Vous pouvez envoyer vos factures de vente, vos factures d'acompte et vos avoirs au format électronique depuis l'espace Ventes. Votre entreprise doit être enregistrée dans le Service Annuaire National et avoir désigné Dext comme Plateforme Agréée (PA). Dext assure alors le routage automatique et sécurisé de chaque document vers la plateforme du destinataire.
Cet article explique comment préparer la fiche client, créer et finaliser un document, puis suivre son statut.
Qui est concerné ?
Cette fonctionnalité concerne les entreprises françaises qui utilisent Dext pour la facturation électronique, ainsi que les cabinets qui gèrent la facturation électronique pour leurs clients.
Pour envoyer des factures électroniques depuis Dext, l’entreprise doit être enregistrée dans le Service Annuaire de la Facture Électronique en désignant Dext comme Plateforme Agréée. Cette désignation est obligatoire pour permettre à l’entreprise d’envoyer des factures électroniques.
Le parcours dépend de votre organisation :
Entreprise : vous devez désigner Dext comme Plateforme Agréée pour envoyer des factures électroniques
Cabinet : vous devez disposer d’un mandat signé pour effectuer cette désignation pour vos clients
Le mandat permet au cabinet d’agir légalement au nom du client pour désigner Dext comme Plateforme Agréée. Sans mandat signé, le cabinet ne peut pas finaliser cette étape pour le client.
Note : Sans désignation active, l’entreprise ne peut pas envoyer de factures électroniques depuis Dext.
Avant de commencer
Avant d'envoyer une facture, vérifiez le Type de client dans sa fiche. Une facture électronique s'adresse à une entreprise : choisissez Entreprise pour un client professionnel (B2B) et Particulier pour un client privé (B2C).
Pour un client Entreprise situé en France, la fiche comprend aussi le N° SIREN et l'Adresse de facturation électronique. Ces champs n'apparaissent pas pour un Particulier. Vous avez besoin de l'adresse pour envoyer une facture électronique à ce client.
Vous pouvez renseigner ou modifier la fiche client depuis la Liste des clients ou pendant la création d'un document de vente.
Pour renseigner la fiche d'un client depuis la Liste des clients, suivez ces étapes :
Allez dans Ventes > Liste des clients.
Ouvrez la fiche du client concerné.
Sélectionnez Détails de facturation.
Faites défiler l’écran vers le bas, puis cliquez sur Modifier les informations.
5. Dans la fenêtre Indiquer les coordonnées du client, vérifiez le Pays
d'enregistrement et le Type de client.
6. Pour une entreprise française, saisissez le N° SIREN.
7. Si le client est inscrit dans le Service Annuaire National, renseignez l'Adresse de
facturation électronique.
8. Sélectionnez Enregistrer.
Note : La maille d'adressage désigne le niveau choisi par une entreprise pour identifier le destinataire de ses factures dans l'annuaire national. Le SIREN achemine la facture vers l'entreprise. Pour une adresse précise (un site ou un service), ajoutez un tiret bas puis un code de routage personnalisé. Pour en savoir plus, consultez Comment fonctionne l'annuaire de la facturation électronique
Les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires, dont l'adresse et la ville de facturation. Si votre client n'est pas encore inscrit dans le Service Annuaire National, l'adresse de facturation électronique n'est pas nécessaire.
Une fois l'adresse de facturation électronique enregistrée, le statut du client passe à Disponible dans la colonne Facturation électronique de la Liste des clients.
Créer et envoyer une facture de vente, d'acompte ou un avoir
Vous pouvez créer, finaliser et envoyer une facture de vente, une facture d'acompte ou un avoir via la PA de Dext depuis le module Ventes.
Dext génère automatiquement toutes vos factures de vente au format Factur-X (PDF et XML structuré), sans aucune action de votre part. Pour plus d’informations, consultez Le format Factur-X des documents de vente créés dans Dext.
Important : Pour créer une facture d'acompte ou un avoir libre, vous devez utiliser la nouvelle version du module de facturation, actuellement disponible en bêta. Les étapes pour passer à cette nouvelle version et créer des documents de vente sont détaillées dans l’article Utiliser le module Ventes dans Dext
Si vous utilisez la nouvelle version du module de facturation
Avec la nouvelle version du module, vous pouvez créer une facture de vente, une facture d'acompte ou un avoir libre. Pour une facture ou un acompte :
Rendez-vous dans Ventes > Factures créées.
