre directeur informatique, chef de mission ou référent digital.

1. Dans Sage, cliquez sur l’onglet Dossiers > Paramétrage Marketplace puis vérifiez si Dext a bien le symbole vert d’activation ✅

Si vous ne voyez pas Dext dans la liste des applications :

Pour mettre en place l’intégration, vous devez avoir l’option Connecteur Tiers pour MarketPlace privée. Cela vous ajoute le bouton Ajouter une application privée en dessous de la liste des connecteurs. Si vous ne l’avez pas, veuillez contacter votre responsable de compte Sage pour l’ajouter à votre contrat.

Une fois l’option activée, cliquez sur Ajouter une application privée et utilisez l’identifiant Dext sans les guillemets “1159d546-7c0c-43a2-83b7-de8a9487c287“.

Et assurez-vous de cliquer sur Rattachement d’une application déjà existante.

Seul un profil Administrateur peut gérer les mises à jour et activer un connecteur sur Sage GE.

2. Il faut activer le connecteur Dext au niveau du dossier afin d’ouvrir l’échange de données pour ce dossier :

• Ouvrez le dossier client concerné > Marketplace
• Dans la fenêtre qui s’ouvre, double-cliquez sur la ligne de l’application Dext

Enfin, cochez les cases : 

• J’accepte les intéractions décrites ci-dessous
• J’accepte de donner accès à mes données

 Puis cliquez sur Activer.

Pour activer plusieurs dossiers avec l’application Dext depuis la Marketplace, il vous faudra accéder à la tuile : MarketPlace Multidossiers.

• Depuis l’éditeur > Cocher le ou les dossier(s) à activer via la colonne Sélection
• Valider l’activation via le bouton : Activation dossiers
• Valider le message de confirmation en cliquant sur OK 

3. Afin d’établir la connexion, il faut encore récupérer 2 informations à conserver :

• L’identifiant de la société
  Allez dans Paramétrages Marketplace puis copiez l’identifiant de votre entité en haut

• Le numéro SIREN du cabinet
  Allez dans Entités, ouvrez l’entité cabinet puis dans la tuile Dossier permanent, copiez le Siren.

Connexion depuis Dext

1. Sur le menu des intégrations, cliquez sur ‘Se connecter’ en-dessous du logo Sage.

2. Renseignez les deux informations cabinet que vous avez préalablement copié dans Sage : l’identifiant de société et le numéro SIREN.

3. Sélectionnez le dossier client Sage à rattacher au dossier Dext à l’aide du menu déroulant.

4. La connexion est faite ! Dext vient de récupérer automatiquement tout votre plan comptable. Cela peut prendre quelques minutes.

Une fois la connexion réalisée, la page intégration affiche le nom du dossier Sage GE connecté ainsi que les paramètres généraux nécessaires pour publier vos factures dans Sage GE.

Paramétrage de l’Intégration avec Sage

• Code journal financier (Achats) : le code journal à utiliser pour les factures d’achats – ex : ACH
• Code journal financier (Ventes) : le code journal à utiliser pour les factures de ventes – ex : VTE
• Préfixe fournisseurs : ce qui est utilisé pour le compte fournisseur – ex : F ou 401
• Préfixe clients : ce qui est utilisé pour le compte client – ex : C ou 411 
• TVA par défaut – Achats : Le compte de TVA utilisé par défaut lorsque Dext extrait un montant de TVA sur une facture d’achat.
• TVA par défaut – Ventes : Le compte de TVA utilisé par défaut lorsque Dext extrait un montant de TVA sur une facture de ventes.
• Publier vers Sage GE avec les images : Choisissez si vous souhaitez que les images restent en lien sur les serveurs Dext ou si vous souhaitez que les images soient envoyées dans votre GED Sage GE

Transfert des Règles

Ce bouton permet de transférer les règles d’affectation dans Dext créées par l’import du FEC N-1 ou si vous en aviez déjà créées manuellement auparavant, afin de les conserver avec l’intégration. Cela permet de garder toute l’automatisation pour les fournisseurs, les clients ou la banque.

Si le nouveau plan comptable diffère du précédent, vous pouvez réassocier un ancien compte avec le nouveau correspondant pour garder l’affectation automatique.

TVA Autoliquidée / Intracommunautaire

Dext ne reprend pas les taux de TVA dans le plan comptable de Sage en API. Si vous souhaitez un taux différent de 20%, le taux doit être mentionné avec le symbole % dans le libellé pour être pris en compte, comme ci-dessous.

Pour pouvoir faire le traitement des factures avec de la TVA intracommunautaire, les paramètres suivants dans Sage doivent être respectés :

• Un compte de contrepartie doit être ajouté dans la colonne CPT1 
• La mention autolxxx ou intrax doit être présente dans le libellé de la TVA 
• Le % doit être indiqué dans le libellé du compte (autrement par défaut, il sera de 20%)

Pour vérifier qu’un compte de TVA Intracommunautaire est bien affiché dans Dext, restez dans l’espace ‘Paramètres du dossier’, allez dans ‘Plan comptable’ puis ‘Comptes TVA’.

