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Gestion des devis dans Dext (cabinets)

Créez, envoyez et convertissez des devis dans Dext. Gérez chaque étape du cycle de vie, de la création jusqu'à la conversion en facture.

Écrit par Albena

Dext permet de gérer l’ensemble du cycle de vie d’un devis, de sa création à sa conversion en facture. Les devis peuvent être envoyés directement depuis la plateforme et, une fois acceptés, transformés en factures de vente en quelques clics.

Important : Certaines fonctionnalités décrites dans cet article font partie de la nouvelle expérience de facturation du module Ventes (bêta). Vous pouvez y accéder depuis la bannière en haut de la page Ventes.

Avant de commencer

Avant de créer un devis et de le transformer en facture de vente, assurez-vous que les éléments suivants sont correctement configurés :

Accéder et naviguer dans la page Devis

La gestion des devis est accessible depuis Ventes > Devis.

La page Devis comprend six onglets :

  • Tous : ensemble des devis existants, hors devis archivés

  • Brouillons : devis créés, non envoyés ou non finalisés

  • Envoyés : devis adressés aux clients par e-mail depuis Dext ou téléchargés en format PDF

  • Rejetés : devis rejetés par les clients ou dont le statut a été changé manuellement en Rejeté

  • Acceptés : devis acceptés par les clients ou dont le statut a été changé manuellement en Accepté

  • Archives : devis archivés

Page Devis affichant les onglets Tous, Brouillons, Envoyés, Rejetés, Acceptés et Archives avec la liste des devis et leurs statuts.

Ces onglets permettent de consulter et d’organiser les devis selon leur statut.
Le statut de chaque devis est également affiché dans la colonne Statut de la liste.

Créer un devis

1. Ouvrez le module Ventes, puis cliquez sur Devis.

2. Cliquez sur le bouton Créer un devis pour générer un brouillon.

Page Devis avec le bouton Créer un devis visible en haut à droite.

3. Sélectionnez un client dans la liste, ou créez-en un nouveau en saisissant son

nom, puis en cliquant sur + Ajouter.

Écran de création d’un devis avec sélection du client.

Renseignez les informations du client (adresse, e-mail, etc.), puis cliquez sur Ajouter.

Fenêtre Ajouter un nouveau client affichant le formulaire Informations client avec les champs Nom de la société ou nom du client, Adresse e-mail, N° SIREN, N° TVA intracommunautaire, Modalités de paiement et Mentions particulières.

Vous pouvez gérer ou importer la liste de clients depuis Ventes > Liste des clients.

4. Modifiez le numéro du devis si nécessaire.

Le numéro est attribué automatiquement selon la séquence configurée. Pour le modifier, cliquez directement sur le numéro affiché dans l’en-tête du devis.

Champ du numéro de devis avec l’icône de modification permettant de modifier le numéro du document.

5. Vérifiez la Date du devis et la Date d’expiration. Vous pouvez modifier ces dates

via l’icône Calendrier.

Champs Date du devis et Date d’expiration affichés avec le calendrier ouvert pour la Date du devis.

La date d’expiration définit jusqu’à quand le devis peut être accepté et converti en facture.

6. Ajoutez les produits ou services inclus dans l’offre.

Si le produit ou service n’existe pas, saisissez son nom dans la colonne Produit/Service, puis cliquez sur + Ajouter.

Menu déroulant Produit/Service avec l’option Ajouter un nouveau produit ou service après une recherche sans résultat.

Renseignez les informations requises et cliquez sur Ajouter pour l’enregistrer dans le catalogue.

Fenêtre Ajouter un produit ou service avec les champs pour la référence, le nom, le type, la description, le prix unitaire, la TVA et le compte de produit.

Vous pouvez également gérer ou importer les produits et services depuis Paramètres du dossier > Plan comptable > Produits et services ou Ventes > Produits et services.

7. Renseignez la Description, la Quantité, le Prix unitaire, la TVA (%) et, si

nécessaire, la Remise (%).

