Les relevés fournisseurs vous permettent de vérifier que le solde indiqué par un fournisseur correspond bien aux factures enregistrées dans Dext. C'est un moyen simple de repérer les pièces manquantes et de réconcilier les soldes fournisseurs.
Important : Les Utilisateurs standard ne peuvent voir que leurs propres relevés fournisseurs.
Comment fonctionne la correspondance des relevés fournisseurs
Dext rapproche les éléments d'un relevé fournisseur avec les factures présentes dans Dext et dans votre logiciel comptable connecté en utilisant :
le nom du fournisseur
le numéro de référence du document
Si la référence est absente ou ne correspond pas, Dext compare également :
le montant total
la date de la facture
le nom du fournisseur
Important : Plusieurs règles s'appliquent à la correspondance :
Si la date d'une facture sur le relevé est postérieure à la date du relevé fournisseur, elle apparaît comme Introuvable.
Le bon fournisseur doit être sélectionné sur le relevé. Si le fournisseur est incorrect, les factures correspondantes n'apparaissent pas, même si elles existent dans la comptabilité.
Dext peut extraire jusqu'à 2 000 lignes par relevé fournisseur. Les lignes au-delà de cette limite ne sont pas extraites ni incluses dans la réconciliation.
Gérer l'extraction de relevés fournisseurs pour un fournisseur
Par défaut, Dext extrait automatiquement les relevés fournisseurs dès qu'un document est ajouté dans l'espace Relevés fournisseurs. Vous pouvez désactiver cette option pour un fournisseur spécifique.
Pour désactiver l'extraction de relevés fournisseurs :
Allez dans Achats > Liste des fournisseurs.
Dans la colonne Extraction de relevés fournisseurs, activez ou désactivez le bouton bascule sur la ligne du fournisseur concerné.
Importer un relevé fournisseur
Pour importer un relevé fournisseur dans Dext, utilisez le bouton Ajouter des documents :
Cliquez sur Ajouter des documents en haut de l'écran.
Sélectionnez l'onglet Relevés fournisseurs.
Glissez-déposez votre fichier dans la zone d'import, ou cliquez sur Sélectionner des fichiers.
Formats acceptés : PDF, JPEG, JPG, PNG
Une fois le fichier importé, il apparaît dans la liste avec la confirmation Document importé.
Le relevé est ensuite visible dans l'onglet En cours de Achats > Relevés fournisseurs, avec le statut En attente d'extraction.
Statuts des relevés fournisseurs
Dans la boîte de réception des relevés fournisseurs, chaque élément affiche l'un des statuts suivants :
Extraction terminée — l'extraction est terminée et le relevé est prêt pour la réconciliation.
À réviser — une erreur de réconciliation a été détectée ou des informations sont manquantes.
Erreur signalée — le relevé a été signalé comme une erreur d'extraction et exclu des éléments traités.
Factures demandées — une demande de factures manquantes a été envoyée au fournisseur.
Réconcilié — le relevé a été marqué comme réconcilié.
Déplacer un élément Achats vers Relevés fournisseurs
Vous pouvez déplacer un élément existant de la boîte de réception Achats vers l'espace Relevés fournisseurs de 2 façons.
Note : Des frais d'extraction de relevés fournisseurs s'appliquent aux éléments déplacés depuis Achats vers Relevés fournisseurs.
Depuis la boîte de réception Achats
Pour déplacer un élément depuis la liste :
Allez dans votre boîte de réception Achats.
Sélectionnez l'élément à déplacer.
Ouvrez le menu Déplacer vers et choisissez Relevés fournisseurs.
Depuis la page de détails de l'élément
Pour déplacer un élément depuis sa page de détails :
Ouvrez l'élément depuis la boîte de réception.
Cliquez sur Déplacer vers en haut de la page.
Choisissez Relevés fournisseurs.
Consulter un relevé fournisseur
Lorsqu'un relevé fournisseur est disponible dans la boîte de réception, vous pouvez le consulter et le modifier depuis l'onglet Détails.
Dext extrait automatiquement :
le Fournisseur
la Date — la date de fin du relevé
le Solde restant à payer — le solde total indiqué sur le relevé
L'onglet Historique affiche toutes les actions effectuées sur le relevé dans Dext.
Vérifier la réconciliation des factures
Pour vérifier le rapprochement d'un relevé, consultez la section Réconciliation en bas de la page de détails. Chaque facture figurant sur le relevé y affiche un statut de correspondance :
Sur Dext — trouvée uniquement dans Dext.
Sur l'intégration — trouvée uniquement dans votre logiciel comptable connecté.
Sur l'intégration & Dext — trouvée à la fois dans Dext et dans le logiciel comptable.
Introuvable — extraite du relevé mais introuvable dans Dext ni dans le logiciel comptable.
Pièce manquante — trouvée dans le rapport comptabilité fournisseurs mais absente du relevé fournisseur.
En survolant un statut, des liens vers le document correspondant dans chaque source s'affichent, lorsqu'ils sont disponibles.
Demander des factures manquantes ou signaler une erreur
Vous pouvez demander des documents manquants ou signaler une erreur d'extraction directement depuis la page de détails d'un relevé.
Envoyer une demande de factures manquantes
Pour envoyer une demande de factures manquantes à un fournisseur :
Ouvrez le relevé fournisseur et cliquez sur Factures manquantes en haut de la page.
Vérifiez le champ Envoyé par (pré-rempli avec votre nom, modifiable).
