Dext permet de créer une facture de vente depuis le module Ventes, de la sélection du client jusqu’à la finalisation de la facture et à son envoi au client.
Si vous avez désigné Dext comme plateforme agréée (PA), l'envoi d'une facture électronique suit d'autres étapes. Pour en savoir plus, consultez Comment envoyer des factures électroniques depuis Dext.
Important : Certaines fonctionnalités décrites dans cet article font partie de la nouvelle expérience de facturation du module Ventes (bêta). Pour y accéder, utilisez la bannière en haut de la page Ventes. Pour en savoir plus, consultez Utiliser le module Ventes dans Dext.
Avant de commencer
Avant de créer une facture de vente dans Dext, assurez-vous que les éléments suivants sont configurés :
Une facture de vente est émise dans la devise principale du dossier. Pour l'émettre dans une autre devise, modifiez la devise principale avant la création, puis rétablissez-la après la finalisation. Pour en savoir plus, consultez Comment changer la devise d'un compte dans Dext (cabinets).
Créer le brouillon de facture
Pour créer une facture de vente, ouvrez un brouillon depuis le module Ventes, puis vérifiez son numéro.
Note : Les champs prévus pour le client, la date d'échéance, l'article, la quantité, le prix et le taux de TVA sont obligatoires pour finaliser la facture. Si l'un de ces champs est vide, il est signalé. Un message s'affiche au survol pour indiquer ce qu'il faut corriger.
Ouvrir un brouillon
Pour lancer la création d'une facture de vente, le chemin dépend de la version du module Ventes :
Nouvelle version : dans la barre latérale gauche, allez à Ventes > Factures créées, puis cliquez sur Créer une facture.
Ancienne version : dans la barre latérale gauche, allez à Ventes > Factures importées, puis cliquez sur Créer une facture.
Si la configuration initiale a été complétée, une facture brouillon s'ouvre automatiquement.
Si la configuration initiale a été complétée, une facture brouillon s'ouvre automatiquement.
Modifier le numéro de la facture de vente
Dext attribue automatiquement le numéro suivant de la séquence en cours. Pour modifier ce numéro ou choisir une autre séquence, cliquez sur le numéro affiché en haut du brouillon.
Pour en savoir plus, consultez Configurer la numérotation des documents de vente dans Dext (cabinets)
Renseigner le client
Pour renseigner le client de la facture, choisissez un client existant ou créez-en un nouveau, puis complétez ses informations si besoin.
Ajouter un client
Pour ajouter un client à la facture, deux options sont possibles :
sélectionner un client existant dans la liste déroulante
créer un nouveau client en saisissant son nom, puis en cliquant sur + Ajouter
Pour finir de créer un nouveau client :
Dans la fenêtre Ajouter un nouveau client, renseignez les informations du client. Les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires, dont le nom du client, le Pays d'enregistrement, l'adresse et la ville de facturation.
Choisissez le Type de client :
Entreprise : pour une entreprise enregistrée en France, saisissez le N° SIREN, obligatoire. Le champ N° TVA intracommunautaire s'affiche aussi.
Particulier : les champs N° SIREN et N° TVA intracommunautaire ne s'affichent pas.
Le type de client est facultatif, sauf si vous envoyez des factures électroniques via la PA de Dext.
Cliquez sur Ajouter pour enregistrer le client.
Vous pouvez aussi ajouter des clients individuellement ou importer la base de clients via un fichier CSV. Pour en savoir plus, consultez Configurer la liste des clients pour les factures de vente dans Dext (cabinets)
Compléter les informations d'un client
Quand un client sélectionné n'a pas toutes les informations obligatoires, le message Informations sur le client requises s'affiche à côté de son nom.
Cliquez sur Ajouter des informations à côté du message.
Dans la fenêtre Indiquer les coordonnées du client, complétez les champs marqués d'un point d'exclamation.
Cliquez sur Enregistrer.
Dext enregistre les informations dans la Liste des clients. Pour modifier les informations d'un client existant, cliquez sur Modifier à côté de son nom.
Renseigner les dates de la facture
Pour renseigner les dates de la facture, complétez la date d'émission, la date d'échéance et, si besoin, la date d'exécution.
Définir la date d'émission
La date d'émission est définie automatiquement à la date du jour. Vous pouvez la modifier via l'icône Calendrier.
La date d'émission peut aussi être verrouillée. Elle est alors définie automatiquement à la date de finalisation et ne peut plus être modifiée lors de la création. Pour la verrouiller, allez à Paramètres du dossier > Factures de vente > Personnalisation, ou cliquez sur Modifier les paramètres en haut du brouillon. Pour en savoir plus sur le verrouillage de la date, consultez Configurer le module de facturation dans Dext (cabinets)
Définir la date d'échéance
La date d'échéance est saisie manuellement ou calculée automatiquement selon vos paramètres.
Une date d'échéance par défaut peut être définie, par exemple 30 jours après la date de la facture. Pour cela, allez à Paramètres du dossier > Factures de vente > Informations de paiement, ou cliquez sur Modifier les paramètres en haut du brouillon.
Ajouter une date d'exécution
La date d'exécution définit la date de livraison des biens ou services au client, indépendamment de la date d'émission. Cliquez sur Ajouter date d'exécution, puis choisissez la date dans le calendrier.
Ajouter les lignes de la facture
Les lignes de la facture contiennent les produits et services à facturer, avec leur quantité, leur prix et leur taux de TVA.
Choisir ou créer un produit ou service
Dans la colonne Article, choisissez un produit ou service existant dans le catalogue, ou saisissez-en un nouveau.
Si le produit ou service n'existe pas encore, créez-le :
Saisissez-le, puis cliquez sur + Ajouter pour l'enregistrer dans le catalogue.
