Lorsque vous envoyez un reçu, une facture ou tout autre document financier à Dext, les données sont automatiquement analysées et extraites afin de faciliter votre gestion comptable.
Le délai de traitement peut varier selon le volume de documents en cours d’analyse et les paramètres appliqués à votre compte.
Comment fonctionne l’extraction des données ?
Après l’envoi d’un document, celui-ci est placé dans une file de traitement.
Le moteur d’extraction de Dext analyse automatiquement le document afin d’identifier les informations comptables essentielles. Une fois le traitement terminé, le document apparaît dans la Boîte de réception avec les champs préremplis.
Pendant l’analyse, le document reste visible dans l’onglet En cours de la Boîte de réception.
Quelles données sont extraites ?
Une fois le document analysé, Dext extrait automatiquement les informations suivantes :
L’image du document original
Le type de document (reçu, facture, note de crédit, etc.)
La date d’émission
La date d’échéance
Le numéro du document
Le fournisseur
Le client
La devise
Le montant TTC
Le montant HT
Le montant de la TVA
Le mode de paiement
L’algorithme de Dext peut également proposer automatiquement un compte de charge lorsqu’aucune règle fournisseur ou client n’est configurée.
Note : Le texte intégré dans une image du document (par exemple dans un logo) ne peut pas être extrait automatiquement. Si le nom du fournisseur ou du client apparaît uniquement dans ce type d’image, il ne sera pas détecté.
Où consulter les données extraites ?
Pour afficher les informations extraites :
Accédez à Achats ou Ventes, puis sélectionnez Boîte de réception.
Cliquez sur le document concerné.
Vous accédez à la page de détail du document, où toutes les données extraites sont visibles et peuvent être modifiées si nécessaire.
Comment accéder à un document avant la fin du traitement ?
Si vous devez accéder immédiatement à un document :
Cliquez sur Déplacer vers la Boîte de réception pour arrêter l’extraction et déplacer un document.
Cliquez sur Tout déplacer vers la Boîte de réception pour arrêter l’extraction et déplacer tous les documents.
Vous pourrez ensuite compléter manuellement les informations qui n’ont pas été extraites.
Important : Les règles fournisseur et client sont appliquées pendant l’extraction automatique. Si vous déplacez un document avant la fin du traitement, ces règles peuvent ne pas être appliquées.
Quels sont les délais d’extraction ?
Dans la majorité des cas, l’extraction des données prend environ 30 minutes.
Lors des périodes de forte activité, lorsque de nombreux utilisateurs envoient des documents simultanément, le traitement peut prendre plusieurs heures.
Note : Les documents pour lesquels la ventilation automatique est activée nécessitent un délai supplémentaire. Chaque ligne du document est analysée individuellement, ce qui rallonge le traitement par rapport à une extraction standard.
Pourquoi les délais d’extraction peuvent varier ?
Tous les documents envoyés sont ajoutés à une file de traitement.
La durée d’attente dépend :
Du volume de documents en cours d’analyse
Du nombre d’utilisateurs actifs au moment de l’envoi
De la complexité du document
Si un document est encore en cours d’analyse, il reste accessible dans l’onglet En cours de la Boîte de réception des Achats ou des Ventes.
Comment accélérer l’extraction avec Boost ?
La fonctionnalité Boost permet de prioriser les documents encore en cours de traitement en utilisant l’option Booster mes factures.
Boost déplace le document vers l’avant de la file d’attente afin d’accélérer son analyse.
Que faire si un document reste en cours de traitement ?
Si un document reste en cours de traitement pendant plus de 24 heures, contactez le service client et fournissez :
L’adresse e-mail utilisée pour vous connecter à Dext
Les détails des documents concernés
La date et l’heure de soumission
Ces informations permettront d’accélérer le traitement de votre demande.