Dans Dext, les notes de frais désignent les notes de frais et les indemnités kilométriques soumises par les employés. Avec Dext Paiements, vous pouvez gérer ces dépenses de bout en bout en un seul endroit.
Les employés soumettent des notes de frais et des indemnités kilométriques dans Dext, les responsables les examinent et les valident, puis les notes approuvées sont payées avec Dext Paiements. Ce processus suit le même circuit de validation et de paiement que les factures fournisseurs, ce qui vous donne des contrôles cohérents, une piste d'audit claire et une visibilité complète sur tous les paiements sortants.
La gestion des notes de frais des employés est incluse dans votre abonnement Dext sans coût supplémentaire.
Important : au Canada, Dext Paiements est actuellement proposé en version bêta ouverte aux clients intégrés à QuickBooks Online. Pendant cette période, l'accès à Dext Paiements est gratuit.
Pourquoi payer les notes de frais des employés avec Dext ?
Gérer les notes de frais et les indemnités kilométriques dans Dext vous donne un seul processus fiable, de la saisie jusqu'au paiement.
Voici les principaux avantages :
Un seul circuit de paiement : payez les notes de frais des employés et les factures fournisseurs de la même façon.
Notes de frais regroupées : validez et payez plusieurs dépenses ensemble plutôt qu'un paiement par reçu, grâce à la fonctionnalité Notes de frais dans Dext.
Traitement cohérent : les notes de frais suivent le même circuit de validation et de paiement que les factures fournisseurs.
Meilleur contrôle financier : des approbations claires et une piste d'audit complète avant paiement.
Aucun outil supplémentaire : gérez les dépenses et les paiements dans un seul système.
Comment fonctionne le paiement des notes de frais des employés dans Dext
Les notes de frais et les indemnités kilométriques suivent un parcours simple de bout en bout :
Les employés soumettent des dépenses ou des indemnités kilométriques et créent des notes de frais dans Dext.
Les dépenses sont examinées et validées sous forme de notes de frais regroupées.
Les notes validées sont publiées dans QuickBooks Online sous forme de factures.
Les factures sont importées dans Dext Paiements et payées aux côtés des factures fournisseurs.
Cela garantit que les notes de frais des employés passent bien par le grand livre des fournisseurs et sont incluses dans les règlements groupés.
Soumettre des notes de frais et des indemnités kilométriques
Les employés peuvent créer des notes de frais et des indemnités kilométriques directement dans Dext, notamment en ajoutant des reçus, des documents ou des détails de trajet, et en les associant au bon employé.
Pour savoir comment les employés soumettent leurs dépenses, allez dans les articles suivants :
Note : Au Canada, les indemnités kilométriques suivent le barème publié par l'Agence du revenu du Canada (ARC). Pour connaître les taux en vigueur, allez sur la page du gouvernement du Canada présentant les limites de déduction pour automobile et les taux des avantages relatifs aux frais de fonctionnement pour 2026.
Examiner et valider les notes de frais
Les dépenses soumises peuvent être regroupées en une seule note de frais contenant plusieurs éléments. Cela reflète la façon dont les notes de frais sont généralement traitées et évite de créer un paiement par ligne de dépense.
Les notes de frais peuvent être validées :
avant leur publication dans QuickBooks Online, grâce aux validations de notes de frais ;
après leur publication et avant le paiement, grâce aux circuits de validation des règlements groupés (voir Dext Paiements : circuits de validation des règlements groupés).
Cela vous permet d'appliquer des validations à une étape ou aux deux, selon le niveau de contrôle souhaité.
Les circuits de validation garantissent que les dépenses sont examinées et validées avant paiement, ce qui vous aide à rester conforme et en contrôle.
Publier les notes de frais dans QuickBooks Online
Une fois publiées, les notes de frais et les indemnités kilométriques sont envoyées à QuickBooks Online sous forme de factures. Ces factures apparaissent dans le grand livre des fournisseurs comme n'importe quelle autre facture fournisseur.
Important : les dépenses créées directement dans QuickBooks Online ne passent pas par le grand livre des fournisseurs et ne peuvent pas être importées dans Dext Paiements.
Payer les notes de frais avec Dext Paiements
Les notes de frais publiées peuvent être :
importées dans Dext Paiements ;
incluses dans des règlements groupés ;
payées aux côtés des factures fournisseurs.
Du point de vue des paiements, les notes de frais des employés et les factures fournisseurs sont traitées exactement de la même façon, et vous obtenez une vue complète de tout ce qui est prêt à être payé.
Points importants sur le paiement des notes de frais des employés
Seules les notes de frais et les indemnités kilométriques soumises et envoyées à QuickBooks Online via Dext peuvent être payées avec Dext Paiements.
Les dépenses créées directement dans la fonctionnalité de gestion des notes de frais des employés de QuickBooks Online ne peuvent pas actuellement être importées et payées via Dext. Cela tient à la structure de cette fonctionnalité de QuickBooks Online, et non à une limite de Dext Paiements.
Bonnes pratiques pour gérer le paiement des notes de frais des employés
Pour une expérience optimale :
Utilisez Dext pour toutes les notes de frais et indemnités kilométriques des employés.
Validez les dépenses sous forme de notes regroupées plutôt qu'à l'unité.
Payez les notes de frais des employés et les factures fournisseurs ensemble avec Dext Paiements.
Évitez de mélanger les notes de frais Dext avec la fonctionnalité de gestion des notes de frais des employés de QuickBooks Online.