Renseignez les informations demandées (référence, nom, type, prix unitaire, etc.), puis cliquez sur Ajouter.
Vous pouvez également gérer ou importer la liste des produits et services depuis Ventes > Produits et services. Pour en savoir plus sur le catalogue, consultez Utiliser le catalogue de produits et services dans Dext (cabinets)
Compléter les lignes de facture
Une fois le produit ou service choisi, complétez les champs de chaque ligne :
Description
Type
Quantité
Unité de mesure
Prix (prix unitaire hors taxe)
TVA (%)
Une remise en pourcentage peut être appliquée sur chaque ligne si nécessaire. Vous pouvez aussi préciser une unité de mesure (heure, jour, pièce, etc.) pour compléter la quantité de la ligne. Pour en savoir plus, consultez Comment gérer les unités de mesure sur les documents de vente
Cliquez sur + Ajouter un article pour ajouter des lignes supplémentaires.
Note : Dans Dext, il n'est actuellement pas possible d'ajouter une ligne avec un montant négatif ou un prix égal à zéro. Il n'est pas non plus possible d'émettre une facture de vente à valeur nulle. En revanche, vous pouvez créer un avoir libre et l'appliquer sur une facture existante. Pour en savoir plus, consultez Créer et gérer les avoirs dans Dext (cabinets)
Appliquer un acompte ou un avoir (bêta)
Si un acompte ou un avoir existe déjà pour le client sélectionné, vous pouvez l'appliquer directement à la facture en cours de création. Cliquez sur Appliquer l'acompte ou Appliquer un avoir dans la zone affichée sous le total de la facture. Le montant correspondant est alors déduit du total de la facture.
Définir les modalités de paiement et l'envoi par e-mail
Avant de finaliser, vous pouvez ajouter les modalités de paiement et les mentions particulières, puis choisir l'envoi par e-mail.
Ajouter les modalités de paiement et les mentions particulières
Les modalités de paiement et les mentions particulières peuvent être modifiées directement dans la facture en cours. Ces modifications s'appliquent uniquement à la facture en cours de création. Pour en savoir plus sur les mentions, consultez Configurer les mentions obligatoires et particulières des factures de vente
Note : Un texte par défaut, appliqué à toutes les nouvelles factures, peut être défini dans Paramètres du dossier > Factures de vente > Informations de paiement et Paramètres du dossier > Factures de vente > Personnalisation. Les textes par défaut restent modifiables avant la finalisation.
Choisir l'envoi par e-mail
La section Envoi par e-mail, en bas du brouillon, permet d'envoyer la facture au client dès sa finalisation. Elle est activée par défaut.
Si vous gardez l'option activée, vérifiez les éléments suivants :
Adresse e-mail du client : Dext la renseigne si elle figure dans la fiche du client. Elle est obligatoire.
Destinataires en copie : ajoutez des adresses si besoin. Pour en ajouter plusieurs, séparez-les par une virgule.
Objet et Message : modifiez-les si besoin.
Recevoir une copie de l'e-mail ? : cochez la case pour recevoir une copie à l'adresse e-mail de votre compte Dext.
Le client reçoit la facture au format PDF, ainsi qu'un lien pour la visualiser en ligne.
Pour ne pas envoyer d'e-mail à la finalisation, désactivez l'option. Pour envoyer ou exporter la facture plus tard, consultez Envoyer, exporter ou partager un document de vente
Enregistrer, prévisualiser et finaliser la facture
Une fois la facture complétée, vous pouvez l'enregistrer pour plus tard ou la finaliser immédiatement.
Enregistrer un brouillon
Pour enregistrer un brouillon, cliquez sur Enregistrer le brouillon. La facture est conservée sans être finalisée et reste modifiable. Pour la retrouver :
Nouvelle version : allez à Ventes > Factures créées > Brouillons.
Ancienne version : allez à Ventes > Brouillons de factures.
Prévisualiser la facture
Pour prévisualiser la facture avant de la finaliser, cliquez sur Voir le PDF.
Les factures de vente générées dans Dext sont au format Factur-X. Ce format combine un PDF lisible et un fichier XML structuré intégré, conforme aux exigences de la réforme de la facture électronique en France.
Note : La mention Généré avec Dext, affichée en bas du PDF de la facture, peut être activée ou désactivée dans Paramètres du dossier > Factures de vente > Personnalisation. Ce paramètre n'a pas d'effet rétroactif : la mention reste visible sur les factures déjà finalisées.
Finaliser la facture
Pour finaliser la facture, confirmez-la dans la fenêtre Envoyer la facture.
En haut à droite du brouillon, cliquez sur Finaliser la facture.
Dans la fenêtre Envoyer la facture, vérifiez les informations des sections Client, Facture et E-mail.
Cliquez sur Finaliser et envoyer. Si l'option Envoi par e-mail est désactivée, cliquez sur Finaliser la facture.
Important : Une fois finalisée, la facture est définitive. Pour la modifier, annulez-la et émettez un avoir. Vérifiez que toutes les informations sont exactes avant de finaliser.
Compléter les informations manquantes
Si des informations obligatoires manquent, le message Ajouter les informations manquantes pour finaliser s'affiche dans la section concernée de la fenêtre Envoyer la facture.
Cliquez sur Ajouter les informations manquantes.
Dans le brouillon, complétez les champs marqués d'un point d'exclamation.
Cliquez de nouveau sur Finaliser la facture.
Après la finalisation
Une fois la facture de vente finalisée, vous pouvez l'envoyer, l'exporter, la partager ou enregistrer son paiement :
Pour envoyer la facture par e-mail, l'exporter ou la partager via un lien public, consultez Envoyer, exporter ou partager un document de vente
Pour enregistrer un paiement, consultez Comment enregistrer, modifier ou supprimer un paiement