Sélectionnez Créer une facture ou Créer un acompte.
Renseignez le client, la date d'échéance ainsi que les produits ou services concernés.
Pour un avoir libre, allez dans Ventes > Avoirs, sélectionnez Créer un avoir, puis renseignez le client et les produits ou services concernés.
Si vous utilisez l'ancienne version du module de facturation
Avec l'ancienne version du module, vous pouvez créer une facture de vente. Les factures d'acompte et les avoirs libres ne sont pas disponibles.
Rendez-vous dans Ventes > Factures importées.
Cliquez sur Créer une facture.
Renseignez le client, la date d'échéance ainsi que les produits ou services concernés.
Modifier les informations du client pendant la création
Dans les deux versions du module, les informations du client s'affichent sous son nom une fois qu'il est sélectionné. Pour les corriger sans quitter le document, sélectionnez Modifier. La fenêtre Indiquer les coordonnées du client s'ouvre, et les modifications sont enregistrées dans la Liste des clients.
Choisir l'envoi par e-mail
Avant de finaliser le document, choisissez si le client le reçoit aussi par e-mail. La section Envoi par e-mail, en bas de la page du document, est activée par défaut.
Si vous gardez l'option activée, vérifiez les éléments suivants :
Adresse e-mail du client : Dext la renseigne si elle figure dans sa fiche.
Destinataires en copie : ajoutez des adresses si besoin.
Objet et Message : modifiez-les si besoin.
L'adresse e-mail du client est obligatoire quand l'option est activée. Le client reçoit le document au format PDF, ainsi qu'un lien pour le visualiser en ligne.
Si vous désactivez l'option et que le client a une adresse de facturation électronique, il reçoit le document uniquement via le réseau de facturation électronique.
Finaliser et envoyer le document
Pour envoyer le document via la PA de Dext, finalisez-le : une fenêtre de vérification s'ouvre avant l'envoi.
En haut à droite, sélectionnez Finaliser la facture. Dans la nouvelle version, pour un acompte, sélectionnez Envoyer demande d'acompte ; pour un avoir, Finaliser l'avoir.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, vérifiez les informations du client, du document et de l'e-mail.
Confirmez avec Finaliser la facture ou, pour un avoir, Finaliser l'avoir.
La fenêtre varie selon que le client a une adresse de facturation électronique ou non :
Avec adresse : la fenêtre indique que Dext envoie le document via la PA de Dext. Pour désactiver l'envoi, sélectionnez le lien supprimez l'adresse de facturation électronique
Sans adresse : la fenêtre indique que le client n'est pas enregistré pour la facturation électronique et que le document ne sera pas envoyé via la PA Dext. Pour activer l'envoi, sélectionnez le lien ajoutez une adresse de facturation électronique
Si des informations manquent, la fenêtre affiche le message Ajouter les informations manquantes pour finaliser dans la section concernée. Sélectionnez Ajouter les informations manquantes pour revenir au brouillon et compléter les champs signalés.
Note : Un document finalisé ne peut plus être modifié ni supprimé, afin de garder les documents séquentiels. Pour annuler une facture, émettez un avoir.
Statut et suivi des factures envoyées
Pour suivre vos factures électroniques après leur émission, consultez la colonne Statut de la facturation électronique dans votre liste de documents. Une fois que la facture est envoyée, son statut est mis à jour dans l’onglet Factures créées ou Factures importées selon la version du module de facturation utilisée.
Le cycle de traitement affiche les statuts suivants :
En traitement : la facture est en cours de traitement sur la plateforme
Envoyé au destinataire : la facture a été transmise au destinataire une fois le traitement terminé
Reçu : la facture est réceptionnée par la plateforme du destinataire
Accepté : la facture est acceptée par votre client
Annulé : la facture a été annulée
Contesté : la facture fait l’objet d’une contestation
Payé : la facture a été réglée
Refusé : la facture a été refusée
Rejeté : la facture a été rejetée
Suspendu : le traitement de la facture est temporairement suspendu
Pour en savoir plus sur la réception des factures électroniques, consultez Comment traiter les factures électroniques dans Dext.
