Dext permet de gérer le cycle de vie d'un devis, de sa création à sa conversion en facture de vente ou en facture d'acompte. Vous pouvez envoyer un devis directement depuis Dext. Une fois le devis accepté, vous pouvez le convertir en facture de vente, ou en facture d'acompte dans la nouvelle version du module Ventes. Vous pouvez aussi créer plusieurs documents à partir d’un même devis accepté, par exemple pour effectuer une facturation en plusieurs fois.
Important : Certaines fonctionnalités décrites dans cet article font partie de la nouvelle version du module Ventes, actuellement en bêta. Vous pouvez y accéder depuis la bannière en haut de la page Ventes. Pour en savoir plus, consultez Utiliser le module Ventes dans Dext
Avant de commencer
Avant de créer un devis, assurez-vous que les éléments suivants sont correctement configurés :
Note : Les devis sont émis dans la devise principale du compte. Pour émettre un devis dans une devise différente, modifiez-la avant de créer le devis, puis rétablissez la devise habituelle une fois le devis envoyé. Pour en savoir plus sur la modification de la devise principale, consultez Comment changer la devise d'un compte dans Dext (cabinets)
Créer un devis
Pour créer un devis dans Dext, accédez à Ventes > Devis. Cliquez ensuite sur Créer un devis, en haut à droite de la page.
Un brouillon de devis s’ouvre automatiquement.
Sélectionner ou ajouter un client
Sélectionnez le client du devis, ou ajoutez-le s'il n'existe pas encore dans la liste :
Sélectionnez un client dans la liste. S'il n'existe pas, saisissez son nom, puis cliquez sur + Ajouter.
Dans la fenêtre Ajouter un nouveau client, renseignez les champs obligatoires, marqués d'un astérisque.
Si besoin, choisissez le Type de client.
Cliquez sur Ajouter pour enregistrer le client.
Les champs obligatoires sont Nom de la société ou nom du client, Pays d'enregistrement, Adresse et Ville. Les champs Adresse et Ville se trouvent dans la section Adresse de facturation.
Le Type de client est facultatif, sauf pour envoyer des factures électroniques via la plateforme agréée (PA) de Dext. Deux types sont disponibles :
Entreprise : pour une entreprise enregistrée en France, le N° SIREN est obligatoire. Le champ N° TVA intracommunautaire s'affiche aussi.
Particulier : les champs N° SIREN et N° TVA intracommunautaire ne s'affichent pas.
Vous pouvez gérer ou importer la liste de clients depuis Ventes > Liste des clients.
Définir le numéro et les dates du devis
Dext attribue automatiquement le numéro du devis selon la séquence configurée. Vérifiez ce numéro, ainsi que la date du devis et la date d'expiration :
Pour modifier le numéro, cliquez directement sur le numéro affiché dans l'en-tête du devis.
Pour modifier la Date du devis ou la Date d'expiration, cliquez sur l'icône Calendrier.
La date d'expiration définit jusqu'à quand le client peut accepter le devis.
Ajouter les produits ou services
Ajoutez les produits ou services inclus dans l'offre :
Dans la colonne Article, sélectionnez un produit ou service existant.
S'il n'existe pas, saisissez son nom dans la colonne Article, puis cliquez sur + Ajouter.
Dans la fenêtre Ajouter un produit/service, renseignez les informations requises, puis cliquez sur Ajouter.
Renseignez la Description, la Quantité, le Prix, la TVA (%) et, si nécessaire, la Remise (%) et l'Unité de mesure.
Pour ajouter une ligne, cliquez sur + Ajouter un article.
Dext enregistre le nouveau produit ou service dans le catalogue. Dans la fenêtre Ajouter un produit/service, les champs Référence et Nom sont obligatoires.
Vous pouvez également gérer ou importer les produits et services depuis Paramètres du dossier > Plan comptable > Produits et services ou Ventes > Produits et services.
Le champ Unité de mesure (facultatif) permet de définir une unité (heure, jour, pièce, etc.) qui s'appliquera par défaut à ce produit ou service sur vos documents de vente. Pour en savoir plus, consultez Comment gérer les unités de mesure sur les documents de vente
Utilisez l'encart Notes, en bas de la page, pour détailler l'offre ou ajouter des conditions particulières. Une fois le devis complété, enregistrez-le en brouillon ou envoyez-le directement.
Note : Il n'est pas actuellement possible de créer un devis dont les montants sont nuls ou négatifs. Pour suggérer cette évolution, accédez au menu déroulant Ressources en haut à droite, puis sélectionnez Suggérer une fonctionnalité.
