Démarrer sur Dext avec Quadra en 6 Étapes

Bienvenue ! Ce guide a pour but de vous aider dans vos premiers pas sur Dext avec Quadra, en vous indiquant étape par étape les actions à suivre dès votre première connexion à la plateforme.

• Étape 1 : Inviter les Collaborateurs sur Dext
• Étape 2 : Créer un Dossier Client
• Étape 3 : Paramétrer le Plan Comptable
  • Import FEC N-1
  • Récupérer le plan comptable de Quadra
  • Importer la plan comptable manuellement
• Étape 4 : Déposer des Pièces Comptables
  • Depuis l’ordinateur
  • Depuis l’application mobile
  • Avec l’adresse e-mail dédiée
  • Grâce aux connecteurs marchands
• Étape 5 : Automatiser le Traitement des Factures
  • Fonctionnement de Dext
  • Gérer les factures simples
  • Gérer les factures à ventiler
  • Gérer les factures à autoliquider
• Étape 6 : Exporter les Écritures
  • Fonctionnalités supportées par l’export

Étape 1 : Inviter les Collaborateurs sur Dext

Si vous n’êtes pas Administrateur Dext, passez directement à l’Étape 2.

Ajoutez des collaborateurs et gérez votre équipe facilement en allant dans l’onglet ‘Équipe’ en haut à gauche de l’écran, depuis l’Espace Cabinet.

1. Une fois sur la page ‘Équipe’, cliquez sur le bouton ‘Ajouter un collaborateur’ en haut à droite de l’écran.

2. Remplissez les informations générales de l’utilisateur puis cliquez sur ‘Suivant’.

3. Sélectionnez le rôle adapté puis cliquez sur ‘Suivant’ :

• Si vous êtes dirigeant ou si vous encadrez le déploiement de Dext au cabinet, sélectionnez le rôle ‘Administrateur’
• S’il s’agit d’un collaborateur qui utilisera Dext seulement pour gérer son portefeuille, le niveau ‘Utilisateur standard’ est adapté. Une option est à cocher pour permettre à l’utilisateur d’ajouter de nouveaux dossiers de manière autonome, comme ci-dessous.

4. Cochez les dossiers auxquels le collaborateur doit avoir accès puis cliquez sur ‘Suivant’.

5. La dernière étape consiste à inviter le collaborateur par mail ou SMS à créer son mot de passe pour accéder à la plateforme. Finalisez en cliquant sur ‘Ajouter’.

Étape 2 : Ajouter un dossier client

Gérez les dossiers facilement depuis votre liste de clients. Le premier élément de la liste est le dossier personnel du cabinet, à partir duquel vous pouvez gérer la comptabilité interne du cabinet.

Créez un dossier pour chacune des structures de vos clients afin de disposer d’un espace dédié pour recevoir les pièces et gérer leur tenue comptable :

1. Rendez-vous dans l’espace ‘Mes Clients’ en haut à gauche de l’écran puis cliquez sur le bouton vert ‘Ajouter un client’ en haut à droite.

2. Si l’option a été activée sur votre compte, indiquez le type de comptabilité, s’il s’agit d’un dossier SCI / LMNP et le nombre de factures par an.

3. Renseignez les informations générales puis cliquez sur ‘Continuer’.

Les ‘Paramètres de TVA’ doivent rester sur ‘Par défaut’.

4. Sélectionnez les utilisateurs du cabinet qui auront accès aux dossiers puis cliquez sur ‘Continuer’. Vous pouvez permettre à l’ensemble des collaborateurs d’y accéder où sélectionner certaines personnes dans la liste.

5. Pour les cabinets bénéficiant de la version Premium de Dext, vous serez invité à sélectionner la ou les personnes responsables du dossier.

6. Finalisez l’ajout du dossier en invitant directement votre client à utiliser Dext par e-mail ou par SMS en cliquant sur ‘Inviter sur Dext’.

