La gestion des documents électroniques est devenue un enjeu essentiel pour toutes les entreprises. Or, vos clients ont souvent du mal à structurer et centraliser leurs documents administratifs (baux, contrats, assurances, attestations, déclarations, KBIS, etc.).
Avec la GED Intelligente de Dext, vous proposez un espace sécurisé, intelligent et collaboratif pour organiser et exploiter ces documents facilement — bien au-delà des factures et petits tickets.
Cette fonctionnalité renforce votre accompagnement et simplifie la gestion administrative quotidienne de vos clients.
1. Qu'est-ce que la GED Intelligente sur Dext ?
La GED Intelligente est un espace intégré à Dext où vous pouvez :
Centraliser tous types de documents professionnels.
Profiter d'un stockage sécurisé (ISO27001).
Bénéficier d'une analyse intelligente par IA : résumés, tags automatiques, dates d'échéance.
Structurer l'information par arborescence de dossiers.
Gérer finement les accès et conserver un historique d'audit complet.
2. Comment accéder à l'espace Documents (GED) ?
1. Connectez-vous à votre compte Dext.
2. Accédez au dossier personnel du cabinet ou à un dossier client
3. Dans le menu latéral, cliquez sur 'Documents'.
Chaque client dispose de son propre espace Documents distinct.
3. Comment ajouter des documents dans la GED Intelligente ?
Depuis la Boîte de Réception des Achats & Ventes
Il arrive souvent que vos clients déposent dans les espaces toutes sortes de documents qui ne relèvent pas de la comptabilité directe : contrats, attestations, etc. Pour bien organiser ces éléments :
1. Cochez les documents concernés dans la Boîte de réception ou dans les Archives.
2. Cliquez sur 'Déplacer vers' puis 'L'espace Documents'.
Par téléchargement direct
1. Cliquez sur 'Ajouter des documents' dans Dext.
2. Dans le volet 'Documents', importez un ou plusieurs fichiers depuis votre ordinateur.
Vous pouvez aussi glisser-déposer des fichiers dans l'encadré pointillé vert.
Capacité de Stockage :
Chaque client dispose de 500 Mo gratuits par défaut, avec la possibilité d'étendre à 5 Go via l'option GED Pro (voir Section 7).
4. Comment fonctionne l'analyse de la GED Intelligente ?
Lorsqu'un document est déposé dans l'espace Documents, Dext procède à une analyse complète de son contenu pour en extraire et générer des informations clés.
Chaque traitement utilise 1 crédit IA.
En ouvrant un document, vous retrouvez sur la partie droite de l'écran plusieurs informations importantes :
Emplacement : vous visualisez dans quel dossier ou sous-dossier se trouve le document. Il est possible de modifier facilement son emplacement pour mieux organiser votre classement.
Nom du fichier : vous voyez le nom du fichier comme déposé, ainsi qu'un nom proposé par Dext si celui initial n'était pas suffisamment explicite.
Informations sur le fichier : la date d'import, l'utilisateur qui a importé le document et la taille du fichier sont affichés pour assurer un meilleur suivi et la gestion du stockage.
Ensuite, Dext affiche ce qu'il a généré automatiquement :
Résumé : une synthèse du contenu du document générée par l'IA.
Description : un court descriptif que vous pouvez compléter ou modifier selon vos besoins.
Date d'échéance : si une échéance est identifiée dans le document comme la fin d'un contrat d'assurance, elle est extraite et affichée.
Un espace Note est également disponible pour ajouter toute information complémentaire. Si configurés, des tags automatiques peuvent être appliqués au document pour faciliter un classement systématique, comme pour les fiches de paie.
Enfin, via l'onglet Historique, vous accédez à la liste complète des actions réalisées sur le document (création, modification, consultation, suppression). Cela garantit une traçabilité fiable pour répondre aux exigences de sécurité et de conformité.