Bravo ! Tout devrait fonctionner désormais, mais si ce n’est pas le cas, contactez notre support et consultez notre rubrique ‘Résolution de Problèmes’ du centre d’aide.

Une fois une connexion établie, vous pouvez gérer les paramètres de la connexion en cliquant sur ‘Gérer’ à côté de la connexion.

Étape 4 : Déposer des Pièces Comptables

Sur Dext, vous pouvez facilement déposer vos factures d’achats et de ventes avec plusieurs méthodes adaptées au format des documents. Choisissez la ou les méthodes les plus adaptées à votre manière de fonctionner au cabinet.

• Déposer les fichiers depuis votre ordinateur
• Prendre en photo les petits tickets au cabinet avec l’appli mobile
• Transférer les pièces jointes avec l’adresse e-mail dédiée
• Récupérez automatiquement les factures fournisseurs avec les connecteurs marchands

Déposer les fichiers depuis votre ordinateur

À partir de la plateforme web, sur le dossier client, il suffit de cliquer sur le bouton ‘Ajouter des documents’ en haut de l’écran, puis sélectionner ‘Achats’, ‘Ventes’ ou ‘Banque’ en haut du volet.

Dext propose 3 modes de découpe en fonction du contenu du document que vous souhaitez déposer :

• Une facture par fichier : pour un ou plusieurs fichiers, contenant une facture chacun, qu’elle fasse une ou plusieurs pages de long.
• Une facture par page : pour un ou plusieurs fichiers, contenant plusieurs factures monopages. Chaque page du PDF doit être une facture différente. Dext fera une découpe mécanique page à page.
• Découpage automatique : pour tous les fichiers PDF où il y a plusieurs factures à l’intérieur, de longueur variante. Dext s’occupe de découper automatiquement les pièces au bon endroit en comprenant quand une facture débute et quand elle s’arrête dans le document.

Après avoir choisi le mode adapté, glissez directement les fichiers dans l’encart vert prévu à cet effet ou sélectionnez-les dans votre répertoire local.

Prendre en photo les petits tickets au cabinet avec l’appli mobile

Installez l’application depuis votre iPhone / Android et connectez-vous avec vos identifiants Dext. Tapez sur le bouton vert + en bas de votre écran pour rentrer dans l’appareil photo.

3 modes de prise en photo des factures sont proposés :

• Simple/Unique : pour prendre en photo une facture en un seul cliché
• Multiple : pour prendre en photo jusqu’à 50 factures à la suite
• Multipage : pour prendre en photo une facture de plusieurs pages, qui nécessite donc plusieurs clichés

Après avoir pris les documents en photo, cliquez sur ‘Envoyer’ et rajoutez optionnellement un message qui apparaîtra dans la description sur Dext.

Transférer les pièces jointes avec l’adresse e-mail dédiée

L’adresse mail dédiée Dext est une adresse générée automatiquement lors de la création de votre compte. Elle permet de recevoir des factures en pièces jointes directement dans Dext via les e-mails.

Récupérez l’adresse e-mail dédiée à votre structure en allant dans les ‘Paramètres utilisateur’ depuis la plateforme web, en cliquant sur votre nom en haut à droite. Copiez-les depuis la section ‘E-mail d’envoi’. Vous pouvez également récupérer cette adresse depuis l’appli mobile dans les paramètres.

Pour envoyer des documents avec une seule facture par fichier : 

• nom@dext.cc : pour les achats
• nom+ventes@dext.cc : pour les ventes

Les factures peuvent être soit intégrées dans le corps de l’e-mail, soit en pièces jointes.

Récupérez automatiquement les factures fournisseurs avec les connecteurs marchands

Récupérer des factures via les connecteurs permet à Dext de télécharger automatiquement les factures d’achats depuis les sites fournisseurs, sans que vous ayez besoin d’intervenir. 

1. La mise en place d’un connecteur marchand se fait depuis la plateforme web.

2. Cliquez en bas à droite de l’écran sur ‘Paramètres du dossier’ puis sur la section ‘Connexions’.

3. À l’encart ‘Connecteurs Achats’, cliquez sur ‘Se connecter’ puis cherchez dans la liste le fournisseur auquel vous souhaitez vous connecter.

4. Renseignez vos identifiants du site du fournisseur (pas ceux de Dext !) et choisissez si vous souhaitez récupérer l’historique complet des factures ou si vous souhaitez récupérez les factures depuis une certaine date.

La vérification des accréditations peut prendre du temps et peut inclure une vérification par code de sécurité en cas de double authentification mise en place chez le fournisseur.

Étape 5 : Automatiser le Traitement des Factures

• Fonctionnement de Dext
• Gérer les factures simples
• Gérer les factures à ventiler
• Gérer les factures à autoliquider

Fonctionnement de Dext

Lorsqu’un document est ajouté sur la plateforme, Dext démarre l’extraction des informations comptables sur la facture. Elle est alors dans l’onglet ‘En cours’.

