Même si votre client dépose plusieurs fois une pièce comptable sous différents formats, Dext est en mesure d’identifier les doublons.
- Comment fonctionne la reconnaissance
- La gestion automatique
- La gestion avec vérification manuelle
- Changer de mode de gestion
Comment fonctionne la reconnaissance
Dext analyse tous les nouveaux documents déposés en les comparant avec ceux déjà présents sur le dossier client. Notre système compare :
- Pour les factures
- le numéro de la facture
- le montant de la facture
- le fournisseur reconnu
- Pour les reçus
- le montant du reçu
- le fournisseur reconnu
- la date sur le reçu
- l’utilisateur ayant déposé la pièce
Quand un doublon est reconnu, c’est-à-dire lorsque les informations extraites sont identiques à un document déjà déposé sur le dossier, Dext traite le doublon selon le mode de gestion choisi.
La gestion automatique
C’est le paramètre appliqué par défaut sur l’ensemble des dossiers clients. Cela signifie que lorsqu’un doublon est reconnu par Dext, il est immédiatement supprimé.
Vous pouvez retrouver les pièces supprimées d’un dossier en allant dans l’espace ‘Historique d’envoi’ en bas à gauche de l’écran.
En cliquant sur la barre de recherche en haut à droite, utilisez le filtre ‘Afficher les documents supprimés’ si vous recherchez un doublon de facture.
Ce mode est pratique, cependant si vous souhaitez plus de contrôle et de vérification, optez pour le second choix ci-dessous.
La gestion avec vérification manuelle
Avec la vérification manuelle, Dext ne supprime pas systématiquement les doublons reconnus après extraction. Le doublon détecté est visible dans la boîte de réception grâce à une pastille orange.
Un encart plus important est visible depuis le détail de la facture, comme ci-dessous :
En cliquant sur ‘Vérifier les doublons’, une fenêtre supplémentaire s’ouvre et juxtapose la pièce déjà présente sur Dext avec celle qui vient d’arriver, le doublon reconnu par notre système. Les données identiques entre les deux documents sont mises en avant.
En bas de la fenêtre, c’est à vous d’indiquer s’il faut considérer la pièce arrivante comme un doublon ou non.
Changer de mode de gestion
1. Rejoignez l’espace ‘Paramètres du dossier’ en bas à gauche de votre écran.
2. Cliquez sur l’onglet ‘Extraction’ du menu.
3. Allez à la section ‘Gestion des doublons’ de la page.
4. Sélectionnez le mode de gestion souhaité entre ‘Fusion automatique’ ou ‘Vérifier manuellement’.
