Vous pouvez déplacer les documents d'achats, de ventes et notes de frais vers les Archives manuellement à tout moment. Les documents sont également archivés automatiquement en fonction des paramètres d'archivage.
Comment fonctionne l'archivage automatique
Par défaut, les documents d'achats et de ventes sont archivés automatiquement après publication ou après avoir été ajoutés à une note de frais. Vous pouvez aussi configurer l'archivage automatique après un export au format CSV ou PDF.
Pour modifier les actions qui déclenchent l'archivage automatique, rendez-vous dans Paramètres du dossier > Automatisation et faites défiler jusqu'à la section Archivage.
Important : Si vous utilisez la nouvelle version du module de facturation, l'archivage automatique ne s'applique pas aux documents de vente créés dans Dext.
Archiver un document manuellement
Pour archiver des documents manuellement, utilisez la boîte de réception ou la page de détails du document.
Depuis la boîte de réception : cochez la case à côté du document et sélectionnez Archiver.
Depuis la page de détails : ouvrez le document et sélectionnez Archiver en haut de la page.
Désarchiver un document
Pour désarchiver des documents, utilisez les Archives ou la page de détails du document.
Depuis les Archives : cochez la case à côté du document et sélectionnez Désarchiver. Vous pouvez sélectionner plusieurs documents pour les désarchiver en lot.
Depuis la page de détails : ouvrez le document depuis les Archives et sélectionnez Désarchiver en haut de la page.
Données de publication lors du désarchivage
Si votre compte est connecté à un logiciel de comptabilité, Dext vous demandera si vous souhaitez effacer les données de publication lors du désarchivage d'un document.
Les données de publication correspondent à l'enregistrement indiquant que Dext a déjà publié le document dans votre logiciel de comptabilité. Votre choix détermine ce que vous pouvez faire avec le document après le désarchivage :
Effacer les données de publication - le document retourne dans la boîte de réception et peut être publié à nouveau en tant que nouvelle transaction. Cela peut créer un doublon dans votre logiciel de comptabilité. Consultez Comment publier un élément à nouveau dans Dext pour éviter les doublons.
Conserver les données de publication - le document retourne dans la boîte de réception mais ne peut pas être publié à nouveau. Il affichera une erreur de publication.