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Gestion des devis dans Dext (cabinets)

Créer, envoyer et convertir des devis dans Dext. Suivre leur statut et gérer chaque étape jusqu’à la facture.

Écrit par Albena
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Dext permet de gérer l’ensemble du cycle de vie d’un devis, de sa création à sa conversion en facture. Les devis peuvent être envoyés directement depuis la plateforme et, une fois acceptés, transformés en factures de vente en quelques clics.

Cet article détaille les étapes de création, de modification, d’envoi, de conversion et de suivi des devis.

Important : Certaines fonctionnalités décrites dans cet article font partie de la nouvelle expérience de facturation du module Ventes (bêta). Vous pouvez y accéder depuis la bannière en haut de la page Ventes.

Avant de commencer

Avant de créer un devis et de le transformer en facture de vente, assurez-vous que les éléments suivants sont correctement configurés :

Accéder et naviguer dans la page Devis

La gestion des devis est accessible depuis Ventes > Devis.

La page Devis comprend six onglets :

  • Tous : ensemble des devis existants, hors devis archivés

  • Brouillons : devis créés, non envoyés ou non finalisés

  • Envoyés : devis adressés aux clients par e-mail depuis Dext ou téléchargés en format PDF

  • Rejetés : devis rejetés par les clients ou dont le statut a été changé manuellement en Rejeté

  • Acceptés : devis acceptés par les clients ou dont le statut a été changé manuellement en Accepté

  • Archives : devis archivés

Page Devis affichant les onglets Tous, Brouillons, Envoyés, Rejetés, Acceptés et Archives avec la liste des devis et leurs statuts.

Ces onglets permettent de consulter et d’organiser les devis selon leur statut.
Le statut de chaque devis est également affiché dans la colonne Statut de la liste.

Créer un devis

1. Ouvrez le module Ventes, puis cliquez sur Devis.

2. Cliquez sur le bouton Créer un devis pour générer un brouillon.

Page Devis avec le bouton Créer un devis visible en haut à droite.

3. Sélectionnez un client dans la liste, ou créez-en un nouveau en saisissant son

nom, puis en cliquant sur + Ajouter.

Écran de création d’un devis avec sélection du client.

Renseignez les informations du client (adresse, e-mail, etc.), puis cliquez sur Ajouter.

Fenêtre Ajouter un nouveau client affichant le formulaire Informations client avec les champs Nom de la société ou nom du client, Adresse e-mail, N° SIREN, N° TVA intracommunautaire, Modalités de paiement et Mentions particulières.

Vous pouvez gérer ou importer la liste de clients depuis Ventes > Liste des clients.

4. Modifiez le numéro du devis si nécessaire.

Le numéro est attribué automatiquement selon la séquence configurée. Pour le modifier, cliquez directement sur le numéro affiché dans l’en-tête du devis.

Champ du numéro de devis avec l’icône de modification permettant de modifier le numéro du document.

5. Vérifiez la Date du devis et la Date d’expiration. Vous pouvez modifier ces dates

via l’icône Calendrier.

Champs Date du devis et Date d’expiration affichés avec le calendrier ouvert pour la Date du devis.

La date d’expiration définit jusqu’à quand le devis peut être accepté et converti en facture.

6. Ajoutez les produits ou services inclus dans l’offre.

Si le produit ou service n’existe pas, saisissez son nom dans la colonne Produit/Service, puis cliquez sur + Ajouter.

Menu déroulant Produit/Service avec l’option Ajouter un nouveau produit ou service après une recherche sans résultat.

Renseignez les informations requises et cliquez sur Ajouter pour l’enregistrer dans le catalogue.

Fenêtre Ajouter un produit ou service avec les champs pour la référence, le nom, le type, la description, le prix unitaire, la TVA et le compte de produit.

Vous pouvez également gérer ou importer les produits et services depuis Paramètres du dossier > Plan comptable > Produits et services ou Ventes > Produits et services.

7. Renseignez la Description, la Quantité, le Prix unitaire, la TVA (%) et, si

nécessaire, la Remise (%).

8. Cliquez sur + Ajouter un article pour ajouter une ligne supplémentaire au devis.

Écran de création d’un devis avec ligne de produit complétée, champ Remise (%) renseigné et bouton + Ajouter un article visible sous la liste des articles.

9. Utilisez l’encart Notes en bas de la page pour détailler l’offre ou ajouter des conditions particulières.

Une fois le devis complété, vous pouvez l’enregistrer en brouillon ou l’envoyer au client.

Modifier un devis

Les devis peuvent être modifiés en cas d’erreur ou de changement dans l’offre initiale.