Enregistrer ou envoyer un devis
Une fois le devis complété, vous pouvez l'enregistrer en tant que brouillon pour y revenir plus tard, ou l'envoyer directement au client.
Prévisualiser le devis
Pour prévisualiser un devis avant de l'envoyer, cliquez sur Voir le PDF. Le PDF affiche les informations qui seront communiquées au client.
Note : La mention Généré avec Dext s'affiche en bas du PDF du devis. Vous pouvez l'activer ou la désactiver depuis Paramètres du dossier > Factures de vente > Personnalisation. Ce paramètre n'a pas d'effet rétroactif sur les documents déjà finalisés.
Enregistrer un brouillon
Cliquez sur Enregistrer le brouillon pour sauvegarder le devis sans l'envoyer. Retrouvez-le dans Ventes > Devis > Brouillons pour le modifier ou l'envoyer plus tard.
Envoyer un devis
Pour envoyer un devis ou le télécharger au format PDF, ouvrez la fenêtre Partager un devis. Vous pouvez l'ouvrir de deux façons :
Depuis la page de création : cliquez sur Envoyer le devis en haut à droite de la page.
Depuis la page de détails du devis : ouvrez le devis depuis Ventes > Devis, puis cliquez sur Envoyer.
La fenêtre Partager un devis rappelle la date d'expiration du devis. Elle propose deux options : Envoyer par e-mail via Dext ou Télécharger le devis au format PDF.
Envoyer le devis par e-mail via Dext
Pour envoyer le devis par e-mail depuis Dext, procédez ainsi :
Sélectionnez Envoyer par e-mail via Dext, puis cliquez sur Confirmer.
Dans la fenêtre Envoyer un devis, renseignez les champs suivants :
Adresse e-mail du client : adresse principale du destinataire.
Autres destinataires : ajoutez des destinataires en copie, séparés par une virgule.
Recevoir une copie : activez cette option pour recevoir une copie à l'adresse e-mail de votre compte Dext.
Objet de l'e-mail et E-mail : modifiez l'objet et le contenu du message si nécessaire.
Cliquez sur Envoyer.
Le client reçoit ensuite un e-mail lui permettant d'accepter ou de rejeter le devis en ligne, sans connexion à Dext.
Télécharger le devis au format PDF
Pour télécharger le devis au format PDF, sélectionnez Télécharger le devis au format PDF, puis cliquez sur Confirmer. Le devis est enregistré sur votre ordinateur pour l'envoyer par vos propres moyens.
Quel que soit le mode choisi, le statut du devis passe automatiquement à En attente une fois le devis envoyé ou téléchargé.
Pour renvoyer un devis déjà envoyé, cliquez de nouveau sur Envoyer depuis sa page de détails. Cette option reste disponible tant que le devis n’a pas été accepté.
Accepter ou rejeter un devis (côté client)
Lorsque vous envoyez un devis par e-mail depuis Dext, le client peut l'accepter ou le rejeter en ligne, sans connexion à Dext.
Le client reçoit un e-mail contenant la référence du devis et le bouton Voir le devis.
Pour répondre au devis, le client procède ainsi :
Il clique sur Voir le devis dans l'e-mail. Une page web s'ouvre avec le devis au statut En attente.
Il clique sur Accepter s'il valide le devis, ou sur Rejeter s'il souhaite des modifications.
Après l'acceptation, la page affiche la mention Devis accepté avec la date. Dans Dext, le devis passe au statut Accepté.
En cas de rejet, le client peut ajouter un commentaire, visible dans l'onglet Historique du devis.
Si le client ne répond pas depuis l'e-mail, vous pouvez mettre à jour le statut manuellement.
Suivre et mettre à jour le statut d'un devis
Le statut d'un devis reflète son avancement. Dext le met à jour automatiquement, mais vous pouvez aussi le modifier manuellement. Les devis créés se retrouvent dans la page Devis, où vous pouvez les consulter par onglet, les filtrer et les rechercher.
Statuts disponibles
Brouillon : le devis n'a pas encore été envoyé.
En attente : le devis a été envoyé par e-mail ou téléchargé au format PDF. Retrouvez ces devis dans l'onglet Envoyés.
Accepté : le client a validé le devis, ou vous l'avez marqué comme accepté. Un devis accepté peut être converti en facture.
Rejeté : le client a refusé le devis, ou vous l'avez marqué comme rejeté.
Expiré : la date d'expiration est dépassée et aucune action n'a été effectuée.
Mettre à jour le statut manuellement
Si le client ne valide pas le devis depuis l'e-mail, vous pouvez mettre à jour le statut manuellement :
Ouvrez le devis concerné.
Cliquez sur Marquer comme.
Sélectionnez le statut approprié.