8. Cliquez sur + Ajouter un article pour ajouter une ligne supplémentaire au devis.

Écran de création d’un devis avec ligne de produit complétée, champ Remise (%) renseigné et bouton + Ajouter un article visible sous la liste des articles.

9. Utilisez l’encart Notes en bas de la page pour détailler l’offre ou ajouter des

conditions particulières.

10. Une fois le devis complété, enregistrez-le en brouillon ou envoyez-le

directement.

Note :

  • La duplication de devis n'est pas encore disponible dans Dext. Pour soutenir l'implémentation de cette fonctionnalité, vous pouvez voter pour ce retour client.

  • Il n'est pas actuellement possible de créer un devis dont les montants sont nuls ou négatifs. Pour suggérer cette évolution, accédez au menu déroulant Ressources en haut à droite, puis sélectionnez Suggérer une fonctionnalité.

Enregistrer ou envoyer un devis

Une fois le devis complété, vous pouvez l'enregistrer en tant que brouillon pour y revenir plus tard, ou l'envoyer directement au client.

Enregistrer un brouillon

Cliquez sur Enregistrer le brouillon pour sauvegarder le devis sans l'envoyer. Retrouvez-le dans Ventes > Devis > Brouillons pour le modifier ou l'envoyer plus tard.

Envoyer le devis

Avant l'envoi, cliquez sur Voir le PDF pour prévisualiser les informations qui seront communiquées au client.

Note : La mention Généré avec Dext s'affiche en bas du PDF du devis. Vous pouvez l'activer ou la désactiver depuis Paramètres du dossier > Factures de vente > Personnalisation. Ce paramètre n'a pas d'effet rétroactif sur les documents déjà finalisés.

Selon votre point de départ, accédez à l'option d'envoi de l'une de ces deux façons :

  • Depuis la page de création : cliquez sur Envoyer le devis.

  • Depuis un brouillon : accédez à Ventes > Devis > Brouillons, ouvrez le devis concerné et cliquez sur Envoyer.

Dans les deux cas, la fenêtre Partager un devis s'ouvre. Elle rappelle la date d'expiration du devis et propose deux options d'envoi.

Fenêtre Partager un devis avec deux options : Envoyer par e-mail via Dext et Télécharger le devis au format PDF.

Envoyer par e-mail via Dext

  1. Sélectionnez Envoyer par e-mail via Dext, puis cliquez sur Confirmer.

  2. Dans la fenêtre Envoyer un devis, renseignez les champs suivants :

    • Adresse e-mail du client : adresse principale du destinataire.

    • Autres destinataires : ajoutez des destinataires en copie, séparés par une virgule.

    • Recevoir une copie : activez cette option pour recevoir une copie à l'adresse e-mail de votre compte Dext.

    • Objet de l'e-mail et E-mail : modifiez l'objet et le contenu du message si nécessaire.

  3. Cliquez sur Envoyer.

Fenêtre Envoyer un devis avec les champs Adresse e-mail, Autres destinataires, Recevoir une copie et Objet de l'e-mail.

Le client reçoit un e-mail contenant un lien Voir le devis, lui permettant d'accepter ou de refuser le devis en ligne, sans connexion à Dext.

E-mail reçu par le client contenant un bouton Voir le devis.

En cas de refus, il peut ajouter un commentaire, visible dans l'onglet Historique du devis.

Onglet Historique d’un devis montrant une modification de statut et un commentaire du client.

Télécharger au format PDF

Sélectionnez Télécharger le devis au format PDF, puis cliquez sur Confirmer. Le devis est enregistré sur votre ordinateur pour l'envoyer par vos propres moyens.

Le statut du devis passe automatiquement à En attente une fois envoyé par e-mail ou téléchargé au format PDF.

Modifier un devis

Les devis peuvent être modifiés en cas d’erreur ou de changement dans l’offre initiale.

Important : Seuls les devis en statut Brouillon, En attente, Rejeté ou Expiré peuvent être modifiés. Un devis accepté ou archivé ne peut plus être modifié.

