Dext Paiements vous permet de régler vos factures fournisseurs directement depuis Dext. Avant de pouvoir l'utiliser, votre entreprise doit passer par une vérification réglementaire. Cet article explique comment créer votre compte, réussir cette vérification et configurer Dext Paiements une fois votre compte approuvé.
Ce qu'est la vérification réglementaire et pourquoi elle est obligatoire
La vérification réglementaire, ou KYC (Know Your Customer), est une obligation légale qui permet de confirmer votre identité et la légitimité de votre entreprise. Elle protège contre la fraude, le blanchiment d'argent et d'autres activités illégales.
Airwallex effectue les contrôles de vérification réglementaire afin de pouvoir proposer en toute sécurité des services de paiement et de portefeuille au Canada.
Important : au Canada, Dext Paiements est actuellement proposé en version bêta ouverte aux clients intégrés à QuickBooks Online. Pendant cette période, l'accès à Dext Paiements est gratuit.
Le rôle de Dext Paiements dans la vérification réglementaire
Dext Paiements facilite le processus de vérification réglementaire pour le compte d'Airwallex. Sans une vérification réglementaire réussie, Airwallex ne peut pas légalement proposer de services de paiement, de change (FX) ou de portefeuille, ce qui signifie que vous ne pourrez pas utiliser Dext Paiements tant que la vérification n'est pas terminée.
Créer votre compte professionnel
Avant de pouvoir utiliser Dext Paiements, vous devez faire vérifier votre entreprise et obtenir l'approbation de notre partenaire de paiement, Airwallex.
Le parcours de configuration dépend de votre statut : propriétaire de l'entreprise ou personne agissant pour le compte de l'entreprise.
Si vous êtes le propriétaire de l'entreprise
Vous devez fournir :
les informations de votre entreprise
un justificatif d'identité (par exemple un passeport ou un permis de conduire)
votre numéro de téléphone
si votre entreprise est une société, les informations de tous les dirigeants
Si vous n'êtes pas le propriétaire de l'entreprise
Vous devez fournir :
les informations de l'entreprise
un justificatif d'identité (par exemple un passeport ou un permis de conduire)
votre numéro de téléphone
si l'entreprise est une société, les informations de tous les dirigeants
une lettre d'autorisation signée confirmant que vous êtes habilité à ouvrir ce compte pour le compte de l'entreprise
Configurer votre compte
Pour configurer votre compte :
Consultez et acceptez les Conditions d'utilisation de Dext Paiements.
Cliquez sur Configurer un compte pour commencer.
Dernière étape : approbation du compte
Airwallex examine les informations et documents transmis, puis vous informe une fois votre compte approuvé et prêt à l'emploi.
Faut-il refaire la vérification réglementaire ?
Parfois, oui. Airwallex peut demander des informations à jour si :
les informations de votre entreprise changent (par exemple, de nouveaux bénéficiaires effectifs ou dirigeants)
votre activité de paiement évolue
la réglementation impose un nouveau contrôle
Si c'est le cas, vous êtes informé par e-mail ou directement dans l'application.
Que se passe-t-il si la vérification réglementaire échoue ?
Votre vérification peut ne pas aboutir du premier coup. Les raisons les plus courantes sont :
des documents incohérents ou peu lisibles
une pièce d'identité expirée
des informations incomplètes sur les bénéficiaires effectifs
une immatriculation d'entreprise non vérifiée ou inactive
l'implication de juridictions à risque ou d'entités sanctionnées
Dans ce cas, Dext Paiements :
vous informe par e-mail et/ou par message dans l'application
indique quelles informations ou quels documents doivent être mis à jour, dans le cadre du processus de demande d'informations complémentaires (RFI)
met l'intégration en pause jusqu'à la résolution du problème
Vous pouvez alors soumettre à nouveau les informations demandées pour une nouvelle vérification.
Note : si votre entreprise ne peut pas être vérifiée ou est jugée non conforme, Dext Paiements ne pourra pas fournir de services de paiement.
En attendant : configurez votre compte
Même pendant que la vérification réglementaire est en cours, vous pouvez préparer votre compte.
Ajouter votre appareil d'authentification
Pour approuver des paiements et consulter des informations sensibles, vous devez associer un appareil mobile d'authentification. Cela fait partie des exigences d'authentification forte du client (SCA).
