Une facture d'acompte dans Dext permet de demander un paiement anticipé avant la livraison d'un bien ou la réalisation d'une prestation.
Depuis le module Ventes, vous pouvez créer la facture d'acompte, l'envoyer au client et l'appliquer à la facture de vente finale.
Si vous avez désigné Dext comme plateforme agréée (PA), l'envoi d'une facture électronique suit d'autres étapes. Pour en savoir plus, consultez Comment envoyer des factures électroniques depuis Dext
Important : Les factures d'acompte font partie de la nouvelle expérience de facturation du module Ventes actuellement en version bêta. Pour y accéder, utilisez la bannière en haut de la page Ventes. Pour en savoir plus, consultez Utiliser le module Ventes dans Dext
Qu'est-ce qu'une facture d'acompte ?
Une facture d'acompte est émise lorsqu'un client verse une avance avant la réalisation complète d'une prestation ou la livraison d'un bien.
Elle permet de :
formaliser le paiement anticipé
assurer la traçabilité comptable
déclencher l'exigibilité de la TVA dès l'encaissement (sauf exonération applicable)
En France, la loi impose l'émission d'une facture lorsqu'un acompte est encaissé (article 289 du Code général des impôts).
Avant de commencer
Avant de créer une facture d'acompte dans Dext, assurez-vous que les éléments suivants sont configurés :
Créer le brouillon de facture d'acompte
Pour créer une facture d'acompte, ouvrez un brouillon depuis le module Ventes.
Note : Le client, la date d'échéance, l'article, la quantité, le prix et le taux de TVA sont obligatoires pour finaliser la facture d'acompte. Si l'un de ces champs est vide, il est signalé. Un message s'affiche au survol pour indiquer ce qu'il faut corriger.
Ouvrir un brouillon
Pour lancer la création d'une facture d'acompte, ouvrez un brouillon depuis la page Factures créées :
Dans la barre latérale gauche, allez à Ventes > Factures créées.
Cliquez sur Créer un acompte.
Une facture d'acompte brouillon s'ouvre automatiquement.
Modifier le numéro de la facture d'acompte
Dext attribue automatiquement le numéro suivant de la séquence en cours. Pour modifier ce numéro ou choisir une autre séquence, cliquez sur le numéro affiché en haut du brouillon.
Pour en savoir plus, consultez Configurer la numérotation des documents de vente dans Dext (cabinets)
Renseigner le client
Pour renseigner le client de la facture d'acompte, choisissez un client existant ou créez-en un nouveau, puis complétez ses informations si besoin.
Ajouter un client
Pour ajouter un client à la facture d'acompte, deux options sont possibles :
sélectionner un client existant dans la liste déroulante
créer un nouveau client en saisissant son nom, puis en cliquant sur + Ajouter
Pour finir de créer un nouveau client :
Dans la fenêtre Ajouter un nouveau client, renseignez les informations du client. Les champs marqués d’un astérisque sont obligatoires. Ce sont Nom de la société ou nom du client, Pays d’enregistrement, Adresse et Ville.
Choisissez le Type de client. Ce choix est facultatif, sauf si vous envoyez des factures électroniques via la PA de Dext :
Entreprise : pour une entreprise enregistrée en France, saisissez le N° SIREN, obligatoire. Le champ N° TVA intracommunautaire s'affiche aussi.
Particulier : les champs N° SIREN et N° TVA intracommunautaire ne s'affichent pas.
Cliquez sur Ajouter pour enregistrer le client.
Vous pouvez aussi ajouter des clients individuellement ou importer la base de clients via un fichier CSV. Pour en savoir plus, consultez Configurer la liste des clients pour les factures de vente dans Dext (cabinets)
Compléter les informations d'un client
Quand un client sélectionné n'a pas toutes les informations obligatoires, le message Informations sur le client requises s'affiche à côté de son nom.
Cliquez sur Ajouter des informations à côté du message.
Dans la fenêtre Indiquer les coordonnées du client, complétez les champs marqués d'un point d'exclamation.
Cliquez sur Enregistrer.
Dext enregistre les informations dans la Liste des clients. Pour modifier les informations d'un client existant, cliquez sur Modifier à côté de son nom.
Renseigner les dates de la facture d'acompte
Pour renseigner les dates de la facture d'acompte, complétez la date d'émission et la date d'échéance.
Définir la date d'émission
La date d'émission est définie automatiquement à la date du jour. Vous pouvez la modifier via l'icône Calendrier.
La date d'émission peut aussi être verrouillée. Elle est alors définie automatiquement à la date de finalisation et ne peut plus être modifiée lors de la création.