Pour les profils de clients digitaux, en attente d’outils de dématérialisation, vous pouvez renseigner leurs informations de contact car la prise en main de Dext est très intuitive. Cependant, pour les clients plus historiques et traditionnels, qui nécessiteront plus d’accompagnement dans la prise en main, cliquez sur ‘Ignorer l’invitation’. Vous pourrez les réinviter à posteriori, une fois le dossier ajouté.

Étape 3 : Paramétrer le Plan Comptable

La personnalisation du plan comptable se fait sur le dossier client, dans l’espace ‘Paramètres du dossier’ en bas à gauche de l’écran.

1. Import FEC N-1

Tout d’abord, déposez un FEC N-1 afin de configurer le plan comptable. Accédez à l’onglet ‘Plan comptable’ puis ‘Import FEC’. 

Dext analyse les écritures de l’exercice précédent et récupère ces informations :

• Les comptes généraux commençant par 2, 6 et 7
• Les comptes fournisseurs
• Les comptes clients
• Les libellés fournisseurs
• Les libellés clients
• La contrepartie la plus récurrente pour chaque compte fournisseur et chaque compte client, créant une bonne base pour l’automatisation du traitement 🚀

Si l’import FEC a échoué, vérifiez que le fichier correspond au format attendu. Si cela ne fonctionne toujours pas, assez à l’étape suivante.

2. Récupérer le plan comptable de Quadra

Cliquez ici pour afficher le détail

Comptes Généraux

1. Depuis votre compte Quadra, cliquez sur Outils > Listes des comptes.

2. Exportez sur un Excel Brut et mettez en forme le fichier pour ne garder que 2 colonnes :

• 1 colonne titrée avec les numéros des comptes
• 1 colonne titrée avec les libellés

Si votre fichier comporte des clients ou des fournisseurs, supprimez-les afin de ne garder que les comptes qui serviront à imputer un compte de charge ou un compte de produit.

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3. Enregistrez sous format CSV séparateur point virgule.

Fournisseurs & Clients

1. Cliquez sur Paramétrage > Contrepartie par défaut, afin d’avoir toutes les affectations des fournisseurs sur votre CSV.

2. Exportez sur un Excel Brut et mettez en forme le fichier en supprimant la colonne Clé et ne gardez que les colonnes Numéro, Intitulé et Contrepartie.

Mettez sur un fichier les fournisseurs et sur un autre fichier les clients.

3. Importer le plan comptable manuellement

Cliquez ici pour afficher le détail

Comptes Généraux

​1. Rendez-vous dans l’espace ‘Paramètres du dossier’ en bas à gauche de votre écran puis allez dans ‘Listes’ puis ‘Comptes Généraux’ et cliquez sur le bouton ‘Importer via CSV’.

3. Les comptes généraux doivent être dans un tableau avec 2 colonnes titrées. Une colonne dédiée aux numéros des comptes, et une seconde colonne pour les libellés des comptes, comme ci-dessous :

Le fichier sera refusé si une cellule vide est présente dans les colonnes.

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4. Dans la fenêtre qui s’est ouverte, importez le fichier au format CSV, rapprochez les champs du fichier avec ceux de Dext puis cliquez sur ‘Importer’.

S’il s’agit d’une création d’entreprise, vous pouvez utiliser le plan comptable proposé par défaut. Cliquez sur ‘Gérer les plans comptables’ > ‘Dupliquer ce plan comptable’ pour pouvoir le personnaliser à posteriori.

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Liste des Fournisseurs

L’import de la liste des fournisseurs suit le même principe que pour celle des comptes généraux, mais dans un espace différent.

1. À partir du module ‘Achats’, cliquez sur ‘Liste des fournisseurs’ à gauche.

2. Cliquez sur le bouton ‘Importer via CSV’.

3. Reprenez le plan comptable exporté depuis votre logiciel comptable et créez cette fois un fichier CSV, avec les colonnes titrées suivantes :

• Libellé du fournisseur (obligatoire)
• Compte fournisseur (obligatoire)
• Compte de charge (facultatif)
• Compte de TVA (facultatif)
• Code devise (facultatif)

Le plus important ici c’est d’importer les libellés et les comptes fournisseurs. Pourquoi ? Car ainsi, quand vous déposerez une facture, Dext reconnaîtra le libellé du fournisseur et pourra directement affecter le compte fournisseur qui lui est lié. Les autres colonnes sont facultatives.

