Utilisez une règle de ventilation pour un fournisseur afin de générer automatiquement des lignes comptables sur les factures.
Une règle de ventilation permet d’appliquer :
Un montant fixe, ou
Un pourcentage du total de la facture
Cette automatisation vous fait gagner du temps et garantit une imputation comptable cohérente.
Visionnez cette courte vidéo pour découvrir comment créer et appliquer une règle de ventilation pour un fournisseur.
Important : Seuls les Administrateurs peuvent créer des règles fournisseurs dans le compte du cabinet.
Types de règles de ventilation disponibles
Une règle de ventilation peut être configurée de deux façons : avec un montant fixe ou avec un pourcentage du total.
Règle avec un montant fixe
Une règle avec montant fixe applique le même montant à chaque facture du fournisseur.
Cette option est adaptée si :
Le montant est identique sur chaque facture
Il s’agit d’un abonnement mensuel fixe
Les frais ne varient pas
Vous utilisez un masque de saisie pour appliquer les mêmes montants
Règle avec un pourcentage du total
Une règle avec pourcentage affecte automatiquement un pourcentage du total de la facture à chaque ligne comptable.
Cette option est adaptée si :
Le montant varie d’une facture à l’autre
Vous répartissez les charges selon une clé fixe (exemple : 70 % / 30 %)
Créer une règle de ventilation
Pour créer une règle de ventilation, accédez à la fiche fournisseur depuis une facture ou depuis la liste des fournisseurs.
Depuis les détails d’une facture
Ouvrez une facture du fournisseur concerné.
Sous le champ Fournisseur, cliquez sur Créer ou modifier une règle fournisseur.
3. La fiche fournisseur s’ouvre dans un nouvel écran. Faites défiler la page, puis
cliquez sur + Créer des règles de ventilation.
4. Sélectionnez le type de règle à créer :
+ Ajouter une règle avec un montant fixe, ou
+ Ajouter une règle avec un pourcentage.
5. Renseignez les informations requises (compte comptable, taux de TVA, montant
ou pourcentage, etc.).
6. Cliquez sur Fait, puis sur Appliquer pour enregistrer la règle.
Note : Lors de la création d’une règle depuis la vue détaillée d’une facture, l’option Appliquer à toutes les factures du fournisseur dans la Boîte de réception est sélectionnée par défaut. Décochez-la si vous souhaitez appliquer la règle uniquement aux nouvelles factures importées.
Depuis la liste des fournisseurs
Vous pouvez également créer une règle depuis la gestion des fournisseurs.
Accédez à Achats > Liste des fournisseurs.
Ouvrez le fournisseur concerné.
Dans la section Règle de ventilation, cliquez sur Ajouter une règle de ventilation.
4. Sélectionnez le type de règle à créer :
+ Ajouter une règle avec un montant fixe, ou
+ Ajouter une règle avec un pourcentage.
5. Renseignez les informations requises (compte comptable, taux de TVA, montant
ou pourcentage, etc.).
6. Cliquez sur Appliquer pour enregistrer la règle.
Note : Les modifications s’appliquent aux factures déjà présentes dans la Boîte de réception ainsi qu’aux nouvelles factures importées pour ce fournisseur, dès qu’il est reconnu lors de l’extraction.
Modifier une règle de ventilation
Pour modifier une règle de ventilation existante, accédez à la fiche fournisseur depuis une facture ou directement depuis la liste des fournisseurs.
Depuis les détails d’une facture
Ouvrez une facture du fournisseur concerné.
Depuis l’onglet Détails, cliquez sur Créer ou modifier une règle fournisseur.
Faites défiler la page jusqu’à la section Activer une règle de ventilation.
Cliquez sur Modifier les règles de ventilation.
5. Apportez les modifications souhaitées.
6. Cliquez sur Fait, puis sur Appliquer.
Depuis la liste des fournisseurs
Accédez à Achats > Liste des fournisseurs.
Ouvrez la fiche du fournisseur concerné.
Faites défiler la page, puis cliquez sur Modifier les règles de ventilation.
4. Apportez les modifications souhaitées.
5. Cliquez sur Appliquer.
Modifier les lignes comptables générées par une règle
Vous pouvez ajuster les lignes comptables d’une facture spécifique sans modifier la règle.
Ouvrez la facture concernée depuis la Boîte de réception des achats.
Depuis l’onglet Détails, faites défiler la page, puis cliquez sur Éditer lignes comptables.
3. Apportez les modifications nécessaires.
4. Cliquez sur Terminer.
Pourquoi je ne peux pas créer une règle de ventilation ?
Vous ne pouvez pas créer de règle de ventilation si la Ventilation Automatique est activée pour le fournisseur concerné.
Pour créer une règle, désactivez d’abord la Ventilation Automatique dans la fiche du fournisseur.