Important : Seuls les devis en statut Brouillon, En attente ou Rejeté peuvent être modifiés.

Un devis accepté ou archivé ne peut plus être modifié. Les ajustements restent possibles lors de la conversion en facture ou via la création d’un nouveau devis.

Pour modifier un devis :

  1. Rendez-vous dans l’onglet Ventes.

  2. Accédez au devis concerné.

  3. Cliquez sur Modifier.

Vue détaillée d’un devis en statut En attente avec actions disponibles Modifier, Envoyer et Marquer comme.

4. Apportez les modifications souhaitées.

5. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page.

Boutons Enregistrer le brouillon et Envoyer le devis en haut de la page de création.

Envoyer un devis

Une fois le devis complété, vous pouvez l’envoyer par e-mail ou le télécharger en PDF. Son statut passe automatiquement de Brouillon à En attente.

Avant l’envoi, vous pouvez prévisualiser le devis en cliquant sur Voir le PDF afin de vérifier les informations qui seront envoyées au client.

Note : La mention Généré avec Dext, affichée en bas du PDF du devis, peut être activée ou désactivée depuis Paramètres du dossier > Factures de vente > Personnalisation. Ce paramètre n’a pas d’effet rétroactif sur les documents déjà finalisés.

Envoyer un devis par e-mail

  1. Accédez à Ventes > Devis.

  2. Ouvrez le devis concerné.

  3. Cliquez sur Envoyer le devis.

  4. Saisissez l’adresse e-mail du destinataire, personnalisez le message si nécessaire, puis cliquez sur Envoyer.

    Vous pouvez également vous envoyer une copie.

Le client reçoit un e-mail contenant un lien Voir le devis, lui permettant d’accepter ou de refuser en ligne, sans connexion à Dext.

E-mail reçu par le client contenant un bouton Voir le devis.

Mise à jour du statut

Une fois le devis accepté, son statut se met automatiquement à jour.

Si le client ne valide pas le devis depuis l’e-mail, vous pouvez mettre à jour le statut manuellement :

  1. Ouvrez le devis concerné.

  2. Cliquez sur Marquer comme.

  3. Sélectionnez le statut approprié.

Menu déroulant Marquer comme affichant les options En attente, Accepté et Rejeté.

En cas de refus, le client peut ajouter un commentaire. Ce commentaire apparaît dans le devis, sous l’onglet Historique.

Onglet Historique d’un devis montrant une modification de statut et un commentaire du client.

Convertir un devis en facture

Seuls les devis en statut Accepté peuvent être transformés en facture de vente.

Pour convertir un devis en facture :

1. Ouvrez le devis concerné.

2. Cliquez sur Convertir en facture.

Devis en statut Accepté avec bouton Convertir en facture.

3. Vérifiez le contenu de la facture, apportez les modifications nécessaires, puis

finalisez la facture.

Écran de facture de vente générée à partir d’un devis avec bouton Finaliser la facture.

Lors de la finalisation, vous pouvez :

  • envoyer la facture par e-mail

  • la télécharger en PDF

  • choisir Ne pas envoyer pour l’instant

Fenêtre de confirmation Finaliser la facture avec options d’envoi par e-mail, téléchargement PDF ou ne pas envoyer.

Si vous sélectionnez Ne pas envoyer pour l’instant, vous pourrez envoyer la facture ultérieurement depuis Ventes > Factures créées.

Liste des factures émises dans Ventes avec le menu Outils ouvert et l’option Envoyer par e-mail sélectionnée pour une facture.

Suivre le statut d’un devis

Les devis peuvent avoir plusieurs statuts :

  • Brouillon : le devis n’a pas encore été envoyé

  • En attente : le devis a été envoyé par e-mail ou téléchargé en format PDF

  • Accepté : le client a validé le devis

  • Rejeté : le client a refusé le devis, avec commentaire possible

  • Expiré : date d’expiration dépassée, aucune action effectuée

Filtrer et rechercher un devis

Vous pouvez retrouver un devis grâce aux filtres situés en haut à droite de la page Devis. Il est possible de filtrer par :

  • Client

  • Montant

  • Statut

  • N° du devis

Fenêtre Recherche avancée avec filtres Client, Montant, Statut et Numéro du document.

Supprimer un devis

Seuls les devis en statut Brouillon peuvent être supprimés.

Pour supprimer un devis :

  1. Accédez à Ventes > Devis > Brouillons.

  2. Ouvrez le devis concerné.

  3. Cliquez sur Supprimer en haut de la page.

Page de détail d’un devis en statut Brouillon avec le bouton Supprimer visible.

Important : La suppression est définitive. Une fois le brouillon supprimé, il ne peut pas être restauré.

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