Pour modifier un devis :

  1. Rendez-vous dans l’onglet Ventes.

  2. Accédez au devis concerné.

  3. Cliquez sur Modifier.

Vue détaillée d’un devis en statut En attente avec actions disponibles Modifier, Envoyer et Marquer comme.

4. Apportez les modifications souhaitées.

5. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page.

Boutons Enregistrer le brouillon et Envoyer le devis en haut de la page de création.

Supprimer un devis

Seuls les devis en statut Brouillon peuvent être supprimés.

Pour supprimer un devis :

  1. Accédez à Ventes > Devis > Brouillons.

  2. Ouvrez le devis concerné.

  3. Cliquez sur Supprimer en haut de la page.

Page de détail d’un devis en statut Brouillon avec le bouton Supprimer visible.

Important : La suppression est définitive. Une fois le brouillon supprimé, il ne peut pas être restauré.

Suivre et mettre à jour le statut d'un devis

Le statut d'un devis reflète son avancement dans le cycle de vie. Dext met à jour le statut automatiquement, mais vous pouvez aussi le modifier manuellement.

Statuts disponibles

  • Brouillon : le devis n'a pas encore été envoyé.

  • En attente : le devis a été envoyé par e-mail ou téléchargé au format PDF.

  • Accepté : le client a validé le devis.

  • Rejeté : le client a refusé le devis. Il peut ajouter un commentaire, visible dans l'onglet Historique du devis.

  • Expiré : la date d'expiration est dépassée et aucune action n'a été effectuée.

Mettre à jour le statut manuellement

Si le client ne valide pas le devis depuis l'e-mail, vous pouvez mettre à jour le statut manuellement :

  1. Ouvrez le devis concerné.

  2. Cliquez sur Marquer comme.

  3. Sélectionnez le statut approprié.

Menu déroulant Marquer comme affichant les options En attente, Accepté et Rejeté.

Convertir un devis en facture

Seuls les devis en statut Accepté peuvent être convertis en facture de vente ou en facture d'acompte.
​

Pour convertir un devis en facture :

  1. Ouvrez le devis concerné.

  2. Sélectionnez le type de document à créer :

    • Cliquez sur Convertir en facture pour créer une facture de vente.

    • Cliquez sur Convertir en facture d'acompte pour créer une facture d'acompte (bêta).

Page de détail d'un devis accepté avec les boutons Convertir en facture et Convertir en facture d'acompte en haut de la page.

Note : Le bouton Convertir en facture d'acompte est disponible uniquement pour les cabinets ayant activé la nouvelle version du module de facturation. Pour l'activer, consultez Utiliser le module Ventes dans Dext.

3. Vérifiez le contenu de la facture, apportez les modifications nécessaires, puis

finalisez la facture.

Écran de facture de vente générée à partir d’un devis avec bouton Finaliser la facture.

4. Choisissez comment envoyer la facture :

  • Envoyer par e-mail

  • Télécharger au format PDF

  • Ne pas envoyer pour l'instant

Fenêtre de confirmation Finaliser la facture avec options d’envoi par e-mail, téléchargement PDF ou ne pas envoyer.

Si vous sélectionnez Ne pas envoyer pour l'instant, vous pouvez envoyer la facture ultérieurement :

  • Depuis Ventes > Factures créées si vous avez activé la nouvelle version du module de facturation (bêta).

  • Depuis Ventes > Factures importées > Boîte de réception si vous utilisez la version standard.

Liste des factures émises dans Ventes avec le menu Outils ouvert et l’option Envoyer par e-mail sélectionnée pour une facture.

Filtrer et rechercher un devis

Vous pouvez retrouver un devis grâce aux filtres situés en haut à droite de la page Devis. Il est possible de filtrer par :

  • Client

  • Montant

  • Statut

  • N° du devis

Fenêtre Recherche avancée avec filtres Client, Montant, Statut et Numéro du document.
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