Gérez vos comptes fournisseurs à payer en un seul endroit. Ce guide explique comment consulter les factures fournisseurs, créer et approuver des règlements groupés, suivre leur statut, gérer les échecs de paiement et réconcilier les paiements avec QuickBooks Online.
Important : au Canada, Dext Paiements est actuellement proposé en version bêta ouverte aux clients intégrés à QuickBooks Online. Pendant cette période, l'accès à Dext Paiements est gratuit.
Notions clés à connaître avant de commencer
Avant de payer vos factures fournisseurs et notes de frais, voici les trois notions de base de Dext Paiements.
Que sont les factures fournisseurs ?
Les factures fournisseurs sont les factures récupérées depuis QuickBooks Online lorsqu'un solde reste dû et qu'un paiement est attendu. Ce sont les factures que votre entreprise doit consulter, approuver et payer — le point de départ des règlements groupés, que vous payiez une seule facture ou plusieurs à la fois.
Que sont les notes de frais des employés ?
Les notes de frais sont les notes de frais et les indemnités kilométriques saisies et envoyées dans Dext. Une fois soumises, elles peuvent être regroupées en une note de frais publiée dans QuickBooks Online, puis converties en factures qui apparaissent dans le grand livre des fournisseurs. Ces factures peuvent ensuite être payées avec Dext Paiements, selon le même processus de règlement groupé que les factures fournisseurs. Pour la marche à suivre détaillée, allez dans Dext Paiements : paiement des notes de frais des employés.
Qu'est-ce qu'un règlement groupé ?
Un règlement groupé vous permet de regrouper une ou plusieurs factures fournisseurs, ou notes de frais, et de les payer ensemble en un seul lot. Cela fait gagner du temps et peut réduire les frais de transaction. Vous pouvez aussi créer un règlement groupé pour une seule facture si besoin.
Consulter les factures fournisseurs
Pour consulter vos factures fournisseurs, allez dans Paiements > Factures fournisseurs dans Dext.
Les factures et notes de frais éligibles apparaissent automatiquement : toutes les factures de QuickBooks Online avec un solde impayé et en attente de paiement sont affichées. Si une date d'échéance est disponible dans QuickBooks Online, elle est préremplie.
Vous pouvez marquer une facture pour révision et ajouter une note en cliquant sur l'icône de notes.
Si la facture provient de Dext, vous pouvez cliquer sur l'icône de facture pour la consulter.
Vous pouvez vérifier l'heure de dernière synchronisation en haut de la page.
Les factures fournisseurs sont synchronisées automatiquement à chaque ouverture de la page — cette synchronisation automatique ne s'exécute que si aucune synchronisation manuelle n'a eu lieu au cours des 15 dernières minutes.
Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Synchroniser à tout moment pour actualiser les données manuellement.
Sections des factures
Échéance : factures prêtes à payer avec un solde impayé
En attente : règlements groupés créés mais pas encore finalisés
Payé : factures entièrement payées avec un solde à zéro
Aperçu du résumé (dans Échéance)
Montant total restant dû : total à payer sur l'ensemble des factures (après les avoirs)
Solde non affecté : notes de crédit, acomptes ou trop-perçus pas encore appliqués
Factures non comprises : QuickBooks Online n'ayant pas d'état de validation, toute facture avec un solde positif est incluse automatiquement
Personnaliser et consulter le détail des factures
Le tableau peut être adapté aux informations qui comptent le plus pour vous.
Cliquez sur l'icône Paramètres Tableau pour choisir les colonnes à afficher, par exemple : fournisseur, référence, date, date d'échéance, montant dû, montant total
Cliquez sur Filtrer pour trier les résultats par fournisseur, référence, date de facture, d'échéance ou prévue (plages personnalisées ou préréglages comme les 7 ou 30 derniers jours), ou par montant (total ou dû).
Vérifications de sécurité avec les statuts fournisseurs
Une icône de statut fournisseur s'affiche à côté de chaque facture. Survolez-la pour voir les vérifications de sécurité effectuées sur les informations du fournisseur extraites de la facture. Si un risque potentiel est détecté, des avertissements et des actions recommandées s'affichent.
Cliquez sur la facture pour ouvrir la vue complète et consulter l'image de la facture (si disponible), les coordonnées bancaires du fournisseur et les recommandations liées à son statut.
Note : Dext Paiements n'extrait pas les coordonnées bancaires des fournisseurs depuis QuickBooks Online. Ajoutez-les manuellement depuis la page Fournisseurs ou Détails de la facture.
