Les notes de frais vous permettent de regrouper et soumettre des dépenses remboursables en un seul endroit. Cet article explique comment en créer une dans Dext depuis la boîte de réception Achats ou directement depuis l'espace Notes de frais.
La vidéo ci-dessous présente les différentes façons de créer une note de frais dans Dext :
Avant de commencer
Avant de créer une note de frais, vérifiez les points suivants.
Les documents à inclure ont été ajoutés à Dext.
Vous avez les droits nécessaires pour créer des notes de frais (voir la section Droits requis ci-dessous).
Les comptes de charges appropriés sont configurés dans Dext. Pour les vérifier ou en ajouter, allez dans Paramètres du dossier > Plan comptable > Comptes généraux.
Droits requis
Pour créer des notes de frais, les collaborateurs doivent disposer des droits appropriés dans Dext.
Comptes cabinets
Les Administrateurs Cabinet et Chefs d'équipe peuvent créer des notes de frais par défaut.
Les Utilisateurs Standard doivent avoir l'option Créer des notes de frais activée sur Oui.
Pour modifier les droits d'un collaborateur, allez dans Équipe > Gérer à droite du nom du collaborateur concerné, puis sélectionnez Modifier les droits d'accès.
Pour en savoir plus sur les rôles disponibles, consultez Gérer les rôles et autorisations des collaborateurs dans Dext (cabinets).
Dossiers clients
Les Administrateurs peuvent créer des notes de frais par défaut.
Les Utilisateurs Standard doivent avoir l'option Créer des notes de frais activée sur Oui.
Pour modifier les droits d'un utilisateur, allez dans Utilisateurs > Gérer à droite du nom de l'utilisateur concerné, puis sélectionnez Modifier les droits d'accès.
Pour en savoir plus sur les rôles disponibles, consultez Gérer les rôles et autorisations des utilisateurs dans Dext (entreprises).
Fournisseurs par défaut
Pour configurer un fournisseur par défaut pour chaque collaborateur, allez dans l'espace Notes de frais, ouvrez le menu Actions, puis choisissez Choisir fournisseurs par défaut.
Le fournisseur par défaut est utilisé automatiquement lors de la création d'une note de frais pour le collaborateur concerné. Ce compte auxiliaire apparaît dans l'écriture comptable à l'export ou lors de la publication vers le logiciel comptable connecté.
Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez un fournisseur dans la liste déroulante pour chaque collaborateur, puis cliquez sur Fermer. Le nom de l'utilisateur est sélectionné par défaut.
Note : Si aucun fournisseur par défaut n'est défini, le nom du collaborateur concerné apparaît à la place du compte auxiliaire dans l'écriture comptable.
Créer une note de frais depuis la boîte de réception Achats
Pour créer une note de frais depuis la boîte de réception Achats, sélectionnez les documents à inclure et ajoutez-les à une note de frais nouvelle ou existante.
Allez dans Achats et ouvrez la Boîte de réception.
Cochez les documents à inclure dans la note de frais.
Cliquez sur Ajouter à une note de frais.
4. Choisissez Nouvelle NDF pour créer une nouvelle note, ou NDF existante pour
ajouter les documents à une note déjà créée.
5. Si vous créez une nouvelle note, renseignez les informations suivantes :
Note de frais pour : le collaborateur concerné
Date de fin : la date limite jusqu'à laquelle des documents peuvent être ajoutés
Nom de la NDF (facultatif)
6. Cliquez sur Ajouter.
La nouvelle note de frais apparaît dans l'espace Notes de frais du module Achats. Vous pouvez la consulter, la modifier et l'exporter depuis cet espace.
Note : Quand un document est ajouté à une note de frais, il est déplacé dans les Archives.
Créer une note de frais depuis l'espace Notes de frais
Pour créer une note de frais sans sélectionner de documents au préalable, passez par l'espace Notes de frais.
Allez dans Achats, puis ouvrez Notes de frais.
Cliquez sur Créer une note de frais en haut à droite.
3. Renseignez les informations suivantes :
Note de frais pour : le collaborateur concerné
Date de fin
Nom de la NDF (facultatif)
4. Cliquez sur Créer.
5. Ouvrez la note de frais créée et cliquez sur Ajouter des pièces.
6. Sélectionnez les documents à ajouter et cliquez sur Ajouter à la note de frais.
Créer une note de frais depuis l'application mobile
Pour créer une note de frais depuis l'application mobile, sélectionnez des documents dans la boîte de réception Achats ou passez directement par l'espace Notes de frais.
Depuis la boîte de réception Achats
Pour créer une note de frais depuis la boîte de réception Achats sur mobile, sélectionnez les documents à inclure, puis utilisez le menu contextuel.
Ouvrez l'application et appuyez sur Achats dans la barre de navigation.
Appuyez de manière prolongée sur un document pour activer le mode sélection, puis cochez les autres documents à inclure.
Appuyez sur les 3 points en bas à droite.
Choisissez Créer une note de frais.
Renseignez le Propriétaire, la Date de fin et, si besoin, le Nom de la NDF.
Appuyez sur Créer.
La note de frais apparaît dans l'espace Notes de frais de l'application.
Depuis l'espace Notes de frais
Pour créer une note de frais sans sélectionner de documents au préalable, passez par l'espace Notes de frais de l'application.
Appuyez sur Notes de frais dans la barre de navigation.
Appuyez sur Créer une note de frais.
Sélectionnez les documents à inclure dans la note de frais.
Renseignez le Propriétaire, la Date de fin et, si besoin, le Nom de la NDF.
Appuyez sur Créer.
Note : Si vous avez déjà créé des notes de frais, appuyez sur les 3 points en haut à droite, choisissez Ajouter, sélectionnez les documents à inclure, puis créez une nouvelle note de frais.
Ajouter des documents à une note de frais existante depuis l'application mobile
Pour ajouter des documents à une note de frais déjà créée depuis l'application mobile, sélectionnez les documents concernés et choisissez la note à compléter.
Appuyez de manière prolongée sur un document dans la boîte de réception Achats pour activer le mode sélection, puis cochez les autres documents à ajouter.
Appuyez sur les 3 points en bas à droite.
Choisissez Ajouter à la note de frais.
Sélectionnez la note de frais existante et confirmez.
Vous pouvez également ajouter des documents depuis l'espace Notes de frais. Ouvrez la note de frais à compléter, appuyez sur les 3 points en haut à droite, puis choisissez Ajouter des documents.