Surveiller les échéances avec l'onglet "À réviser"
Certaines échéances doivent être suivies attentivement, comme par exemple la fin d'un contrat d'assurance. Dext vous permet de mettre en place des rappels :
1. Cliquez sur le drapeau pour marquer le document à surveiller.
2. Le document apparaîtra automatiquement dans l'onglet 'À réviser'.
5. Comment structurer l’espace Documents ?
Créer une arborescence personnalisée
1. Accédez à l'onglet 'Dossiers' de la GED Intelligente.
2. Cliquez sur 'Créer'.
3. Créez des sous-dossiers selon les catégories (TVA, RH, Assurances...).
4. Glissez ensuite les fichiers dans les bons emplacements grâce au bouton 'Déplacer'.
Créer une structure par défaut pour la GED Intelligente de vos clients
Depuis la Vue Cabinet, vous pouvez pré-configurer l'espace Documents de vos clients en créant et en appliquant des modèles d'arborescence. Pour cela :
1. Accédez à la page 'Paramètres du cabinet'
2. Cliquez sur la section 'Espace Documents' dans le menu latéral
3. Donnez un nom puis cliquez sur 'Ajouter ce modèle'.
4. Sous la colonne 'Modèles par défaut', vous pouvez sélectionner quel modèle vous souhaitez appliquer automatiquement aux nouveaux dossiers clients.
5. Sous la colonne 'Dossiers', cliquez sur 'Modifier' pour créer une arborescence avec des dossiers et sous-dossiers à appliquer à l’espace 'Documents' de plusieurs clients. Cliquez ensuite sur 'Enregistrer'.
6. Sous la colonne 'Tags', en cliquant sur 'Modifier', vous pourrez configurer des étiquettes intelligentes à appliquer sur plusieurs dossiers.
Sous 'Nom', saisissez le libellé du tag à appliquer.
Sous 'Règle(s)' détaillez comment l'IA doit reconnaître le type de document à étiqueter.
Notre OCR identifie automatiquement les mots clés du fichier, permettant un classement rapide et pertinent. Les étiquettes sont visibles depuis l'onglet 'Tous les documents'.
7. Enfin, avec le bouton 'Appliquer', vous pouvez affecter manuellement un modèle à un ou plusieurs dossiers clients existants, ou l'appliquer à tous les dossiers en un clic.
Faire des recherches avancées
Pour retrouver rapidement un document, utilisez le Filtre en haut du tableau Documents.
Astuce :
Vous pouvez utiliser le bouton 'Paramètres Tableau' pour personnaliser l'affichage des colonnes de l'espace Documents.
6. Comment gérer les accès et la sécurité des données
Dans l'espace 'Documents', tout le monde peut déposer des documents.
Les utilisateurs du cabinet ont un accès complet à l'ensemble des fichiers.
Cependant, pour vos clients, seuls les utilisateurs avec le rôle Administrateur ou Chef d'équipe voient tous les fichiers.
Les utilisateurs standards ne voient par défaut que leurs propres documents.
Un administrateur a la possibilité de donner des droits spécifiques de consultation ou modification en cliquant sur 'Actions' puis 'Voir les accès'.
On peut ensuite ajuster les permissions individuellement.
7. Quelles sont les formules de tarification
La GED Intelligente de Dext est disponible selon deux formules :
Version GED Intelligente Standard (Gratuit)
500 Mo de stockage gratuit par client.
50 crédits IA gratuits par an.
Utilisateurs illimités
Version GED Intelligente Pro (Payante - Offerte jusqu'au 28 Juillet !)
2€ par client et par mois (HT).
5 Go de stockage par client.
5 crédits IA mensuels par client, soit 60 par an.
Utilisateurs illimités
Contrôle granulaire des accès aux fichiers par utilisateur.
Journaux d'audit détaillés sur les consultations et les modifications apportées aux fichiers.
Version GED Intelligente Freemium pour les Entreprises (Gratuit)
500 Mo de stockage par compte Dext
5 crédits IA par mois
1 crédit IA permet de traiter 1 document par IA, créant un résumé et des étiquettes intelligentes pour ce document