Saisissez le nom et l'adresse e-mail du destinataire dans le champ Destinataire. Pour ajouter plusieurs contacts, cliquez sur +.
Vérifiez la liste des factures ou avoirs manquants.
Modifiez la date, la référence, le type ou le montant total si nécessaire.
Supprimez les éléments à exclure à l'aide du bouton Supprimer (icône ×).
Cliquez sur Ajouter pour inclure un élément manuellement.
Cliquez sur Envoyer la demande.
Le destinataire reçoit un e-mail listant les factures ou avoirs demandés.
Important : Deux limitations s'appliquent à l'envoi de demandes de factures manquantes :
Chaque ligne ne peut être demandée qu'une seule fois par relevé. Après envoi, les éléments concernés n'apparaissent plus si vous rouvrez Factures manquantes sur le même relevé. Pour renvoyer une demande pour le même élément, cliquez sur Ajouter et saisissez les informations manuellement.
Vous ne pouvez envoyer qu'une seule demande par relevé toutes les 12 heures. Si une demande a déjà été envoyée, Factures manquantes est indisponible jusqu'à la fin du délai.
Les demandes de factures manquantes sont envoyées depuis no-reply@notifications.app.dext.com. Les réponses à cette adresse ne sont pas prises en compte.
Si vous ne souhaitez pas envoyer l'e-mail au fournisseur, cliquez sur Exporter pour télécharger la demande.
Signaler une erreur d'extraction
Si vous constatez un problème sur un relevé, essayez d'abord de le soumettre à nouveau. Si le problème persiste, cliquez sur Signaler une erreur en haut de la page.
Important : Signaler une erreur exclut l'élément de votre comptage d'éléments traités. Cette action vous empêche également de consulter les lignes extraites, de marquer l'élément comme réconcilié ou d'envoyer des demandes de factures manquantes.
Réconcilier ou archiver un relevé fournisseur
Une fois que vous avez terminé de travailler sur un relevé, vous pouvez le retirer de la boîte de réception Relevés fournisseurs.
Pour archiver un relevé :
Sélectionnez le relevé dans la boîte de réception.
Cliquez sur Archiver.
Le relevé est déplacé dans l'onglet Archives avec le statut Archivé.
Pour marquer un relevé comme réconcilié :
Sélectionnez le relevé dans la boîte de réception.
Cliquez sur Marquer comme réconcilié.
Le relevé est déplacé dans l'onglet Archives avec le statut Réconcilié.
Questions fréquentes
Est-il possible d'exporter des relevés fournisseurs en masse ?
Est-il possible d'exporter des relevés fournisseurs en masse ?
Non, les relevés fournisseurs ne peuvent être exportés qu'un par un. Pour exporter un relevé, ouvrez-le et cliquez sur Exporter en haut de la page.
Comment savoir quels dossiers utilisent l'extraction de relevés fournisseurs ?
Comment savoir quels dossiers utilisent l'extraction de relevés fournisseurs ?
Vous pouvez suivre l'utilisation de l'extraction de relevés fournisseurs au niveau du cabinet depuis Paramètres du cabinet > Abonnement > Voir utilisation clients. Choisissez la période en haut à droite et consultez la colonne Extraction de relevés fournisseurs. Vous pouvez exporter ce rapport au format CSV.
Ai-je un quota de relevés fournisseurs avant facturation d'un supplément ?
Ai-je un quota de relevés fournisseurs avant facturation d'un supplément ?
Oui, chaque formule Dext inclut un quota gratuit de relevés fournisseurs. Une fois ce quota dépassé, chaque relevé supplémentaire traité est facturé.
Vous pouvez également acheter des packs d'extraction de relevés fournisseurs en option. Pour consulter votre quota et les tarifs, allez dans Paramètres du dossier ou Paramètres du cabinet > Abonnement.
Pourquoi Dext indique-t-il qu'un élément est dans mon logiciel comptable mais pas sur le relevé ?
Pourquoi Dext indique-t-il qu'un élément est dans mon logiciel comptable mais pas sur le relevé ?
Si un élément affiche le statut Pièce manquante, Dext l'a trouvé dans le rapport comptabilité fournisseurs de votre logiciel comptable, mais il ne figure pas sur le relevé fournisseur. Dext inclut ces éléments pour vous montrer les autres factures impayées du même fournisseur.
Si tous les autres éléments correspondent correctement, vous pouvez tout de même réconcilier le relevé, même lorsque certaines lignes apparaissent comme Pièce manquante.
Comment déplacer une facture des Relevés fournisseurs vers la boîte de réception Achats ?
Comment déplacer une facture des Relevés fournisseurs vers la boîte de réception Achats ?
Il n'est pas possible de déplacer des éléments depuis Relevés fournisseurs vers Achats. Seul le sens inverse est disponible.
Solution de contournement : Exportez le fichier du relevé fournisseur à l'aide de l'icône de téléchargement, importez-le dans Achats, puis supprimez-le de l'espace Relevés fournisseurs.
Si vous souhaitez que cette fonctionnalité soit ajoutée, soumettez une demande via Ressources (?) en haut à droite de votre compte > Suggérer une fonctionnalité.
Peut-on importer des relevés fournisseurs par e-mail ?
Peut-on importer des relevés fournisseurs par e-mail ?
Non, les relevés fournisseurs ne peuvent pas être importés par e-mail. Importez-les uniquement via le bouton Ajouter des documents dans votre compte Dext.