Gérez vos factures électroniques dans Dext depuis l’onglet Factures électroniques et la Boîte de réception Achats. Vous pouvez accepter ou refuser les factures, suivre leur statut et modifier leurs détails.
Important : Seuls les Administrateurs et les Chefs d’équipe, ainsi que les collaborateurs ayant accès à un compte client, peuvent accéder aux factures électroniques.
La gestion des factures électroniques dans Dext
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique en France, Dext propose un espace dédié au traitement des factures électroniques.
Contrairement aux documents standards, comme les notes de frais ou les tickets de caisse, les factures électroniques suivent un cycle de vie réglementé avec des statuts et des actions qui leur sont propres, comme l’acceptation ou le refus d’une facture.
Les factures électroniques reçues apparaissent à deux endroits dans Dext, avec des usages différents :
Factures électroniques : consulter les factures électroniques reçues, suivre leur statut, et les accepter ou les refuser
Boîte de réception Achats : consulter la fiche d’une facture, vérifier et modifier les détails, accepter ou refuser une facture, et poursuivre le traitement comptable
Qui est concerné ?
Cette fonctionnalité concerne les entreprises françaises qui utilisent Dext pour la facture électronique, ainsi que les cabinets qui gèrent la facturation électronique pour leurs clients.
Pour recevoir des factures électroniques dans Dext, l’entreprise doit être enregistrée dans le Service Annuaire de la Facture Électronique en désignant Dext comme Plateforme Agréée. Cette désignation est obligatoire pour permettre à l’entreprise de recevoir des factures électroniques.
Le parcours dépend ensuite de votre organisation :
Entreprise : vous devez désigner Dext comme Plateforme Agréée pour recevoir des factures électroniques
Cabinet : vous devez disposer d’un mandat signé pour effectuer cette désignation pour vos clients
Le mandat permet au cabinet d’agir légalement au nom du client pour désigner Dext comme Plateforme Agréée. Sans mandat signé, le cabinet ne peut pas finaliser cette étape pour le client.
Note : Sans désignation active, l’entreprise ne peut pas recevoir de factures électroniques dans Dext.
Les statuts des factures électroniques
Les factures électroniques ont des statuts spécifiques qui décrivent leur état dans le cycle de traitement. Ces statuts sont propres aux factures électroniques et ne s’appliquent pas aux autres documents présents dans la Boîte de réception Achats.
Voici les statuts que vous pouvez rencontrer dans Dext :
À réviser : la facture nécessite une action de votre part
En traitement : la facture est en cours de traitement
Envoyé au destinataire : la facture a été transmise au destinataire
Reçu : la facture a bien été reçue dans Dext
Accepté : la facture a été acceptée
Approuvé : la facture a été approuvée dans le cadre du traitement
Refusé : la facture a été refusée et archivée dans Dext
Rejeté : la facture a été rejetée au cours du traitement
Contesté : la facture fait l’objet d’une contestation
Suspendu : le traitement de la facture est temporairement suspendu
Payé : la facture a été réglée
Finalisé : le traitement de la facture est terminé
Annulé : la facture a été annulée
Note : Tous les statuts ne nécessitent pas une action. Concentrez-vous d’abord sur les factures avec un statut comme À réviser ou Reçu.
Onglet Factures électroniques
L’onglet Factures électroniques est accessible depuis le menu de navigation, sous Achats > Factures électroniques.
Cet espace est en lecture seule : les détails de la facture ne peuvent pas être modifiés depuis cet écran. Il est conçu pour vous donner une vue d’ensemble de vos factures électroniques et vous permettre d’agir rapidement sur chacune d’elles.
Depuis cet onglet, vous pouvez :
voir le statut de chaque facture électronique reçue
accepter ou refuser une facture
Important : Lorsque vous refusez une facture électronique, elle est automatiquement archivée dans Dext.
Onglet Boîte de réception Achats
La Boîte de réception Achats affiche toutes les factures électroniques avec vos autres documents.
Depuis la Boîte de réception Achats, vous pouvez :
Vérifier et modifier les détails d’une facture électronique
Accepter ou refuser une facture électronique
Filtrer les factures selon leur statut
Accepter ou refuser une facture électronique
Vous avez trois façons d’accepter ou de refuser une facture électronique dans Dext.
Depuis l’onglet Factures électroniques
Allez dans Achats > Factures électroniques.
Sélectionnez la facture dans la liste.
Cliquez sur Accepter ou Refuser.
Note : Vous pouvez également refuser ou accepter un document depuis la ligne de la facture.
Depuis les détails de la facture dans l’onglet Factures électroniques
Ouvrez la facture depuis l’onglet Achats > Factures électroniques.
Cliquez sur Accepter ou Refuser en haut du document.
Depuis la Boîte de réception Achats
Rendez-vous dans l’onglet Achats > Boîte de réception Achats.
Ouvrez la facture concernée.
Cliquez sur Répondre à la facture en haut de la page.
Sélectionnez l’option respective (Accepter ou Refuser).
Modifier les détails d’une facture électronique
Vous pouvez corriger ou compléter les données extraites (montant, fournisseur, date, référence, etc.) directement depuis la Boîte de réception Achats.
Pour modifier les détails d’une facture électronique :
Allez dans Achats > Boîte de réception Achats.
Ouvrez la facture concernée.
Apportez les changements souhaités.
Lors de la modification, un message d’avertissement s’affiche dans l’onglet Détails pour indiquer que le document a été modifié par rapport à sa version d’origine. Cet avertissement est informatif et ne bloque aucune action.
Filtrer et afficher le statut des factures électroniques
Dans la Boîte de réception Achats, vous pouvez afficher et utiliser le statut des factures électroniques pour organiser votre vue et retrouver les factures selon leur état dans le cycle de traitement.
Pour afficher les statuts de vos factures électroniques :
Cliquez sur la roue dentée en haut, à droite de la page.
Cochez l’option Statut de la facture.
3. Cliquez sur Appliquer.
Vous verrez la colonne Statut de la facture apparaître en haut de la liste des factures.
Pour filtrer les factures par statut :
Cliquez sur Avancé en haut à droite.
Défilez jusqu’à Statut de la facture.
Sélectionnez le statut désiré.
3. Cliquez sur Appliquer.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre l’onglet Factures électroniques et la Boîte de réception Achats ?
Quelle est la différence entre l’onglet Factures électroniques et la Boîte de réception Achats ?
L'onglet Factures électroniques est en lecture seule et est dédié aux actions sur les factures électroniques (accepter / refuser). La Boîte de réception Achats est l’espace dans lequel vous réalisez vos actions comptables habituelles (saisie, affectation, export vers votre logiciel de comptabilité). Elle vous permet également de gérer les statuts des factures électroniques.
Pourquoi est-ce que je vois un message d’avertissement sur ma facture ?
Pourquoi est-ce que je vois un message d’avertissement sur ma facture ?
Ce message s’affiche lorsque des données ont été modifiées manuellement sur une facture électronique après sa réception. Il indique qu’il existe une différence entre la version reçue et la version actuellement affichée. Cela n’a aucun impact sur votre capacité à accepter ou refuser la facture.
Que se passe-t-il si je refuse une facture électronique ?
Que se passe-t-il si je refuse une facture électronique ?
La facture est automatiquement archivée dans Dext. Elle reste accessible pour consultation depuis Achats > Boîte de réception Achats > Archives.
Cette fonctionnalité est-elle disponible pour tous mes clients ?
Cette fonctionnalité est-elle disponible pour tous mes clients ?
Non, uniquement pour les clients dont le compte est connecté à Dext en tant que PA et pour lesquels un mandat a été signé.