Pour gérer les coordonnées d'un fournisseur, cliquez sur l'icône du statut fournisseur, puis sélectionnez Gérer, pour ajouter d'autres coordonnées bancaires ou supprimer des informations existantes. Si les informations ne peuvent pas être extraites automatiquement, vous pouvez les saisir manuellement depuis ce même menu.
Conseil : examinez les avertissements liés au statut du fournisseur avant de payer, afin de réduire le risque de paiements rejetés ou envoyés au mauvais destinataire. Pour en savoir plus, allez dans Dext Paiements : Statuts fournisseurs.
Créer un règlement groupé pour payer instantanément
Pour créer un règlement groupé et payer immédiatement :
Sélectionnez une ou plusieurs factures depuis Paiements > Factures fournisseurs.
Cliquez sur Payer la sélection.
Choisissez le portefeuille à utiliser pour le paiement (portefeuilles CAD uniquement).
Les factures sont automatiquement regroupées par fournisseur, ce qui réduit les frais de transaction et le nombre d'éléments à examiner et approuver.
Vous pouvez dissocier les factures en désactivant l'option Lot, si besoin.
Sélectionnez l'icône de statut fournisseur sur une facture pour voir l'image du fournisseur (si disponible) et les recommandations de sécurité.
Passez en revue votre règlement groupé provisoire, y compris les éventuels frais.
Sur l'écran Vérifier le cycle de paiement, chaque facture affiche un champ Montant du paiement, prérempli avec le solde dû. Modifiez ce montant si vous souhaitez payer une facture partiellement plutôt qu'en totalité : le solde restant reste dû et pourra être réglé lors d'un règlement groupé ultérieur.
Cliquez sur Créer un règlement groupé pour confirmer.
Note : un règlement groupé peut inclure jusqu'à 50 fournisseurs, avec un maximum de 200 factures par fournisseur.
Planifier un règlement groupé pour une date future
Vous pouvez planifier l'exécution d'un règlement groupé à une date future plutôt que de payer immédiatement. Les paiements peuvent être planifiés jusqu'à 90 jours à l'avance.
Planifier un règlement groupé
Pour planifier un règlement groupé :
Reprenez les étapes 1 à 8 de la section Créer un règlement groupé pour payer instantanément.
Sélectionnez l'option Calendrier et choisissez une date future.
3. Sélectionnez Créer un règlement groupé.
4. Sélectionnez Planifier et complétez le processus d'authentification forte du
client (SCA) pour autoriser le paiement planifié.
5. Une fois authentifié, le règlement groupé est planifié et apparaît dans
Règlements groupés avec une date de planification.
Important : vous pouvez planifier un paiement même si le portefeuille ne contient pas encore assez de fonds au moment de la planification. Le paiement ne sera exécuté que si des fonds suffisants sont disponibles à la date d'exécution. Si le solde du portefeuille est bas, un rappel est envoyé 24 heures avant la date d'exécution afin que vous puissiez ajouter des fonds.
Si un circuit de validation est configuré et que le paiement planifié répond aux critères de validation, le règlement groupé doit passer par le processus de validation.
Un utilisateur Administrateur peut passer outre le circuit de validation pour continuer la planification du paiement. À la date d'exécution, le paiement est traité automatiquement à 4 h HAE. Vous pouvez modifier la planification à tout moment avant 4 h HAE le jour de l'exécution.
Modifier ou reprogrammer un règlement groupé planifié
Vous pouvez modifier la date planifiée avant que le règlement groupé ne soit exécuté.
Allez dans Paiements et sélectionnez Règlements groupés.
Repérez le règlement groupé planifié et cliquez dessus pour l'ouvrir.
Sélectionnez Modifier la date.
Choisissez une nouvelle date pour reprogrammer le règlement groupé.
Si vous souhaitez payer immédiatement, sélectionnez la date du jour et autorisez le paiement.
La planification du paiement est mise à jour pour refléter la nouvelle date d'exécution.
Approuver un règlement groupé
Important : seuls les utilisateurs autorisés (disposant d'un accès Paiements dans votre circuit de validation) peuvent approuver ou refuser des règlements groupés dans Dext ou l'application mobile Dext. Les approbateurs sont notifiés par e-mail et par notification push mobile.
