Le rapprochement bancaire dans Dext relie les transactions bancaires aux documents d'achat et de vente, garantissant l'exactitude des enregistrements financiers et la traçabilité de chaque transaction. Rapprocher une transaction marque le document comme payé et évite les doublons lors de l'export ou de la publication des écritures.
Le rapprochement bancaire est particulièrement utile pour les dossiers clients qui utilisent la comptabilité de trésorerie.
Dext propose trois méthodes : le rapprochement automatique, l'acceptation des correspondances en masse et le rapprochement manuel.
Important : Seuls les Administrateurs Principaux et les Chefs d'équipe d'un compte client ou un collaborateur du cabinet gérant un dossier client peuvent accéder au module Banque.
Avant de commencer
Les factures et les transactions bancaires doivent être présentes dans Dext avant de procéder au rapprochement :
pour les factures : dépôt de pièces comptables
pour les transactions bancaires : dépôt de relevés bancaires ou récupération bancaire
Correspondances suggérées par Dext
Le rapprochement automatique et l'acceptation des correspondances en masse reposent sur des correspondances suggérées par Dext. Ces suggestions s'appliquent aux documents d'achat et de vente datant de jusqu'à 18 mois.
Une correspondance est proposée lorsque :
le montant total correspond exactement au montant de la transaction
le paiement a été effectué dans les 90 jours suivant la date du document (si aucune date d'échéance n'est définie)
le paiement a été effectué dans les 30 jours suivant la date d'échéance (si une date d'échéance est définie)
Rapprochement automatique
Lorsque Dext détecte une ou plusieurs correspondances potentielles pour une transaction, l'indication Correspondance apparaît dans la colonne Rapprochement.
Dext peut proposer jusqu'à 10 correspondances par transaction. Lorsque plusieurs correspondances sont trouvées, l'indication affiche Correspondances suivie du nombre de suggestions.
Pour examiner et confirmer une correspondance :
Allez dans Banque, puis sélectionnez Transactions.
Repérez les transactions affichant Correspondance dans la colonne Rapprochement.
Placez le curseur sur Correspondance pour afficher la suggestion de rapprochement - la date, le montant et le fournisseur du document suggéré apparaissent, ainsi que deux icônes :
Icône Œil : cliquez dessus pour afficher le détail de la facture suggérée dans un nouvel onglet.
Icône Rapprochement : cliquez dessus pour confirmer le rapprochement entre la transaction et la facture.
Accepter les correspondances en masse
Cette fonctionnalité permet d'accepter en une seule action toutes les transactions ayant exactement une correspondance suggérée. Les transactions avec plusieurs suggestions ou aucune suggestion sont ignorées automatiquement et doivent être rapprochées individuellement.
Un récapitulatif indiquant le nombre de transactions concernées s'affiche avant confirmation.
Important : accepter les correspondances en masse écrase les ventilations existantes sur les transactions concernées.
Pour accepter les correspondances en masse :
Allez dans Banque, puis sélectionnez Transactions.
Cliquez sur Accepter les correspondances.
Vérifiez le récapitulatif - il indique le nombre de transactions pour lesquelles une correspondance a été trouvée.
Cliquez sur Tout accepter pour confirmer.
Rapprochement manuel
Le rapprochement manuel s'applique lorsque Dext n'a pas trouvé de facture correspondant à une transaction. Dans ce cas, le statut À rapprocher apparaît en gris sur la ligne de la transaction.
Allez dans Banque, puis sélectionnez Transactions.
Repérez les transactions avec le statut À rapprocher.
Cliquez sur l'étiquette pour ouvrir la fenêtre Rapprocher.
4. Sélectionnez l'onglet Achats ou Ventes selon le type de pièce à rapprocher.
5. Choisissez une ou plusieurs pièces depuis les boîtes de réception. Utilisez la
barre de recherche pour affiner la sélection.
6. Vérifiez le montant restant, affiché en haut de la fenêtre. En cas de
rapprochement partiel, Dext propose des suggestions pour les pièces restantes
en fonction de ce montant.
