Dext permet de gérer l’ensemble du cycle de vie d’un devis, de sa création à sa conversion en facture. Les devis peuvent être envoyés directement depuis la plateforme et, une fois acceptés, transformés en factures de vente en quelques clics.
Cet article détaille les étapes de création, de modification, d’envoi, de conversion et de suivi des devis.
Avant de commencer
Avant de créer un devis et de le transformer en facture de vente, assurez-vous que les éléments suivants sont correctement configurés :
Accéder et naviguer dans la page Devis
La gestion des devis est accessible depuis Ventes > Devis.
La page Devis comprend six onglets :
Tous : ensemble des devis existants, hors devis archivés
Brouillons : devis créés, non envoyés ou non finalisés
Envoyés : devis adressés aux clients par e-mail depuis Dext ou téléchargés en format PDF
Rejetés : devis rejetés par les clients ou dont le statut a été changé manuellement en Rejeté
Acceptés : devis acceptés par les clients ou dont le statut a été changé manuellement en Accepté
Archives : devis archivés
Ces onglets permettent de consulter et d’organiser les devis selon leur statut.
Créer un devis
1. Ouvrez le module Ventes, puis cliquez sur Devis.
2. Cliquez sur le bouton Créer un devis pour générer un brouillon.
3. Sélectionnez un client dans la liste, ou créez-en un nouveau en cliquant sur +
Ajouter un client.
4. Vérifiez la Date du devis et la Date d’expiration. Vous pouvez modifier ces dates
via l’icône Calendrier.
La date d’expiration définit jusqu’à quand le devis peut être accepté et converti en facture.
5. Ajoutez les produits ou services inclus dans l’offre.
6. Renseignez la Description, la Quantité, le Prix unitaire, la TVA (%) et, si
nécessaire, la Remise (%).
7. Cliquez sur + Ajouter un article pour ajouter une ligne ssupplémentaire au devis.
Conseil: Utilisez l’encart Notes en bas de la page pour détailler l’offre ou ajouter des conditions particulières.
Une fois le devis complété, vous pouvez l’enregistrer en brouillon ou l’envoyer au client.
Modifier un devis
Les devis peuvent être modifiés en cas d’erreur ou de changement dans l’offre initiale.
Important : Seuls les devis en statut Brouillon, En attente ou Rejeté peuvent être modifiés.
Un devis accepté ou archivé ne peut plus être modifié. Les ajustements restent possibles lors de la conversion en facture ou via la création d’un nouveau devis.
Pour modifier un devis :
Rendez-vous dans l’onglet Ventes.
Accédez au devis concerné.
Cliquez sur Modifier.
4. Apportez les modifications souhaitées.
5. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page.
Envoyer un devis
Une fois le devis complété, vous pouvez l’envoyer par e-mail ou le télécharger en PDF. Son statut passe automatiquement de Brouillon à En attente.
Envoyer un devis par e-mail
Accédez à Ventes > Devis.
Ouvrez le devis concerné.
Cliquez sur Envoyer le devis.
Saisissez l’adresse e-mail du destinataire, personnalisez le message si nécessaire, puis cliquez sur Envoyer.
Vous pouvez également vous envoyer une copie.
Le client reçoit un e-mail contenant un lien Voir le devis, lui permettant d’accepter ou de refuser en ligne, sans connexion à Dext.
Mise à jour du statut
Une fois le devis accepté, son statut se met automatiquement à jour.
Si le client ne valide pas le devis depuis l’e-mail, vous pouvez mettre à jour le statut manuellement :
Ouvrez le devis concerné.
Cliquez sur Marquer comme.
Sélectionnez le statut approprié.
En cas de refus, le client peut ajouter un commentaire. Ce commentaire apparaît dans le devis, sous l’onglet Historique.
Convertir un devis en facture
Seuls les devis en statut Accepté peuvent être transformés en facture de vente.
Pour convertir un devis en facture :
1. Ouvrez le devis concerné.
2. Cliquez sur Convertir en facture.
3. Vérifiez le contenu de la facture, apportez les modifications nécessaires, puis
finalisez la facture.
Lors de la finalisation, vous pouvez :
envoyer la facture par e-mail
la télécharger en PDF
choisir Ne pas envoyer pour l’instant
Si vous sélectionnez Ne pas envoyer pour l’instant, la facture pourra être envoyée ultérieurement depuis la Boîte de réception des ventes.
Suivre le statut d’un devis
Les devis peuvent avoir plusieurs statuts :
Brouillon : le devis n’a pas encore été envoyé
En attente : le devis a été envoyé par e-mail ou téléchargé en format PDF
Accepté : le client a validé le devis
Rejeté : le client a refusé le devis, avec commentaire possible
Expiré : date d’expiration dépassée, aucune action effectuée
Filtrer et rechercher un devis
Vous pouvez retrouver un devis grâce aux filtres situés en haut à droite de la page Devis.
Il est possible de filtrer par :
Client
Montant
Statut
N° du devis
Supprimer un devis
Seuls les devis en statut Brouillon peuvent être supprimés.
Pour supprimer un devis :
Accédez à Ventes > Devis > Brouillons.
Ouvrez le devis concerné.
Cliquez sur Supprimer en haut de la page.
La suppression est définitive. Une fois le brouillon supprimé, il ne peut pas être restauré.