Pour ajouter un appareil :
Ouvrez l'application mobile Dext (téléchargez-la depuis l’App Store ou Google Play store).
Scannez le QR code affiché dans l'application web pour associer votre appareil.
Approuvez l'appareil lorsque vous y êtes invité.
Sans appareil authentifié, vous ne pourrez pas traiter de paiements ni accéder aux données protégées.
Pour supprimer un appareil :
Allez dans Paramètres utilisateur > Paiements.
Sélectionnez l'appareil, puis choisissez Supprimer l'appareil.
Pour ajouter un autre appareil, cliquez sur Ajouter et recommencez la configuration.
Note : si vous supprimez votre seul appareil, vous perdez l'accès aux actions nécessitant une authentification. Vous devrez contacter notre équipe support pour rétablir l'accès.
Une fois votre compte approuvé
Une fois la vérification réglementaire terminée et votre compte actif, vous pouvez :
Configurer les autorisations
Par défaut, l'accès à Dext Paiements est réservé aux Administrateurs Cabinet, Chefs d'équipe et Administrateurs Principaux. Ces utilisateurs peuvent inviter d'autres administrateurs sur le compte et leur attribuer le rôle Paiements approprié, Administrateur ou Standard, avec les autorisations correspondantes.
Pour gérer l'accès :
Allez dans Paramètres du dossier > Paiements > Autorisations.
Cliquez sur Ajouter un utilisateur ou modifiez un utilisateur existant.
Choisissez le bon niveau d'accès.
Enregistrez vos modifications.
Note: vous pouvez modifier ou révoquer l'accès à tout moment. Pour en savoir plus, allez dans Dext Paiements : accès, rôles et autorisations.
Configurer les circuits de validation
Cette étape garantit que seules les bonnes factures sont payées, grâce à des circuits de validation des paiements simples et fiables.
Pour créer un circuit de validation :
Allez dans Paramètres du dossier > Circuits de validation > Règlements groupés.
Cliquez sur Créer un circuit.
Suivez les étapes de configuration du circuit.
Enregistrez vos modifications.
Connecter votre portefeuille Paiements à QuickBooks Online
Cette étape crée un lien entre votre portefeuille Dext et QuickBooks Online.
Pour connecter votre portefeuille Paiements à QuickBooks Online :
Allez dans Paiements > Configuration.
Cliquez sur Connecter le portefeuille à l'étape Connectez votre portefeuille à QuickBooks Online.
Votre portefeuille Dext est relié à votre compte QuickBooks Online.
Vous pouvez maintenant ajouter des fonds à votre portefeuille et créer votre premier cycle de paiement.
Important : QuickBooks Online ne prend pas en charge la récupération bancaire pour Dext Paiements, car QuickBooks Online ne propose pas d'API publique pour l'envoi automatique des transactions. Les transactions du portefeuille n'affichent donc pas d'horodatage de rapprochement : vous verrez à la place un lien vers le cycle de paiement correspondant dans Dext. Vous pouvez exporter vos transactions de portefeuille au format CSV pour les importer manuellement dans QuickBooks Online.
Pour en savoir plus sur le rapprochement dans ce logiciel, allez dans Réconciliation dans QuickBooks Online.
Bonnes pratiques pour une intégration réussie
Soumettez des documents clairs et valides : vérifiez que les pièces d'identité et les documents d'entreprise sont à jour et lisibles.
Vérifiez la cohérence : les noms, adresses et numéros d'immatriculation doivent correspondre sur tous les documents.
Fournissez des informations complètes sur les bénéficiaires : indiquez les informations de tous les dirigeants ou bénéficiaires effectifs (UBO).
Configurez votre appareil d'authentification tôt : vous pourrez ainsi approuver des paiements dès que la vérification réglementaire est terminée.
Vérifiez soigneusement les autorisations : n'accordez l'accès à la validation ou à l'envoi de paiements qu'à des utilisateurs de confiance.
Surveillez votre boîte mail : répondez rapidement à toute demande de vérification réglementaire ou d'Airwallex pour éviter les retards.
Ces bonnes pratiques permettent de garder votre compte conforme et prêt à effectuer des paiements dès que la vérification est terminée.