Inclure les données concernant les compte de charge et compte de TVA utilisés pour chaque fournisseur permet de déjà créer les règles d’affectation, mais si cela vous demande beaucoup d’actions manuelles, la création des règles est plus simple directement sur Dext.

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4. Dans la fenêtre qui s’est ouverte, importez le fichier au format CSV, rapprochez les champs puis cliquez sur ‘Importer’.

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Liste des Clients

Si vous utilisez un logiciel de facturation externe à celui de Dext, vous pouvez déposer vos factures de ventes afin d’automatiser le traitement.

L’import de la liste des clients suit la même logique que pour celle des fournisseurs.

1. À partir du module ‘Ventes’, cliquez sur ‘Liste des clients’ à gauche.

2. Cliquez sur ‘Importer via CSV’.

3. Reprenez le plan comptable exporté depuis votre logiciel comptable et créez cette fois un fichier CSV, avec les colonnes titrées suivantes :

• Libellé du client (obligatoire)
• Compte client (obligatoire)
• Compte de produit (facultatif)
• Compte de TVA (facultatif)
• Code devise (facultatif)

4. Dans la fenêtre qui s’est ouverte, importez le fichier au format CSV, rapprochez les champs puis cliquez sur ‘Importer’.

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Comptes TVA

Une liste de comptes TVA personnalisable est proposée par défaut sur Dext.

1. Allez dans l’espace ‘Paramètres du dossier’ puis dans ‘Listes’ > ‘Comptes TVA’.
2. Cliquez en haut à droite pour afficher la liste des comptes TVA pour les ‘Achats’ ou pour les ‘Ventes’.

3. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer chaque compte TVA présent dans la liste, en cliquant sur les lignes du tableau.

Le compte TVA avec l’étiquette marque le compte utilisé lorsque Dext extrait le montant de TVA en le lisant directement sur la facture. Ce compte TVA doit rester sans taux spécifié pour laisser Dext récupérer l’information du montant de la TVA sur le document.

Étape 4 : Déposer des Pièces Comptables

Sur Dext, vous pouvez facilement déposer vos factures d’achats et de ventes avec plusieurs méthodes adaptées au format des documents. Choisissez la ou les méthodes les plus adaptées à votre manière de fonctionner au cabinet.

• Déposer les fichiers votre ordinateur
• Prendre en photo les petits tickets au cabinet avec l’appli mobile
• Transférer les pièces jointes avec l’adresse e-mail dédiée
• Récupérez automatiquement les factures fournisseurs avec les connecteurs marchands

Déposer les fichiers votre ordinateur

À partir de la plateforme web, sur le dossier client, il suffit de cliquer sur le bouton ‘Ajouter des documents’ en haut de l’écran, puis sélectionner ‘Achats’, ‘Ventes’ ou ‘Banque’ en haut du volet.

Dext propose 3 modes de découpe en fonction du contenu du document que vous souhaitez déposer :

• Une facture par fichier : pour un ou plusieurs fichiers, contenant une facture chacun, qu’elle fasse une ou plusieurs pages de long.
• Une facture par page : pour un ou plusieurs fichiers, contenant plusieurs factures monopages. Chaque page du PDF doit être une facture différente. Dext fera une découpe mécanique page à page.
• Découpage automatique : pour tous les fichiers PDF où il y a plusieurs factures à l’intérieur, de longueur variante. Dext s’occupe de découper automatiquement les pièces au bon endroit en comprenant quand une facture débute et quand elle s’arrête dans le document.

Après avoir choisi le mode adapté, glissez directement les fichiers dans l’encart vert prévu à cet effet ou sélectionnez-les dans votre répertoire local.

