Dext vous permet de gérer l'ensemble du cycle de vie de vos devis depuis votre téléphone, de leur création à leur conversion en facture. Vous pouvez créer un devis, le compléter avec vos articles, l'envoyer directement à votre client et, une fois accepté, le transformer en facture.
Avant de commencer
Avant de créer votre premier devis depuis l'application mobile, assurez-vous que le module de facturation est configuré. Si ce n'est pas encore fait, suivez les étapes décrites dans Configurer le module de facturation dans l'application mobile Dext.
Important : Seuls les administrateurs et les chefs d'équipe peuvent effectuer ce paramétrage. Cette configuration ne doit être réalisée qu'une seule fois par compte.
Créer un devis
Appuyez sur la flèche à côté de l'icône appareil photo depuis l'espace Ventes.
Appuyez sur Créer un devis.
L'écran Nouveau devis s'ouvre.
3. Appuyez sur Date du devis ou Date d'expiration pour modifier les dates via le
sélecteur de calendrier.
Note : La date d'expiration définit jusqu'à quand votre devis peut être accepté. Une fois cette date dépassée, le statut du devis passe automatiquement à Expiré.
4. Appuyez sur Client pour ajouter un client :
sélectionnez un client existant dans la liste ;
ou créez un nouveau client en saisissant son nom, puis en appuyant sur + Ajouter "[nom du client]".
Note : Pour gérer votre liste de clients accéder à l'application web Dext > Ventes > Liste des clients.
5. Appuyez sur Ajouter un article dans la section Articles pour ajouter un produit
ou service à votre devis. L'écran Ligne comptable s'ouvre.
6. Renseignez les informations de la ligne :
Produit/service : sélectionnez un article existant ou créez-en un nouveau :
Pour sélectionner un article existant : saisissez son nom dans le champ de recherche, puis appuyez dessus pour le sélectionner.
Pour créer un nouvel article : saisissez son nom, puis appuyez sur + Ajouter "[nom de l'article]".
Description : ajoutez ou modifiez la description si nécessaire.
Quantité : indiquez la quantité.
Prix unitaire (HT) : saisissez le prix hors taxes.
TVA (%) : sélectionnez le taux de TVA applicable.
Remise (%) : indiquez une remise si nécessaire.
7. Appuyez sur Terminer pour valider la ligne et revenir à l'écran Nouveau devis.
8. Appuyez à nouveau sur Ajouter un article pour ajouter d'autres lignes si
nécessaire.
9. Utilisez le champ Notes / commentaires en bas de l'écran pour ajouter des
précisions ou des conditions particulières.
Une fois le devis complété, vous pouvez l'enregistrer en brouillon ou le partager directement.
Enregistrer ou envoyer un devis
Enregistrer un brouillon
Appuyez sur Enregistrer pour sauvegarder le devis sans l'envoyer. Le devis est enregistré avec le statut Brouillon. Vous pouvez le retrouver et le modifier à tout moment depuis Ventes > Devis.
Envoyer le devis
Pour envoyer le devis à votre client, appuyez sur Partager depuis l'écran Nouveau devis ou depuis le détail d'un brouillon, en appuyant sur sur les trois points en haut à droite.
Deux propose deux options de partage :
Envoyer via Dext
Sélectionnez Envoyer via Dext.
Appuyez sur Partager.
Dans l'écran Envoyer un devis, renseignez les champs suivants :
Adresse e-mail : l'adresse du destinataire.
Objet : l'objet de l'e-mail, pré-rempli automatiquement.
Envoyez-moi une copie : activez cette option pour recevoir une copie du devis à votre propre adresse e-mail.
4. Appuyez sur Envoyer un devis.
Une fois envoyé, une confirmation s'affiche. Le statut du devis passe automatiquement à En attente.
Le client reçoit un e-mail contenant un lien lui permettant d'accepter ou de refuser le devis en ligne, sans connexion à Dext.
Télécharger au format PDF
Sélectionnez Télécharger la facture au format PDF, puis appuyez sur Partager. Le devis est téléchargé au format PDF pour que vous puissiez l'envoyer par un autre moyen.
Le statut du devis passe automatiquement à En attente une fois le PDF téléchargé.
Suivre et mettre à jour le statut d'un devis
Le statut d'un devis reflète son avancement dans le cycle de vie. Dext le met à jour automatiquement, mais vous pouvez aussi le modifier manuellement.
Statuts disponibles
Brouillon : le devis a été créé, mais pas encore envoyé.
En attente : le devis a été envoyé par e-mail ou téléchargé au format PDF.
Accepté : le client a validé le devis.
Rejeté : le client a refusé le devis.
Expiré : la date d'expiration est dépassée sans qu'aucune action ait été effectuée.
Mettre à jour le statut manuellement
Si votre client ne valide pas le devis via l'e-mail, vous pouvez mettre à jour son statut manuellement :
Ouvrez le devis concerné.
Appuyez sur l'icône ⋮ (trois points) en haut à droite.
Choisissez le statut approprié : Marquer comme en attente, Marquer comme accepté ou Marquer comme rejeté.
Suivre l'historique d'un devis
L'onglet Historique d'un devis retrace l'ensemble des événements liés à ce devis : sa création, les changements de statut et les commentaires éventuels du client.
Pour consulter l'historique d'un devis :
Ouvrez le devis concerné.
Appuyez sur l'onglet Historique.
Si votre client rejette le devis et laisse un commentaire, celui-ci apparaît dans l'onglet Historique. Vous recevez également une notification par e-mail à l'adresse associée à votre compte Dext, incluant le commentaire du client et un lien Voir le devis.
Modifier un devis
Important : Seuls les devis en statut Brouillon, En attente ou Rejeté peuvent être modifiés. Un devis accepté ou archivé ne peut plus être modifié.
Pour modifier un devis :
Ouvrez le devis concerné.
Appuyez sur l'icône ⋮ (trois points) en haut à droite.
Appuyez sur Modifier.
Apportez les modifications nécessaires.
Appuyez sur Enregistrer ou Partager selon l'action souhaitée.
Convertir un devis en facture
Pour convertir un devis en facture, le devis doit être en statut Accepté.
Ouvrez le devis concerné.
Appuyez sur Convertir en Facture en bas de l'écran.
La facture est générée automatiquement à partir des informations du devis. Vous pouvez vérifier son contenu, apporter les modifications nécessaires, puis l'enregistrer ou l'envoyer directement au client.
Archiver ou supprimer un devis
Archiver un devis
Pour archiver un devis :
Ouvrez le devis concerné.
Appuyez sur l'icône ⋮ (trois points) en haut à droite.
Appuyez sur Archive.
Supprimer un devis
Seuls les devis en statut Brouillon peuvent être supprimés.
Important : La suppression est définitive. Un devis supprimé ne peut pas être restauré.
Pour supprimer un devis :
Ouvrez le devis concerné.
Appuyez sur l'icône ⋮ (trois points) en haut à droite.
Appuyez sur Supprimer.