Vous pouvez transmettre vos factures de vente et d’acompte directement au format électronique depuis votre espace Ventes, si votre entreprise est enregistrée dans le Service Annuaire National et a désigné Dext comme Plateforme Agréée (PA). Cette option garantit le routage automatique et sécurisé de vos documents vers la plateforme de vos destinataires.
Qui est concerné ?
Cette fonctionnalité concerne les entreprises françaises qui utilisent Dext pour la facturation électronique, ainsi que les cabinets qui gèrent la facturation électronique pour leurs clients.
Pour envoyer des factures électroniques depuis Dext, l’entreprise doit être enregistrée dans le Service Annuaire de la Facture Électronique en désignant Dext comme Plateforme Agréée. Cette désignation est obligatoire pour permettre à l’entreprise d’envoyer des factures électroniques.
Le parcours dépend de votre organisation :
Entreprise : vous devez désigner Dext comme Plateforme Agréée pour envoyer des factures électroniques
Cabinet : vous devez disposer d’un mandat signé pour effectuer cette désignation pour vos clients
Le mandat permet au cabinet d’agir légalement au nom du client pour désigner Dext comme Plateforme Agréée. Sans mandat signé, le cabinet ne peut pas finaliser cette étape pour le client.
Note : Sans désignation active, l’entreprise ne peut pas envoyer de factures électroniques depuis Dext.
Avant de commencer
Avant d’envoyer des documents à un client, assurez-vous que son adresse de facturation électronique est renseignée dans sa fiche afin qu’il puisse recevoir vos factures. Cette configuration s'effectue soit pendant la création d’un document de vente en ajoutant un nouveau client, soit au préalable depuis la Liste des clients.
Allez dans Ventes > Liste de client.
Ouvrez la fiche de client concerné.
Sélectionnez Détails de facturation.
Faites défiler l’écran vers le bas, puis cliquez sur Modifier les informations.
5. Allez dans la section FACTURATION ÉLECTRONIQUE de la fenêtre Indiquer les
coordonnées du client pour choisir l’option d'adressage :
Activez l'option Utilisez le numéro SIREN comme adresse de facturation électronique pour appliquer automatiquement le numéro SIREN de votre client.
Laissez l'option sur Non et entrez directement la valeur correspondante dans le champ Adresse de facturation électronique.
Note : Vous aurez besoin de la maille d'adressage de ce client pour envoyer vos factures. La maille d'adressage désigne le niveau de granularité choisi par une entreprise pour identifier le destinataire exact de ses factures électroniques dans l'annuaire national. Elle permet d'assurer un routage automatique et sécurisé de la facture vers la bonne entité et la bonne Plateforme Agréée (PA).
6. Cliquez sur Enregistrer.
Le statut du client changera en Disponible dans la colonne Réception de factures électroniques de l’onglet Liste des clients.
Créer et envoyer une facture de vente ou d'acompte
Vous pouvez créer et gérer vos factures de vente ainsi que vos factures d’acompte directement depuis le module Ventes de Dext.
Important : Pour créer une facture d’acompte, vous devez utiliser la nouvelle version du module de facturation, actuellement disponible en bêta.
Les étapes pour passer à cette nouvelle version sont détaillées dans l’article Utiliser le module Ventes dans Dext.
Si vous utilisez la nouvelle version du module de facturation :
Rendez-vous dans Ventes > Factures créées.
Sélectionnez Créer une facture ou Créer un acompte.
Renseignez le client, la date d’échéance ainsi que les produits ou services concernés.
Cliquez sur Finaliser la facture ou Envoyer demande d'acompte.
Sélectionnez l’option Envoyer la facture électronique via la PA de Dext et cliquez sur Finaliser la facture.
6. Vérifiez le nom du destinataire, le numéro de SIREN et l’adresse de facturation
électronique.
7. Cliquez sur Envoyer la facture.
Vous pouvez également activer l’option Envoyer une copie par e-mail afin d’adresser une copie de la facture à votre client par e-mail.
Si vous utilisez l’ancienne version du module de facturation :
Rendez-vous dans Ventes > Factures importées.
Cliquez sur Créer une facture.
Renseignez le client, la date d’échéance ainsi que les produits ou services concernés.
Cliquez sur Finaliser la facture.
Sélectionnez l’option Envoyer la facture électronique via la PA de Dext, puis finalisez la facture.
Vérifiez le nom du destinataire, le numéro de SIREN et l’adresse de facturation électronique.
Cliquez sur Envoyer la facture.
Pour connaître les étapes détaillées de création d’une facture, consultez :
Statut et suivi des factures envoyées
Pour suivre vos factures électroniques après leur émission, consultez la colonne Statut de la facturation électronique dans votre liste de documents. Une fois que la facture est envoyée, son statut est mis à jour dans l’onglet Factures créées ou Factures importées selon la version du module de facturation utilisée.
Le cycle de traitement affiche les statuts suivants :
En traitement : la facture est en cours de traitement sur la plateforme
Envoyé au destinataire : la facture a été transmise au destinataire une fois le traitement terminé
Reçu : la facture est réceptionnée par la plateforme du destinataire
Accepté : la facture est acceptée par votre client
Annulé : la facture a été annulée
Contesté : la facture fait l’objet d’une contestation
Payé : la facture a été réglée
Refusé : la facture a été refusée
Rejeté : la facture a été rejetée
Suspendu : le traitement de la facture est temporairement suspendu
Pour en savoir plus sur la réception des factures électroniques, consultez Comment traiter les factures électroniques dans Dext.
Comment corriger une erreur d'envoi
Pour savoir si une facture de vente a rencontré une anomalie de transmission, vérifiez la colonne Statut de la facturation électronique dans votre espace Ventes. Si la transmission n'a pas pu aboutir, le statut Erreur d'envoi s'affiche.
Note : Le statut Erreur d'envoi ne correspond pas à un refus de la part du destinataire, mais à une anomalie de communication réseau lors de la transmission.
Pour renvoyer le document :
Cliquez sur Ventes, puis sélectionnez Factures créées ou Factures importées.
Sélectionnez le document concerné pour ouvrir la page de détails.
Sélectionnez Réessayer depuis l'onglet Détails.