Pour la verrouiller, allez à Paramètres du dossier > Factures de vente > Personnalisation. Vous pouvez aussi cliquer sur Modifier les paramètres en haut du brouillon.
Définir la date d'échéance
La date d'échéance est saisie manuellement ou calculée automatiquement selon vos paramètres.
Une date d'échéance par défaut peut être définie, par exemple 30 jours après la date d'émission. Pour cela, allez à Paramètres du dossier > Factures de vente > Informations de paiement. Vous pouvez aussi cliquer sur Modifier les paramètres en haut du brouillon.
Pour en savoir plus sur le verrouillage de la date, consultez Configurer le module de facturation dans Dext (cabinets)
Ajouter les lignes de la facture d'acompte
Les lignes de la facture d'acompte contiennent les produits et services à facturer, avec leur quantité, leur prix et leur taux de TVA.
Choisir ou créer un produit ou service
Dans la colonne Article, choisissez un produit ou service existant dans le catalogue, ou saisissez-en un nouveau.
Si le produit ou service n'existe pas encore, créez-le :
Saisissez-le, puis cliquez sur + Ajouter pour l'enregistrer dans le catalogue.
Renseignez les informations demandées (référence, nom, type, prix unitaire, etc.), puis cliquez sur Ajouter.
Vous pouvez également gérer ou importer la liste des produits et services depuis Ventes > Produits et services. Pour en savoir plus sur le catalogue, consultez Utiliser le catalogue de produits et services dans Dext (cabinets)
Compléter les lignes de la facture d'acompte
Une fois le produit ou service choisi, complétez les champs de chaque ligne :
Description
Type
Quantité
Prix (prix unitaire hors taxe)
TVA (%)
Une remise en pourcentage peut être appliquée sur chaque ligne si nécessaire, dans le champ Remise (%).
Cliquez sur + Ajouter un article pour ajouter des lignes supplémentaires.
Définir les modalités de paiement et l'envoi par e-mail
Avant de finaliser la facture d'acompte, vous pouvez ajouter les modalités de paiement et les mentions particulières, puis choisir l'envoi par e-mail.
Ajouter les modalités de paiement et les mentions particulières
Les modalités de paiement et les mentions particulières peuvent être modifiées directement dans la facture d'acompte en cours. Ces modifications s'appliquent uniquement à cette facture d'acompte.
Pour en savoir plus sur les mentions, consultez Configurer les mentions obligatoires et particulières des factures de vente
Note : Un texte par défaut peut être défini dans Paramètres du dossier > Factures de vente. Utilisez les sections Informations de paiement et Personnalisation. Les textes par défaut restent modifiables avant la finalisation.
Choisir l'envoi par e-mail
La section Envoi par e-mail, en bas du brouillon, permet d'envoyer la facture d'acompte au client dès sa finalisation. Elle est activée par défaut.
Si vous gardez l'option activée, vérifiez les éléments suivants :
Adresse e-mail du client : Dext la renseigne si elle figure dans la fiche du client. Elle est obligatoire.
Destinataires en copie : ajoutez des adresses si besoin. Pour en ajouter plusieurs, séparez-les par une virgule.
Objet et Message : modifiez-les si besoin.
Recevoir une copie de l'e-mail ? : cochez la case pour recevoir une copie à l'adresse e-mail de votre compte Dext.
Le client reçoit la facture d'acompte au format PDF, ainsi qu'un lien pour la visualiser en ligne.
Pour ne pas envoyer d'e-mail à la finalisation, désactivez l'option. Pour envoyer ou exporter la facture d'acompte plus tard, consultez Envoyer, exporter ou partager un document de vente
Enregistrer ou supprimer un brouillon
Une fois la facture d'acompte complétée, vous pouvez enregistrer le brouillon pour plus tard ou le supprimer.
Enregistrer un brouillon
Pour enregistrer un brouillon, cliquez sur Enregistrer le brouillon. La facture d'acompte est conservée sans être finalisée et reste modifiable.
Pour la retrouver, allez à Ventes > Factures créées > Brouillons.
Supprimer un brouillon
Un brouillon de facture d'acompte peut être supprimé depuis la liste des brouillons ou depuis le brouillon lui-même. Une facture d'acompte finalisée ne peut pas être supprimée.
Pour supprimer un brouillon depuis la liste :
Allez à Ventes > Factures créées > Brouillons.
Cochez le brouillon concerné.
Cliquez sur Supprimer.
Pour supprimer un brouillon depuis le brouillon lui-même :
Allez à Ventes > Factures créées > Brouillons, puis ouvrez le brouillon concerné.
