L'affectation automatique attribue un compte de charge à vos nouvelles factures d'achat, sans saisie manuelle de votre part. Elle vous fait gagner du temps sur la comptabilisation des achats récurrents.
Important : Seuls les Administrateurs Principaux et les Chefs d'équipe, ainsi que les experts-comptables ayant accès au dossier concerné, peuvent paramétrer l'affectation automatique des comptes de charges.
Le principe de l'affectation automatique
L'affectation automatique repose sur l'intelligence artificielle pour choisir un compte de charge adapté à chaque facture d'achat. À chaque nouveau document, Dext analyse les informations extraites de la facture. Il tient aussi compte de la façon dont vous avez affecté des documents similaires par le passé.
L'affectation automatique n'est jamais prioritaire sur une règle fournisseur. Elle s'applique uniquement aux factures pour lesquelles aucun compte de charge n'a été défini au niveau du fournisseur dans Dext.
Pour permettre à Dext de proposer une affectation cohérente, assurez-vous d'avoir bien importé votre plan comptable au préalable.
L'affectation automatique fonctionne avec des fournisseurs qui nécessitent d'affecter un seul compte de charge. Dans le cas contraire, créez plutôt des règles de ventilation.
Note : L'affectation automatique ne démarre pas immédiatement. Dext a besoin d'observer votre façon d'affecter les comptes de charges manuellement avant de pouvoir le faire seul. Elle se déclenche une fois que suffisamment de données ont été collectées dans le dossier.
Activer l'affectation automatique
Pour activer l'affectation automatique, choisissez son mode de fonctionnement depuis les paramètres du dossier :
Dans le dossier concerné, allez dans Paramètres du dossier en bas à droite.
Allez dans la section Automatisation du menu des paramètres.
Dans le menu déroulant Affectation automatique, choisissez l'une des options suivantes :
Toujours : Dext affecte automatiquement un compte de charge en fonction de vos habitudes d'affectation passées.
Règles fournisseur : Dext n'affecte un compte de charge que lorsqu'une règle fournisseur en définit un.
Jamais : Dext n'affecte aucun compte de charge automatiquement, même si une règle fournisseur existe.
Choisissez un compte dans le champ Compte par défaut. Ce compte s'applique lorsqu'aucune règle fournisseur n'est en place et que l'affectation automatique ne s'applique pas.
Note : Si un compte de charge a été sélectionné manuellement dans l'application mobile Dext avant l'extraction, Dext conserve cette sélection en priorité. Cette priorité s'applique même si une règle fournisseur existe.
Repérer un compte de charges affecté automatiquement
Lorsqu'un compte de charge a été affecté par l'affectation automatique, une icône apparaît à côté du champ Compte de charge. Elle est visible à deux endroits :
Dans la Boîte de réception, elle apparaît au survol du champ Compte de charge d'une facture.
Sur la vue détaillée d'une facture, elle apparaît au survol du champ Compte de charge.
Vous pouvez modifier le compte de charge suggéré à tout moment, ou créer une règle fournisseur à partir de celui-ci.
Afficher uniquement les factures affectées automatiquement
Pour retrouver rapidement les factures concernées, filtrez la Boîte de réception sur l'affectation automatique :
Dans la Boîte de réception, sélectionnez le symbole Filtre en haut à droite de l'espace.
Sous Affectation des comptes, sélectionnez Imputé automatiquement.
Sélectionnez Appliquer.
Pour en savoir plus sur l'ensemble des automatisations disponibles dans Dext, allez dans Étape 5 : Automatiser le traitement des documents dans Dext.