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Gérer les indemnités kilométriques sur l’application web Dext

Gérez les indemnités kilométriques dans Dext. Ajoutez des véhicules personnels, calculez automatiquement les remboursements selon le barème officiel Légifrance et suivez vos trajets professionnels.

Écrit par Albena
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Les indemnités kilométriques (IK) dans Dext vous permettent d’enregistrer et de calculer rapidement vos déplacements professionnels effectués avec un véhicule personnel.

Dext applique automatiquement le barème officiel publié par Légifrance pour calculer le montant du remboursement. Les taux personnalisés ne sont pas pris en charge.

Disponibilité par pays

Les indemnités kilométriques sont disponibles uniquement dans certaines régions. Si votre compte est configuré dans une région non prise en charge, la fonctionnalité ne sera pas visible.

Les régions actuellement prises en charge sont :

  • Australie

  • Canada

  • France

  • Royaume-Uni

  • États-Unis

Si vous souhaitez que cette fonctionnalité soit disponible dans un autre pays, vous pouvez soumettre une suggestion via UserVoice.

Droits d’accès aux indemnités kilométriques

Dans un compte cabinet, les droits d’accès aux indemnités kilométriques varient selon le rôle attribué à chaque collaborateur.

Administrateurs

Les administrateurs peuvent :

  • Ajouter ou modifier des véhicules pour les utilisateurs du compte

  • Voir l’ensemble des véhicules du compte

  • Soumettre des demandes pour d’autres utilisateurs du compte

  • Voir et modifier toutes les demandes

  • Configurer les paramètres des indemnités kilométriques

Autres utilisateurs

Les collaborateurs qui ne disposent pas du rôle Administrateur peuvent :

  • Ajouter et modifier leurs propres véhicules

  • Voir uniquement leurs véhicules

  • Soumettre leurs propres demandes

  • Modifier leurs demandes soumises

Réglementation et calcul des indemnités kilométriques

Dext utilise exclusivement le barème fiscal officiel français publié par Légifrance.

  • Le calcul est cumulatif sur l’année fiscale

  • Les seuils du barème sont appliqués automatiquement

  • Les taux ne peuvent pas être modifiés

Vous pouvez consulter les taux appliqués dans Paramètres du dossier > Indemnités kilométriques > Barème des véhicules personnels.

Page Paramètres du dossier > Indemnités kilométriques > Barème des véhicules personnels affichant le tableau du barème officiel Légifrance avec les tranches de distance et les montants par kilomètre.

Configurer les paramètres des indemnités kilométriques

Pour configurer les paramètres, allez dans Paramètres du dossier > Indemnités kilométriques.

Depuis cette page, vous pouvez définir :

  • L’unité de distance (kilomètres ou miles)

  • Le compte comptable par défaut

  • Le compte tiers (salarié) par défaut

Page Paramètres du dossier > Indemnités kilométriques affichant les Paramètres par défaut avec l’unité de distance, le compte par défaut, le salarié par défaut, ainsi que la section Barème des véhicules personnels.

Note : Les taux personnalisés ne sont pas disponibles. Dext applique uniquement le barème officiel publié par Légifrance.

Si vous avez besoin de taux spécifiques, vous pouvez soumettre une suggestion via UserVoice.

Ajouter et gérer des véhicules

Avant de créer une demande d’indemnité kilométrique, vous devez ajouter au moins un véhicule personnel.

Ajouter un véhicule

  1. Allez dans Paramètres du dossier > Plan comptable > Véhicules.

  2. Cliquez sur Ajouter.

Page Paramètres du dossier > Plan comptable > Véhicules affichant la liste des véhicules, avec le curseur positionné sur le bouton Ajouter pour créer un nouveau véhicule.

3. Renseignez les informations du véhicule personnel, notamment :

  • Le nom du véhicule

  • L’utilisateur associé (Créé pour)

  • La plaque d’immatriculation

  • Le type de véhicule

  • Le type de carburant

  • La puissance fiscale (CV)

4. Cliquez sur Enregistrer.

Page Nouveau véhicule affichant les champs obligatoires Nom, Propriété, Créé pour, Type, Plaque d’immatriculation, Type de carburant et Puissance fiscale, ainsi que le bouton Enregistrer.

Important : Chaque véhicule doit être associé à un utilisateur existant via le champ Créé pour. Si l’utilisateur n’a pas encore été créé, ajoutez-le avant de créer le véhicule.

Modifier un véhicule

  1. Ouvrez Paramètres du dossier > Plan comptable > Véhicules.

  2. Sélectionnez le véhicule concerné.

  3. Modifiez les informations nécessaires.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

Formulaire Modifier le véhicule dans Dext affichant les champs Nom, Propriété, Créé pour, Type, Plaque d’immatriculation, Type de carburant et Puissance fiscale (CV), avec les boutons Supprimer et Enregistrer en bas de page.

Important : Les modifications s’appliquent uniquement aux nouvelles demandes d’indemnités kilométriques. Les demandes déjà soumises doivent être supprimées et recréées si le barème est impacté.

Supprimer un véhicule

  1. Ouvrez la liste des véhicules.

  2. Sélectionnez le véhicule.

  3. Cliquez sur Supprimer, puis confirmez.

Page Paramètres du dossier > Plan comptable > Véhicules affichant la liste des véhicules enregistrés, avec un véhicule sélectionné et les boutons Ajouter et Supprimer.