Cliquez sur Supprimer en haut de la page.
Prévisualiser et finaliser la facture d'acompte
Pour finaliser la facture d'acompte, prévisualisez-la si besoin, puis confirmez-la dans la fenêtre Envoyer la facture d'acompte.
Prévisualiser la facture d'acompte
Pour prévisualiser la facture d'acompte avant de la finaliser, cliquez sur Voir le PDF.
Les factures d'acompte générées dans Dext sont au format Factur-X. Ce format combine un PDF lisible et un fichier XML structuré intégré, conforme aux exigences de la réforme de la facture électronique en France.
Note : La mention Généré avec Dext s'affiche en bas du PDF de la facture d'acompte. Vous pouvez l'activer ou la désactiver dans Paramètres du dossier > Factures de vente > Personnalisation. Ce paramètre n'a pas d'effet rétroactif : la mention reste visible sur les factures déjà finalisées.
Finaliser la facture d'acompte
Pour finaliser la facture d'acompte, confirmez-la dans la fenêtre Envoyer la facture d'acompte :
En haut à droite du brouillon, cliquez sur Envoyer demande d'acompte.
Dans la fenêtre Envoyer la facture d'acompte, vérifiez les informations des sections Client, Acompte et E-mail.
Si l'option Envoi par e-mail est activée, cliquez sur Finaliser et envoyer. Sinon, cliquez sur Finaliser l'acompte.
La section Acompte indique le montant total et la date d'échéance. La section E-mail indique le destinataire, l'objet et le message. Si l'option Envoi par e-mail est désactivée, elle indique Non à côté de Envoyer l'e-mail.
Important : Une fois finalisée, la facture d’acompte est définitive. Elle ne peut plus être supprimée, et seul le champ Compte reste modifiable. Pour l’annuler, émettez un avoir. Vérifiez que toutes les informations sont exactes avant de finaliser.
Compléter les informations manquantes
Si des informations obligatoires manquent, le message Ajouter les informations manquantes pour finaliser s'affiche dans la section concernée de la fenêtre Envoyer la facture d'acompte.
Cliquez sur Ajouter les informations manquantes.
Dans le brouillon, complétez les champs marqués d'un point d'exclamation.
Finalisez de nouveau la facture d'acompte.
Après la finalisation
Vous pouvez l’envoyer au client, enregistrer son paiement et l’appliquer à la facture de vente finale. Vous pouvez aussi modifier le champ Compte si besoin.
Envoyer, exporter ou partager la facture d'acompte
Une facture d'acompte finalisée peut être envoyée par e-mail au client, exportée ou partagée via un lien public.
Pour en savoir plus, consultez Envoyer, exporter ou partager un document de vente
Enregistrer le paiement de la facture d'acompte
Pour être appliquée à une facture de vente, la facture d'acompte doit d'abord être payée. Pour enregistrer son paiement :
Allez à Ventes > Factures créées > Émises, puis ouvrez la facture d'acompte concernée.
Cliquez sur Enregistrer un paiement.
Renseignez le montant et la date du paiement.
Dans la fenêtre, cliquez sur Enregistrer un paiement.
Quand le total des paiements atteint le montant de la facture d'acompte, son statut passe automatiquement à Payé. Pour modifier ou supprimer un paiement, consultez Comment enregistrer, modifier ou supprimer un paiement (bêta)
Appliquer la facture d'acompte à une facture de vente
Une facture d'acompte payée peut être déduite de la facture de vente finale du même client. Le client ne règle ainsi pas deux fois la même somme.
Note : Une facture d'acompte archivée n'apparaît pas dans la liste des acomptes disponibles. Pour l'appliquer, allez à Ventes > Factures créées > Archives, sélectionnez-la, puis cliquez sur Désarchiver.
Pour appliquer la facture d'acompte à la facture de vente finale :
Allez à Ventes > Factures créées, puis cliquez sur Créer une facture.
Sélectionnez le même client que celui de la facture d'acompte.
Ajoutez les produits ou services concernés.
Sous le total, dans la ligne Acompte disponible, cliquez sur Appliquer l'acompte.
Dans la fenêtre Appliquer l'acompte, choisissez l'acompte à appliquer, puis cliquez sur Appliquer.
Cliquez sur Finaliser la facture.
Dext déduit le montant de la facture d'acompte du total de la facture de vente. Il s'affiche dans la section Réductions, et le Montant dû indique le solde restant à payer.
Pour retirer l'acompte appliqué, cliquez sur l'icône × à côté de l'acompte dans la section Réductions.