Un circuit de validation vous permet de contrôler l'approbation d'un règlement groupé avant sa soumission, et de définir précisément qui peut le valider. Les circuits de validation vous aident à faire respecter des seuils de dépenses, à sécuriser les paiements et à maintenir des contrôles internes solides. Vous pouvez définir un ou plusieurs approbateurs, ajouter des étapes de validation successives et appliquer des règles selon le montant.
Important : au Canada, Dext Paiements est actuellement proposé en version bêta ouverte aux clients intégrés à QuickBooks Online. Pendant cette période, l'accès à Dext Paiements est gratuit.
Qui peut gérer les circuits de validation des règlements groupés ?
Seuls les utilisateurs disposant de l'accès Paiements peuvent gérer les circuits de validation des règlements groupés. Cet accès permet de :
accéder aux paramètres des circuits de validation des règlements groupés
créer ou modifier les circuits de validation des règlements groupés
Où gérer les circuits de validation des règlements groupés
Les utilisateurs disposant de l'accès Paiements peuvent créer et gérer les circuits de validation directement depuis :
Paramètres du dossier > Circuits de validation > Règlements groupés
Paramètres du dossier > Paiements > Circuits de validation
Créer un circuit de validation de règlement groupé
Pour créer un circuit de validation de règlement groupé, allez dans Circuits de validation depuis Paramètres du dossier, puis suivez ces étapes :
Sélectionnez Créer un circuit.
Saisissez un Nom pour le circuit, et ajoutez une Description si besoin.
Sous Conditions d'application du circuit, le Type de flux est défini sur Règlements groupés et la Source des fonds est le Portefeuille CAD.
Sous Étapes de validation, sélectionnez un ou plusieurs Approbateurs, puis définissez la Condition d'application (par exemple, toujours, ou à partir d'un montant en CAD).
Sélectionnez + Ajouter une étape pour ajouter des étapes de validation supplémentaires si nécessaire.
Activez le circuit pour qu'il s'applique aux règlements groupés actuels et futurs une fois enregistré.
Activez Autoriser l'auto-validation si vous souhaitez permettre aux utilisateurs de valider leurs propres règlements groupés (facultatif).
Sélectionnez Enregistrer.
Le circuit s'applique automatiquement aux nouveaux règlements groupés qui remplissent ses conditions.
Options d'approbation à combiner
Un circuit de validation de règlement groupé peut combiner plusieurs options d'approbation.
Approbateur unique ou multiple : demandez l'approbation d'une seule personne ou de plusieurs.
Étapes de validation successives : recueillez les approbations dans un ordre défini (par exemple, une première étape puis une deuxième).
Seuils conditionnels : déclenchez une approbation supplémentaire uniquement lorsqu'un règlement groupé atteint ou dépasse un montant défini (par exemple, 1 000 CAD).
Gérer les circuits de validation des paiements groupés
Une fois créé, un circuit de validation de règlement groupé peut être :
activé ou désactivé selon les besoins
modifié pour changer les approbateurs, les seuils ou les conditions
Important : toute modification apportée à un circuit s'applique uniquement aux règlements groupés futurs. Les règlements groupés déjà en cours suivent le circuit tel qu'il était configuré au moment de leur création.
Comment fonctionnent les validations et les notifications
Lorsqu'un règlement groupé nécessite une validation, Dext en informe les approbateurs concernés.
Les approbateurs désignés reçoivent un e-mail et une notification dans l'application. Si un approbateur ne voit pas cette notification, il peut retrouver la demande dans l'application mobile Dext, sous Plus > Paiements en attente, se connecter à son compte Dext sur le web, ou utiliser le lien fourni dans l'e-mail de notification.
Les approbateurs peuvent :
consulter les détails du règlement groupé et les informations associées
modifier le règlement en retirant une ou plusieurs factures (avec un motif)
modifier la référence de paiement
valider ou rejeter le règlement (avec un motif)
Note : le Propriétaire des paiements ou un Administrateur des paiements peut aussi valider un règlement groupé en sélectionnant Valider en tant qu'administrateur, même s'il n'est pas l'approbateur désigné pour ce circuit.
Validation et soumission : fonds et mise en file d'attente
La validation d'un règlement groupé ne dépend pas du solde du portefeuille CAD. Les approbateurs peuvent examiner et valider un règlement même si le portefeuille CAD ne dispose pas encore des fonds suffisants.
En revanche, la soumission est bloquée tant que les fonds disponibles sont insuffisants. Un message s'affiche clairement dans ce cas. Un utilisateur autorisé peut soumettre le règlement groupé pour traitement une fois qu'il a été validé et que les fonds suffisants sont disponibles dans le portefeuille.
Bonnes pratiques
Pour tirer le meilleur parti de vos circuits de validation de règlements groupés :
Revoyez régulièrement vos circuits pour vous assurer que les bons approbateurs sont en place.
Utilisez des seuils pour accélérer les petits paiements tout en ajoutant des contrôles pour les montants plus élevés.
Vérifiez les permissions des approbateurs dans Rôles et permissions.
Questions fréquentes
Faut-il disposer des fonds pour approuver un règlement groupé ?
Faut-il disposer des fonds pour approuver un règlement groupé ?
Non. L'approbation peut se faire sans fonds disponibles. Les fonds ne sont nécessaires qu'au moment de soumettre le règlement pour traitement.
Pourquoi ne puis-je pas soumettre un règlement approuvé ?
Pourquoi ne puis-je pas soumettre un règlement approuvé ?
Le plus souvent, c'est parce que le solde du portefeuille CAD est insuffisant ou que la SCA n'a pas été complétée. Approvisionnez le portefeuille CAD, terminez la SCA, puis réessayez.
Peut-on modifier un circuit pour un règlement déjà en cours ?
Peut-on modifier un circuit pour un règlement déjà en cours ?
Non. Les modifications apportées à un circuit s'appliquent uniquement aux règlements groupés futurs.
Qui reçoit les notifications d'approbation ?
Qui reçoit les notifications d'approbation ?
Les approbateurs désignés dans le circuit de validation concerné.
Pour configurer la fréquence des rappels de validation en attente, allez à Comment configurer les rappels de validation dans Dext
Pour gérer vos préférences de notification par e-mail, allez à Gérer vos paramètres utilisateur dans Dext