Important : La suppression d’un véhicule est définitive. Toutes les demandes d’indemnités kilométriques associées sont supprimées et les kilomètres correspondants sont déduits du total cumulé de l’année fiscale. Les trajets restent visibles dans Achats.

Bonnes pratiques pour nommer les véhicules

  • Utilisez un nom clair et identifiable

  • Adoptez une convention cohérente si plusieurs véhicules sont utilisés

  • Exemple : Marie - Peugeot 208

Une gestion rigoureuse des véhicules permet :

  • D’assurer des calculs conformes au barème fiscal

  • De garantir des demandes précises

  • De faciliter le contrôle comptable

Créer une demande d’indemnité kilométrique

Première demande de l’année fiscale

Votre première demande d’indemnité kilométrique doit inclure la distance totale déjà déclarée pour l’année fiscale en cours, y compris les kilomètres déclarés en dehors de Dext.
Cela permet d’appliquer correctement le barème fiscal lorsque certains seuils sont atteints.
Si vous n’avez déclaré aucun kilomètre auparavant durant l’année fiscale, vous pouvez continuer normalement.

Créer une demande

  1. Allez dans Achats > Indemnités kilométriques.

  2. Cliquez sur Demander un remboursement de frais kilométriques.

Page Achats > Indemnités kilométriques, affichant le bouton Demander un remboursement de frais kilométriques et le bouton Ajouter un véhicule.

Vous pouvez également accéder à cette option via Ajouter des documents > Demander un remboursement.

3. Sélectionnez le véhicule utilisé.

4. Indiquez la date du trajet.

5. Renseignez la destination.

6. Précisez s’il s’agit d’un aller simple ou aller-retour.

7. Vérifiez ou saisissez la distance.

8. Ajoutez une description si nécessaire.

Avant de valider, vous pouvez consulter le montant calculé en cliquant sur Afficher le calcul du trajet.

9. Cliquez sur Créer une demande.

Page Demander un remboursement de frais kilométriques affichant la carte de l’itinéraire, les champs du formulaire et les boutons Afficher le calcul du trajet et Créer une demande.

Après création, la demande apparaît dans la Boîte de réception Achats en tant que pièce comptable.

Modifier ou supprimer une demande d’indemnité kilométrique

Pour modifier ou supprimer un trajet :

  1. Accédez à la pièce comptable depuis Achats.

  2. Ouvrez la demande concernée.

  3. Modifiez les informations ou supprimez la pièce.

Aperçu d’une demande de frais kilométriques dans Achats affichant le résumé du voyage, le détail du calcul, le montant total et les actions Déplacer vers Prêt, Ajouter à une note de frais, Archiver et Supprimer.

Important : Les détails du kilométrage (point de départ, point d’arrivée, véhicule, type de trajet) ne sont pas modifiables après création. Si nécessaire, supprimez la demande et créez-en une nouvelle. La suppression met automatiquement à jour le total cumulé selon le barème fiscal en vigueur.

Ajouter une demande d’indemnité kilométrique à une note de frais

Pour ajouter la demande à une note de frais :

  1. Ouvrez la demande depuis Achats.

  2. Cliquez sur Ajouter à une note de frais.

Vue détaillée d’une demande de frais kilométriques dans Dext avec aperçu du document à gauche, boutons Ajouter à une note de frais, Archiver et Supprimer en haut, et panneau Détails à droite affichant les informations comptables comme la date, le fournisseur et le compte de charge.

3. Sélectionnez la note de frais correspondante ou créez une nouvelle note de frais.

Fenêtre Ajouter 1 facture à une note de frais affichant les options NDF existante et Nouvelle NDF, un menu déroulant pour sélectionner une note de frais, et les boutons Annuler et Ajouter.

Consulter le récapitulatif des indemnités kilométriques

Pour accéder au récapitulatif, allez dans Achats > Indemnités kilométriques.

La page affiche les données pour l’exercice sélectionné et se compose de deux onglets :

  • Résumé

  • Tous les trajets

Important : Dans un compte cabinet, seuls les Administrateurs peuvent voir l’ensemble des véhicules et des trajets de tous les collaborateurs. Les autres collaborateurs voient uniquement leurs propres véhicules et leurs propres trajets.

Résumé

Depuis l’onglet Résumé, vous pouvez :

  • Filtrer par exercice fiscal

  • Grouper par véhicule

  • Grouper par utilisateur

Page Achats > Indemnités kilométriques avec l’onglet Résumé sélectionné, affichant le montant total à rembourser, la distance totale parcourue et le nombre total de trajets, regroupés par véhicule.

Tous les trajets

L’onglet Tous les trajets affiche chaque déplacement enregistré, avec :

  • Date

  • Véhicule

  • Distance

  • Montant calculé

Page Achats > Indemnités kilométriques avec l’onglet Tous les trajets sélectionné, listant les demandes individuelles avec date, trajet, véhicule, utilisateur et montant total.

Vous pouvez :

  • Exporter les trajets au format CSV

  • Filtrer par : Type de voyage, Distance, Total, Date du voyage, Véhicule, Utilisateur.

Panneau Filtrer ouvert depuis l’onglet Tous les trajets, affichant les filtres par type de voyage, distance, total, date du voyage, véhicule et utilisateur, avec les boutons Appliquer et Réinitialiser visibles.

Bonnes pratiques comptables

Pour faciliter le traitement :

  • Utilisez les filtres dans Achats > Recherche avancée et sélectionnez le type Frais Kilométriques

  • Vérifiez les paramètres avant le premier traitement

  • Assurez-vous que les comptes par défaut sont correctement configurés

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