Comment corriger une erreur d'envoi
Pour savoir si une facture de vente a rencontré une anomalie de transmission, vérifiez la colonne Statut de la facturation électronique dans votre espace Ventes. Si la transmission n'a pas pu aboutir, le statut Erreur d'envoi s'affiche.
Note : Le statut Erreur d'envoi ne correspond pas à un refus de la part du destinataire, mais à une anomalie de communication réseau lors de la transmission.
Pour renvoyer le document :
Cliquez sur Ventes, puis sélectionnez Factures créées ou Factures importées.
Sélectionnez le document concerné pour ouvrir la page de détails.
Sélectionnez Réessayer depuis l'onglet Détails.
Questions fréquentes
Puis-je envoyer un document de vente par e-mail, via la PA de Dext, ou les deux ?
Puis-je envoyer un document de vente par e-mail, via la PA de Dext, ou les deux ?
Oui. Le mode d'envoi dépend de deux réglages : l'Adresse de facturation électronique renseignée ou non dans la fiche du client, et l'option Envoi par e-mail, activée par défaut.
Via la PA de Dext et par e-mail : l'adresse de facturation électronique est renseignée dans la fiche client et l'option Envoi par e-mail est activée.
Via la PA de Dext uniquement : l'adresse de facturation électronique est renseignée et vous désactivez l'option Envoi par e-mail.
Par e-mail uniquement : l'adresse de facturation électronique n'est pas renseignée dans la fiche client et l'option Envoi par e-mail est activée.
Pourquoi les champs N° SIREN et Adresse de facturation électronique n'apparaissent-ils pas dans la fiche client ?
Pourquoi les champs N° SIREN et Adresse de facturation électronique n'apparaissent-ils pas dans la fiche client ?
Ces champs apparaissent uniquement pour un client de type Entreprise situé en France. Ils n'apparaissent pas pour un client de type Particulier. Vérifiez le Pays d'enregistrement et le Type de client dans la fiche.
Puis-je envoyer un document à un client qui n'est pas encore inscrit dans le Service Annuaire National ?
Puis-je envoyer un document à un client qui n'est pas encore inscrit dans le Service Annuaire National ?
Oui, mais pas via la PA de Dext. Sans adresse de facturation électronique, Dext n'envoie pas le document via la PA de Dext. Activez l'option Envoi par e-mail pour que le client le reçoive par e-mail.
Comment activer ou désactiver l'envoi via la PA de Dext pour un client ?
Comment activer ou désactiver l'envoi via la PA de Dext pour un client ?
L'envoi via la PA de Dext dépend de l'adresse de facturation électronique du client. Dans la fenêtre qui s'ouvre quand vous finalisez un document, sélectionnez ajoutez une adresse de facturation électronique pour activer l'envoi. Sélectionnez supprimez l'adresse de facturation électronique pour le désactiver.
Quels documents de vente puis-je envoyer via la PA de Dext ?
Quels documents de vente puis-je envoyer via la PA de Dext ?
Vous pouvez envoyer une facture de vente, une facture d'acompte et un avoir via la PA de Dext. Ce que vous pouvez créer dépend de la version du module de facturation :
Nouvelle version : facture de vente, facture d'acompte et avoir libre.
Ancienne version : facture de vente. Vous pouvez aussi créer un avoir pour annuler une facture.
Que faire si le bouton affiche Ajouter les informations manquantes au lieu de finaliser le document ?
Que faire si le bouton affiche Ajouter les informations manquantes au lieu de finaliser le document ?
Une information manque sur le document. Sélectionnez Ajouter les informations manquantes pour revenir au brouillon, où les champs à compléter sont signalés. Complétez-les, puis finalisez de nouveau le document.
Le statut Erreur d'envoi signifie-t-il que mon client a refusé la facture ?
Le statut Erreur d'envoi signifie-t-il que mon client a refusé la facture ?
Non. Le statut Erreur d'envoi indique une anomalie de communication réseau, pas un refus du destinataire. Ouvrez la facture et sélectionnez Réessayer. Vous pouvez aussi l'archiver et en créer une nouvelle.