Les approbateurs peuvent : approuver ou refuser (et ajouter un motif), modifier la référence du paiement, retirer des factures spécifiques du règlement groupé, et ajouter des notes de contexte (sans réinitialiser les validations déjà données).
Pour en savoir plus sur la configuration des circuits de validation, allez dans Dext Paiements : circuits de validation des règlements groupés.
Modifier un règlement groupé
Vous pouvez modifier un règlement groupé avant sa soumission : retirer des factures ou mettre à jour les références de paiement.
Important : une fois soumis, le règlement groupé est verrouillé et ne peut plus être modifié. Les approbateurs peuvent modifier le règlement groupé depuis l'application mobile Dext lorsqu'ils reçoivent une notification demandant leur validation.
Envoyer un règlement groupé pour traitement
Un règlement groupé peut être soumis pour traitement une fois toutes les validations effectuées et si le portefeuille contient des fonds suffisants : un utilisateur autorisé peut alors le soumettre. L'authentification forte du client (SCA) est requise.
Si les fonds sont insuffisants, un message vous invite à sélectionner Ajouter ou demander des fonds sur la page Portefeuille. Une fois les fonds ajoutés, le paiement peut être soumis par un utilisateur autorisé, et la SCA sera requise à nouveau à ce moment-là.
Suivre le statut des règlements groupés
Après leur création, les règlements groupés peuvent être suivis dans Paiements > Règlements groupés.
Un règlement groupé, une fois créé, passe par plusieurs statuts de traitement avant d'être finalisé :
Statut | Signification |
En attente de validation | Créé et en attente d'un ou plusieurs approbateurs désignés. |
Validation refusée | Un ou plusieurs approbateurs ont refusé le règlement. |
Prêt à payer | Entièrement approuvé et validé, avec des fonds suffisants dans le portefeuille. |
Autorisation en cours | Vérification de l'identité et de l'autorisation de la personne qui soumet le paiement. |
En traitement | Envoyé au fournisseur de services de paiement et en cours de traitement. |
En cours | Accepté par le fournisseur de services de paiement et en cours d'exécution ou de règlement. |
Échec de l'exécution | A atteint le fournisseur de services de paiement ou la banque, mais l'exécution a échoué (par exemple, coordonnées bancaires invalides, solde insuffisant). |
Échec | N'a pas pu être traité avant l'exécution (par exemple, erreur d'API, blocage de conformité, échec de validation). |
Partiellement réussi | Certains paiements du lot ont réussi ; d'autres ont échoué ou ont été refusés. |
Effectué | Exécuté et confirmé par le fournisseur de services de paiement ou la banque. |
Annulé | Annulé manuellement avant la soumission ou l'exécution. |
Échecs de paiement fournisseur dans Dext Paiements
Si un paiement échoue, il apparaît sur la page Règlements groupés avec le motif de l'échec (par exemple, rejet bancaire ou fonds insuffisants), et vous recevez aussi une notification par e-mail.
Selon le motif de l'échec, vous pouvez : dans certains cas, soumettre à nouveau la demande de paiement (par exemple en cas de fonds insuffisants ou de problème réseau temporaire), ou créer un nouveau règlement groupé pour soumettre à nouveau le paiement.
Devises et moyens de paiement
Actuellement, les règlements groupés prennent en charge uniquement les paiements domestiques en CAD.
À l'avenir, Dext Paiements prendra en charge les paiements multidevises, y compris la conversion de change automatique le cas échéant. Vous pourrez aussi transférer des fonds entre portefeuilles pour gérer différentes devises.
Réconciliation des paiements (QuickBooks Online)
QuickBooks Online ne prend pas en charge la récupération bancaire pour Dext Paiements, car QuickBooks Online ne propose pas d'API publique permettant l'envoi automatique des transactions.
Cela signifie que les transactions du portefeuille ne sont pas envoyées automatiquement vers votre compte QuickBooks Online, mais vous pouvez les exporter en fichier CSV pour les importer manuellement dans QuickBooks Online.
Pour exporter et réconcilier vos transactions de portefeuille :
Allez dans Paiements > Portefeuille.
Sélectionnez Exporter.
Sélectionnez Télécharger un CSV de vos transactions.
Cliquez sur le lien page de téléversement de fichiers QuickBooks pour ouvrir directement la page de téléversement de QuickBooks Online.
Téléversez le fichier CSV téléchargé.