Prendre en photo les petits tickets au cabinet avec l’appli mobile

Installez l’application depuis votre iPhone / Android et connectez-vous avec vos identifiants Dext. Tapez sur le bouton vert + en bas de votre écran pour rentrer dans l’appareil photo.

3 modes de prise en photo des factures sont proposés :

• Simple/Unique : pour prendre en photo une facture en un seul cliché
• Multiple : pour prendre en photo jusqu’à 50 factures à la suite
• Multipage : pour prendre en photo une facture de plusieurs pages, qui nécessite donc plusieurs clichés

Après avoir pris les documents en photo, cliquez sur ‘Envoyer’ et rajoutez optionnellement un message qui apparaîtra dans la description sur Dext.

Transférer les pièces jointes avec l’adresse e-mail dédiée

L’adresse mail dédiée Dext est une adresse générée automatiquement lors de la création de votre compte. Elle permet de recevoir des factures en pièces jointes directement dans Dext via les e-mails.

Récupérez l’adresse e-mail dédiée à votre structure en allant dans les ‘Paramètres utilisateur’ depuis la plateforme web, en cliquant sur votre nom en haut à droite. Copiez-les depuis la section ‘E-mail d’envoi’. Vous pouvez également récupérer cette adresse depuis l’appli mobile dans les paramètres.

Pour envoyer des documents avec une seule facture par fichier : 

• nom@dext.cc : pour les achats
• nom+ventes@dext.cc : pour les ventes

Les factures peuvent être soit intégrées dans le corps de l’e-mail, soit en pièces jointes.

Récupérez automatiquement les factures fournisseurs avec les connecteurs marchands

Récupérer des factures via les connecteurs permet à Dext de télécharger automatiquement les factures d’achats depuis les sites fournisseurs, sans que vous ayez besoin d’intervenir. 

1. La mise en place d’un connecteur marchand se fait depuis la plateforme web.

2. Cliquez en bas à droite de l’écran sur ‘Paramètres du dossier’ puis sur la section ‘Connexions’.

3. À l’encart ‘Connecteurs Achats’, cliquez sur ‘Se connecter’ puis cherchez dans la liste le fournisseur auquel vous souhaitez vous connecter.

4. Renseignez vos identifiants du site du fournisseur (pas ceux de Dext !) et choisissez si vous souhaitez récupérer l’historique complet des factures ou si vous souhaitez récupérez les factures depuis une certaine date.

La vérification des accréditations peut prendre du temps et peut inclure une vérification par code de sécurité en cas de double authentification mise en place chez le fournisseur.

Étape 5 : Automatiser le Traitement des Factures

• Fonctionnement de Dext
• Gérer les factures simples
• Gérer les factures à ventiler
• Gérer les factures à autoliquider

Fonctionnement de Dext

Lorsqu’un document est ajouté sur la plateforme, Dext démarre l’extraction des informations comptables sur la facture. Elle est alors dans l’onglet ‘En cours’.

Une fois l’extraction des informations terminée, la facture est envoyée vers la ‘Boîte de Réception’ pour que vous puissiez la réviser. Cliquez sur une des lignes du tableau pour accéder au détail de la facture.

À partir du libellé reconnu, Dext regarde dans vos listes pour retrouver un fournisseur ou client du même nom. S’il existe déjà dans le plan comptable, Dext imputera automatiquement le compte tiers qui lui est lié. S’il n’existe pas, saisissez le compte tiers à imputer. Dext s’en souviendra pour les prochaines factures.

Fonctionnement pour les factures de ventes importées sur Dext

Pour les ventes, si Dext ne trouve pas le nom du client extrait de la facture dans la liste des clients du plan comptable, il propose un libellé client lorsqu’il atteint un seuil de 90% de confiance. Vous pouvez ensuite saisir le compte tiers correspondant, et Dext s’en souviendra automatiquement pour les prochaines factures de ce client.

Une règle permet de créer un automatisme de traitement en fonction du fournisseur ou du client reconnu sur les factures.