7. Cliquez sur Rapprocher pour confirmer.
Si vous rapprochez une ou plusieurs factures dont le total est inférieur au montant de la transaction, Dext affiche automatiquement la fenêtre Différence entre les montants, qui propose deux choix : Ajouter des factures ou Ventiler.
Pour en savoir plus sur les transactions bancaires partiellement rapprochées, consultez Comment traiter une transaction bancaire partiellement rapprochée.
Résultat du rapprochement
Une fois une transaction rapprochée, quel que soit le type de rapprochement utilisé :
La transaction affiche le statut Rapproché dans la colonne Rapprochement de la page Transactions.
Dext applique à la transaction bancaire la même affectation que la facture rapprochée.
Le statut Rapproché est également visible depuis la boîte de réception Achats ou Ventes dans la colonne Rapprochement.
Dans la boîte de réception Achats ou Ventes, ouvrez le document concerné pour consulter l'onglet Détails : le document est marqué comme payé et une section Rapprochement bancaire affiche la date, le montant, la description et le compte bancaire de la transaction correspondante.
Lorsque plusieurs factures sont rapprochées manuellement à une transaction, celles-ci apparaissent en tant que lignes sous la transaction dans Banque > Transactions, avec la ventilation des montants. Le nombre de factures rapprochées s'affiche dans l'étiquette de statut.
Important : vous pouvez rapprocher plusieurs factures à une même transaction, mais il n'est pas possible de rapprocher une même facture à plusieurs transactions.
Pour supprimer un rapprochement, consultez Comment annuler le rapprochement d'une transaction bancaire.
Consulter l'historique d'un rapprochement
Dext enregistre chaque rapprochement sur la page de détails du document concerné. Pour le consulter :
Depuis la boîte de réception Achats ou Ventes, ouvrez le document concerné.
Sélectionnez l'onglet Historique.
Repérez l'entrée indiquant la transaction bancaire et le compte bancaire associés, ainsi que l'utilisateur ayant effectué le rapprochement.
Archiver ensemble une transaction et son document rapprochés
Dans Dext, vous pouvez archiver ensemble une transaction bancaire rapprochée et son document, en une seule étape. Cette option est disponible depuis la page Transactions de l’espace Banque, ainsi que depuis les boîtes de réception Achats et Ventes. Les éléments non rapprochés s’archivent comme d’habitude.
Le comportement dépend du paramètre Toujours archiver les paires correspondantes, désactivé par défaut.
Si le paramètre est désactivé
Lorsque Toujours archiver les paires correspondantes est désactivé, une fenêtre vous demande s’il faut aussi archiver les éléments correspondants. Le titre de la fenêtre, par exemple Archiver 1 pièce, indique le nombre d’éléments que vous archivez. La case à cocher, par exemple Archiver également 1 document correspondant, indique le nombre d’éléments correspondants qui seront archivés avec eux.
Cochez la case pour archiver tous les éléments correspondants, ou décochez-la pour archiver uniquement les éléments sélectionnés. Cliquez ensuite sur Archiver.
Si le paramètre est activé
Lorsque Toujours archiver les paires correspondantes est activé, l’élément correspondant est archivé en même temps, sans question de confirmation. Vous êtes informé des éléments correspondants qui seront archivés.
Archiver plusieurs éléments à la fois
Vous pouvez archiver plusieurs éléments rapprochés à la fois. Dans ce cas, la fenêtre de confirmation indique le nombre d’éléments correspondants concernés.
Activer Toujours archiver les paires correspondantes
Pour ne plus avoir à choisir à chaque archivage, activez Toujours archiver les paires correspondantes dans les paramètres du dossier. Tant que le paramètre est désactivé, la fenêtre de confirmation contient aussi un lien vers ce paramètre.
Depuis le dossier client, allez dans Paramètres du dossier, puis cliquez sur Automatisation.
Dans la section Archivage, activez Toujours archiver les paires correspondantes.
Pour que la question vous soit de nouveau posée, désactivez ce paramètre.