L’archive est l’endroit où Dext stocke les documents traités. Elle est disponible dans les espaces Achats, Ventes, Notes de frais, Relevés fournisseurs et Banque.
Accéder aux Archives
Pour accéder aux éléments archivés, allez dans Achats, Ventes, Notes de frais, Relevés fournisseurs ou Banque, puis sélectionnez l’onglet Archives.
Vous pouvez rechercher et filtrer dans les Archives de la même manière que dans votre boîte de réception.
Pour plus de détails, consultez : Rechercher et filtrer des documents dans la Boîte de réception et les Archives.
Comment les éléments sont déplacés vers les Archives
La façon dont les éléments arrivent dans les Archives dépend de l’espace de travail dans lequel ils se trouvent.
Achats, Ventes et Notes de frais
Dext peut archiver automatiquement les éléments après une exportation en CSV ou en PDF. Vous pouvez modifier les actions qui déclenchent cet archivage dans les Paramètres du dossier, ou déplacer manuellement un élément vers les Archives à tout moment.
Important : Seuls les Administrateurs et les Chefs d'équipe peuvent accéder à ces paramètres, y compris les experts-comptables et collaborateurs gérant un compte client.
Relevés fournisseurs
Les relevés sont déplacés vers les Archives lorsque vous les marquez comme réconciliés ou lorsque vous les archivez manuellement. Les relevés archivés affichent un statut Archivé ; les relevés rapprochés affichent un statut Réconcilié.
Pour en savoir plus sur le processus de rapprochement, consultez Découvrez les Relevés Fournisseurs !.
Actions disponibles dans les Archives
Les éléments archivés sont conservés de façon permanente et restent accessibles. Selon l’espace de travail, vous pouvez les exporter, les déplacer vers l’espace Documents, les supprimer ou les désarchiver.
Exporter
Vous pouvez exporter les éléments archivés des espaces Achats, Ventes et Notes de frais au format PDF ou CSV, ou créer une exportation CSV personnalisée :
Les relevés fournisseurs archivés s’exportent uniquement depuis leur page de détails, un par un - l’export en masse n’est pas disponible.
Déplacer vers l’espace Documents
Vous pouvez déplacer des éléments archivés des espaces Achats et Ventes vers l'espace Documents.
Par défaut, l'élément est retiré de son espace de travail actuel. Cochez Conserver une copie dans les 2 espaces pour le conserver également dans les Archives.
Pour définir le dossier de destination dans l'espace Documents, sélectionnez Modifier.
Note : Les indemnités kilométriques, les relevés fournisseurs, les transactions bancaires et les documents de vente créés dans Dext ne peuvent pas être déplacés vers l'espace Documents.
Désarchiver
Pour toute action autre qu'un export, une suppression ou un déplacement vers l'espace Documents, vous devez d'abord désarchiver le document. Vous pouvez désarchiver des éléments dans Achats, Ventes, Notes de frais, Relevés fournisseurs et Banque pour les renvoyer dans la boîte de réception.
Pour désarchiver un ou plusieurs éléments :
Accédez à l’espace de travail concerné et ouvrez Archives.
Sélectionnez les éléments à désarchiver.
Cliquez sur Désarchiver.
Si votre compte est connecté à un logiciel comptable et que vous tentez de désactiver un élément déjà publié (Achats, Ventes ou Notes de frais) vous serez demandé si vous souhaitez supprimer les données de publication.
L’option Effacer les données de publication supprime les informations liées à la publication dans le logiciel comptable.
Après cette action :
Dext ne reconnaît plus l’élément comme publié
L’élément peut être publié à nouveau
Cette option est utile en cas d’erreur ou si vous devez republier un document.
Note : Pour les documents de vente créés dans Dext, le désarchivage vous permet également d'envoyer la facture par e-mail ou de la dupliquer. Si vous avez passé sur la nouvelle version du module de facturation, vous pouvez enregistrer un paiement, créer un avoir ou partager la facture sans désarchiver le document.
Vos données et votre abonnement
Vos documents archivés restent accessibles tant que votre abonnement Dext est actif. Si vous résiliez votre abonnement, il est recommandé d’exporter vos données avant la fin de votre accès.
Après expiration, vos données peuvent être supprimées définitivement conformément aux conditions générales de Dext.