La Gestion des Tâches permet de structurer et d’optimiser les processus de votre équipe en créant des listes de tâches standardisées que vous pouvez attribuer à vos clients et suivre directement dans Dext. Idéale pour des missions récurrentes comme les déclarations de TVA ou des projets ponctuels comme le déploiement de Dext chez un client.
Depuis l’Espace Cabinet, cliquez sur ‘Gestion des Tâches‘ dans la barre latérale à gauche.
Cliquez sur le bouton ‘Créer une liste‘ en haut à droite.
🛠️ Créer une liste de tâches
1. Cliquez sur le bouton ‘Créer une liste ponctuelle’ ou ‘Créer une liste récurrente‘.
Une fois que vous avez sélectionné le type de liste que vous souhaitez créer, Dext vous guidera à travers une série d’étapes pour construire votre liste :
2. Donnez un nom à cette liste puis sélectionnez le modèle de tâches souhaité.
3. Vous pouvez également créer un nouveau modèle depuis cet espace en cliquant sur ‘Créez-en un nouveau‘
Dext vous invite alors à sélectionner parmi les tâches disponibles, celles que vous souhaitez inclure dans ce modèle :
À gauche sous ‘Tâches disponibles‘, cliquez sur ‘Ajouter‘ à la ligne dès que vous souhaitez ajouter la tâche à votre modèle.
À gauche sous ‘Tâches sélectionnées‘, vous pouvez facilement retirer une tâche du modèle en cliquant sur ‘Supprimer‘ et ajuster l’ordre des tâches en cliquant et maintenant le symbole avec les points.
Si vous souhaitez créer de nouvelles tâches pour les ajouter dans ce modèle, il faudra se rendre au préalable dans l’onglet ‘Tâches personnalisées‘.
Une fois le modèle terminé, cliquez sur ‘Enregistrer‘. Il sera sauvegardé dans l’onglet ‘Modèles‘ et pourra être réutilisé sur d’autres listes.
Si vous quittez cet espace alors que vous êtes en train de créer une liste, Dext sauvegardera votre avancée et vous pourrez reprendre là où vous vous êtes arrêté en cliquant sur ‘Poursuivre la création‘ depuis l’onglet ‘Brouillons‘.
4. Définissez la cadence :
Pour une liste ponctuelle, veuillez sélectionner une période de référence et une date d’échéance pour votre liste de tâches. Cliquez ensuite sur ‘Suivant‘.
Pour une liste récurrente, définissez quand et comment commencent la liste de tâches. Il peut s’agir d’une date programmée (par exemple le 28 de chaque mois), ou d’événements spécifiques dont les dates varient d’un client à l’autre (par exemple la date limite de déclaration de TVA). Cliquez ensuite sur ‘Suivant‘.
5. L’étape ‘Définir les règles‘ est à ignorer. Cliquez sur ‘Suivant‘.
6. Ajoutez les clients pour lesquels vous souhaitez appliquer cette liste de tâches. Vous avez la possibilité de sélectionner les clients un par un en choisissant ‘Par client‘, ou en choisissant ‘Par tag‘ si vous les avez configurés. Vous pouvez sélectionner autant de clients que vous souhaitez.
7. Pour chaque dossier client sélectionné, assignez un utilisateur responsable qui fera les tâches ainsi qu’un à deux utilisateurs qui réviseront les tâches accomplies. Cliquez ensuite sur ‘Suivant‘.
8. Cette dernière étape vous permet de vérifier la liste des tâches que vous venez de paramétrer. Si tout est bon, vous pouvez cliquer sur ‘Publier‘.
S’il s’agit d’une liste de tâches ponctuelle, vous aurez le choix entre ‘Créer la liste‘ et la démarrer plus tard ou ‘Créer et commencer‘ pour lancer la liste des tâches.
Une fois la liste récurrente configurée, elle sera lancée selon les conditions définies. L’utilisateur assigné pourra alors noter l’avancement des tâches depuis le dossier client en question, dans l’onglet ‘Gestion des tâches‘.
Les réviseurs peuvent suivre l’avancée des tâches depuis l’Espace Cabinet, dans ‘Gestion des tâches‘ sous ‘Listes des tâches‘.