Filtrer et rechercher un devis
Pour retrouver un devis, utilisez les filtres situés en haut à droite de la page Devis. Vous pouvez filtrer par :
Client
Montant
Statut
N° du document
Modifier, dupliquer, archiver ou supprimer un devis
Vous pouvez modifier, dupliquer ou supprimer un devis selon son statut.
Modifier un devis
Les devis peuvent être modifiés en cas d'erreur ou de changement dans l'offre initiale.
Important : Seuls les devis en statut Brouillon, En attente, Rejeté ou Expiré peuvent être modifiés. Un devis accepté ou archivé ne peut plus être modifié.
Pour modifier un devis :
Rendez-vous dans l'onglet Ventes.
Accédez au devis concerné.
Cliquez sur Modifier.
Apportez les modifications souhaitées.
Cliquez sur Enregistrer en haut de la page.
Dupliquer un devis
Vous pouvez dupliquer un devis existant pour en créer rapidement une copie.
Pour dupliquer un devis :
Accédez à Ventes > Devis et ouvrez le devis concerné.
Cliquez sur Dupliquer le devis en haut de la page.
Le nouveau devis reprend les mêmes informations que le devis d'origine et reçoit automatiquement le numéro suivant selon la séquence de numérotation configurée pour les devis.
Important : Cette action n'est pas disponible pour les devis en statut Brouillon.
Archiver un devis
Vous pouvez archiver un devis pour le retirer de la liste principale. Pour cela, ouvrez le devis, puis cliquez sur Archiver. Le devis est alors regroupé dans l'onglet Archives et n'apparaît plus dans l'onglet Tous.
Important : L'archivage est définitif. Un devis archivé ne peut pas être restauré, mais vous pouvez le dupliquer pour le réutiliser.
Supprimer un devis
Seuls les devis en statut Brouillon peuvent être supprimés.
Pour supprimer un devis :
Accédez à Ventes > Devis > Brouillons.
Ouvrez le devis concerné.
Cliquez sur Supprimer en haut de la page.
Important : La suppression est définitive. Une fois le brouillon supprimé, il ne peut pas être restauré.
Convertir un devis accepté en facture de vente ou en facture d'acompte
Un devis accepté par le client, ou marqué comme Accepté dans Dext, peut être converti en document de vente.
Les options dépendent de la version du module Ventes :
Ancienne version : cliquez sur Convertir en facture pour créer une facture de vente.
Nouvelle version (bêta) : cliquez sur Convertir en facture ou sur Convertir en facture d'acompte.
Pour en savoir plus sur l'activation de la nouvelle version, consultez Utiliser le module Ventes dans Dext
Convertir un devis
Pour convertir un devis accepté en document de vente, procédez ainsi :
Accédez à Ventes > Devis et ouvrez le devis concerné.
Cliquez sur le bouton correspondant au document à créer :
Convertir en facture pour une facture de vente.
Convertir en facture d'acompte pour une facture d'acompte (bêta), dans la nouvelle version uniquement.
Vérifiez le contenu du document et modifiez les lignes si nécessaire.
Cliquez sur Enregistrer le brouillon pour reprendre plus tard, ou finalisez le document.
Les étapes de finalisation sont identiques à celles d'une création classique. Pour en savoir plus sur la finalisation d'une facture de vente, consultez Comment créer une facture de vente dans Dext (cabinets)
Pour une facture d'acompte, consultez Comment créer une facture d'acompte dans Dext (bêta)
Convertir un même devis en plusieurs documents
Un même devis au statut Accepté peut être converti plusieurs fois, dans l'ancienne comme dans la nouvelle version du module Ventes. Chaque conversion crée un nouveau document, et le devis reste au statut Accepté.
Dans la nouvelle version, vous pouvez créer à la fois des factures de vente et des factures d'acompte à partir du même devis.
Cette option permet de facturer un même devis en plusieurs fois, par exemple avec une ou plusieurs factures de vente. Vous pouvez ensuite enregistrer chaque paiement sur le document correspondant.
Pour créer un document supplémentaire, cliquez de nouveau sur Convertir en facture ou sur Convertir en facture d'acompte depuis le devis.
Retrouver les documents liés à un devis
Les factures de vente et les factures d'acompte créées à partir d'un devis restent liées à ce devis. Vous les retrouvez à deux endroits :
Dans la liste des devis, colonne Documents liés : cliquez sur un numéro pour ouvrir le document. Un document encore au brouillon apparaît sous le libellé Brouillon de facture.
Dans la page de détails du devis, onglet Détails, encart Documents liés : il affiche le numéro, le montant, la date et le statut de paiement de chaque document finalisé.