Règles d’affectation simple

Si vous n’avez qu’un seul compte à affecter, sélectionnez-le dans la liste déroulante. Une fois sélectionné, Dext vous proposera de créer la règle spécifique à ce fournisseur ou client. Cliquez sur ‘Appliquer’ pour confirmer.

Par défaut, pour les Achats, s’il n’y a pas de règle préétablie, Dext suggère un compte de charges, visible grâce au sigle . Même si Dext propose le bon compte, il est toujours important de ‘Créer la règle’, ce qui assure un traitement adéquat et automatisé pour les prochaines factures.

Vous pouvez directement cliquer sur ‘Créer Règles’ pour accéder et modifier la fiche complète, contenant toutes les règles d’affectation liées à ce fournisseur ou client. N’oubliez pas de cliquer sur ‘Appliquer’ pour enregistrer la règle !

Règles de ventilation

S’il s’agit de ventilation ponctuelle, vous pouvez directement aller en bas dans le détail de la facture et cliquer sur ‘Créer des lignes comptables’.

Vous pourrez ensuite ajouter les différentes lignes et montants selon vos besoins.

Cependant, s’il s’agit d’une ventilation récurrente comme souvent :

• Cliquez sur ‘Créer Règles’ puis sur ‘Créer des règles de ventilation’.
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• Ajoutez les lignes qui doivent apparaître dans la ventilation sur chaque facture de ce fournisseur ou client. S’il s’agit de montants variables, renseignez le montant symbolique ‘1’ au niveau du montant total.

• Après avoir appliqué le masque, vous retrouverez les lignes de ventilation pré-crées à chaque nouvelle facture. Cliquez ensuite sur ‘Éditer lignes comptables’ pour saisir les montants correspondants puis sur ‘Terminer’.

Comment utiliser la calculatrice intégrée

Pour utiliser la calculatrice intégrée, dans les champs numérique des factures, rentrez directement vos calculs (‘+’ ; ‘-‘ ; ‘*’ ; ‘/’ ; ‘()’) et Dext affichera le résultat calculé directement dans le même champ.

Règles pour la TVA autoliquidée

Vérifiez tout d’abord dans l’espace ‘Paramètres du dossier’ > ‘Plan comptable’ > ‘Comptes TVA’ si un compte correspond à vos besoins. Modifiez ou créez-en un si nécessaire.

Dirigez-vous ensuite dans le module ‘Achats’, onglet ‘Liste fournisseurs’. Cliquez sur le fournisseur concerné dans la liste. Une fois dans sa fiche, sélectionnez le compte TVA avec autoliquidation. Vérifiez que ‘Montant TTC’ soit bien activé afin que le calcul se fasse sur la bonne base.

Étape 6 : Export des Écritures

1. Rendez-vous dans les ‘Achats’ ou les ‘Ventes’
2. Allez dans l’onglet ‘Prêt’
3. Cochez les factures à exporter puis cliquez sur ‘Exporter’ en haut à gauche ou cliquez simplement sur le bouton ‘Tout exporter’ pour exporter tous les éléments traités.

4. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez le format adapté à votre logiciel de production dans la liste déroulante : ‘Quadra ASCII + numéro de pièce, ventilation et images’.

Vous pouvez régler le format d’export par défaut dans les ‘Paramètres du dossier’ en bas à gauche, section ‘Exports’.

Importer les écritures sur Quadra

1. Vous retrouverez alors un fichier ZIP dans vos Téléchargements, contenant les écritures au format ASCII, et les images individuelles de vos factures avec la référence facture comme nom de la pièce, au format PDF. Décompressez le fichier dans un dossier.

2. Dans Quadra, cliquez sur Outils > Suivi des dossiers > Import ASCII (Compta) puis sélectionnez votre fichier.

Les images seront attachées directement aux écritures, depuis votre GED, grâce au nom des pièces.

Attention : les images doivent être dans le même dossier que le fichier des écritures au moment de l’import.

Vos écritures et images ont été importées dans Quadra !

Fonctionnalités Supportées par l’Export