Assurez-vous de sélectionner Nº de chèque sur la page QuickBooks : ce champ permet de conserver la référence Dext sur la transaction, ce qui est nécessaire pour un rapprochement fiable basé sur cette référence — QuickBooks Online n'exige pas ce champ pour importer le fichier lui-même.
Pour éviter les doublons, ne sélectionnez que les transactions qui n'ont pas déjà été téléversées.
Note : les rapprochements incomplets ou les doublons à ce stade sont des problèmes d'import manuel à corriger — ce n'est pas la même chose qu'une erreur de synchronisation. Pour en savoir plus sur les erreurs de synchronisation proprement dites, allez dans Dext Paiements : erreurs de synchronisation avec QuickBooks Online.
Annuler un règlement groupé
Vous pouvez annuler un règlement groupé avant sa soumission. Une fois qu'un règlement a été soumis pour traitement, il ne peut plus être annulé.
Consulter l'historique d'audit
Chaque règlement groupé dispose d'une piste d'audit complète, accessible à deux endroits.
Pour consulter les actions effectuées sur l'ensemble des règlements groupés, allez dans Paiements > Historique.
Pour consulter la piste d'audit d'un règlement groupé en particulier, ouvrez-le depuis Règlements groupés, puis sélectionnez l'onglet Historique. Vous y retrouvez les événements de création et de modification, les horodatages de validation et de soumission, les statuts et résultats de traitement, ainsi que les échecs, nouvelles tentatives et resoumissions.
Les journaux d'audit vous offrent une transparence et une traçabilité complètes.
Bonnes pratiques
Synchronisez régulièrement pour que les nouvelles factures apparaissent rapidement et que les totaux restent exacts.
Passez en revue les recommandations liées au statut du fournisseur et examiner les avertissements avant de payer.
Configurez des circuits de validation pour que les bonnes personnes puissent examiner et approuver les règlements.
Vérifiez les accès, rôles et autorisations pour vous assurer que les utilisateurs ont accès à Paiements et aux validations. Allez dans Dext Paiements : accès, rôles et autorisations
Questions fréquentes
Puis-je payer une seule facture ?
Puis-je payer une seule facture ?
Oui. Créez un règlement groupé avec une seule facture et suivez le processus habituel.
Combien de fournisseurs et de factures puis-je inclure dans un règlement groupé ?
Combien de fournisseurs et de factures puis-je inclure dans un règlement groupé ?
Un règlement groupé peut inclure jusqu'à 50 fournisseurs, avec un maximum de 200 factures par fournisseur. Si vous devez payer davantage de fournisseurs ou de factures, créez des règlements groupés supplémentaires.
À quelle fréquence dois-je synchroniser les factures ?
À quelle fréquence dois-je synchroniser les factures ?
Synchronisez à tout moment depuis Factures fournisseurs pour récupérer les dernières factures en attente de paiement depuis Dext ou QuickBooks Online. QuickBooks Online n'ayant pas d'état de validation, Dext récupère toute facture ayant un solde positif.
Que se passe-t-il si le portefeuille n'a pas assez de fonds ?
Que se passe-t-il si le portefeuille n'a pas assez de fonds ?
Le règlement reste en file d'attente jusqu'à ce que vous approvisionniez le portefeuille. Un utilisateur autorisé peut alors le soumettre pour traitement.
Comment les paiements sont-ils réconciliés dans QuickBooks Online ?
Comment les paiements sont-ils réconciliés dans QuickBooks Online ?
Dext Paiements n'envoie pas automatiquement les transactions vers QuickBooks Online, car QuickBooks Online ne propose pas d'API publique à cette fin. Exportez vos transactions de portefeuille en CSV depuis Paiements > Portefeuille > Exporter, puis téléversez le fichier sur la page de téléversement de QuickBooks Online pour réconcilier manuellement.
Chaque facture affiche-t-elle une image ?
Chaque facture affiche-t-elle une image ?
Les factures créées ou téléversées dans Dext incluent généralement l'image du document. Les factures provenant de QuickBooks Online peuvent ne pas inclure d'image et présenter des données extraites limitées.
Comment résoudre les erreurs de synchronisation entre Dext Paiements et QuickBooks Online ?
Comment résoudre les erreurs de synchronisation entre Dext Paiements et QuickBooks Online ?
Une erreur de synchronisation se produit lorsque les informations de paiement dans Dext Paiements et QuickBooks Online ne correspondent plus. Allez dans Dext Paiements : erreurs de synchronisation avec QuickBooks Online pour en savoir plus.