Une fois l’extraction des informations terminée, la facture est envoyée vers la ‘Boîte de Réception’ pour que vous puissiez la réviser. Cliquez sur une des lignes du tableau pour accéder au détail de la facture.

À partir du libellé reconnu, Dext regarde dans vos listes pour retrouver un fournisseur ou client du même nom. S’il existe déjà dans le plan comptable, Dext imputera automatiquement le compte tiers qui lui est lié. S’il n’existe pas, saisissez le compte tiers à imputer. Dext s’en souviendra pour les prochaines factures.

Fonctionnement pour les factures de ventes importées sur Dext

Pour les ventes, si Dext ne trouve pas le nom du client extrait de la facture dans la liste des clients du plan comptable, il propose un libellé client lorsqu’il atteint un seuil de 90% de confiance. Vous pouvez ensuite saisir le compte tiers correspondant, et Dext s’en souviendra automatiquement pour les prochaines factures de ce client.

Une règle permet de créer un automatisme de traitement en fonction du fournisseur ou du client reconnu sur les factures.

Règles d’affectation simple

Si vous n’avez qu’un seul compte à affecter, sélectionnez-le dans la liste déroulante. Une fois sélectionné, Dext vous proposera de créer la règle spécifique à ce fournisseur ou client. Cliquez sur ‘Appliquer’ pour confirmer.

Par défaut, pour les Achats, s’il n’y a pas de règle préétablie, Dext suggère un compte de charges, visible grâce au sigle . Même si Dext propose le bon compte, il est toujours important de ‘Créer la règle’, ce qui assure un traitement adéquat et automatisé pour les prochaines factures.

Vous pouvez directement cliquer sur ‘Créer Règles’ pour accéder et modifier la fiche complète, contenant toutes les règles d’affectation liées à ce fournisseur ou client. N’oubliez pas de cliquer sur ‘Appliquer’ pour enregistrer la règle !

Règles de ventilation

S’il s’agit de ventilation ponctuelle, vous pouvez directement aller en bas dans le détail de la facture et cliquer sur ‘Créer des lignes comptables’.

Vous pourrez ensuite ajouter les différentes lignes et montants selon vos besoins.

Cependant, s’il s’agit d’une ventilation récurrente comme souvent :

• Cliquez sur ‘Créer Règles’ puis sur ‘Créer des règles de ventilation’.
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• Ajoutez les lignes qui doivent apparaître dans la ventilation sur chaque facture de ce fournisseur ou client. S’il s’agit de montants variables, renseignez le montant symbolique ‘1’ au niveau du montant total.

• Après avoir appliqué le masque, vous retrouverez les lignes de ventilation pré-crées à chaque nouvelle facture. Cliquez ensuite sur ‘Éditer lignes comptables’ pour saisir les montants correspondants puis sur ‘Terminer’.

Comment utiliser la calculatrice intégrée

Pour utiliser la calculatrice intégrée, dans les champs numérique des factures, rentrez directement vos calculs (‘+’ ; ‘-‘ ; ‘*’ ; ‘/’ ; ‘()’) et Dext affichera le résultat calculé directement dans le même champ.

Règles pour la TVA autoliquidée

Vérifiez tout d’abord dans l’espace ‘Paramètres du dossier’ > ‘Plan comptable’ > ‘Comptes TVA’ si un compte correspond à vos besoins.

Dirigez-vous ensuite dans le module ‘Achats’, onglet ‘Liste fournisseurs’. Cliquez sur le fournisseur concerné dans la liste. Une fois dans sa fiche, sélectionnez le compte TVA avec autoliquidation. Vérifiez que ‘Montant TTC’ soit bien activé afin que le calcul se fasse sur la bonne base.

Étape 6 : Publication des Écritures

Après avoir traité les factures de votre dossier, récupérez les écritures avec images sur votre logiciel de production.

• Les factures en orange ‘À réviser‘ doivent être vérifiées avant d’être publiées. Le champ manquant pour pouvoir publier sera surligné en orange :

• Les factures avec le statut vert ‘Prêt‘ indiquent que Dext a bien tous les champs nécessaires à la publication des écritures en un clic vers votre logiciel comptable. Une fois traitée, cliquez sur ‘Publier’ depuis la page de détail de la facture pour envoyer l’écriture avec l’image vers votre logiciel.

• Vous pouvez également publier un ensemble de factures en les sélectionnant depuis la boîte de réception puis en cliquant sur ‘Publier’.

La publication des écritures en un clic fonctionne également avec les Ventes et les Notes de Frais.

Pour récupérer les écritures dans les journaux, une notification apparaît sur Sage lors de l’ouverture du dossier, vous indiquant que des factures sont à intégrer. Cliquez sur Oui.

Fonctionnalités Supportées par l’Intégration