Pourquoi les mandats sont-ils importants ?
Avec la réforme de la facture électronique, chaque entreprise doit choisir un point d’accès officiel (appelé Plateforme Agréée) pour l’émission et la réception de ses factures.
Le mandat autorise le cabinet d’expertise-comptable à effectuer cette sélection au nom de ses clients. Grâce à ce mandat, le cabinet agit légalement pour désigner la Plateforme Agréée choisie.
En envoyant le mandat électronique depuis Dext, vous :
Sécurisez la relation avec votre client
Conservez votre rôle d’interlocuteur principal
Centralisez toutes les factures (électroniques ou non) dans un même espace
Automatisez vos flux sans perte d’information
Gérer les représentants légaux du cabinet
Ajouter un représentant légal
Avant de générer des mandats pour vos clients, vous devez désigner un représentant légal pour votre cabinet.
Accédez à l’espace cabinet > Paramètres du cabinet.
2. Cliquez sur Ajouter un représentant légal.
3. Renseignez les informations requises : prénom, nom et e-mail.
4. Cliquez sur AJOUTER DOCUMENT pour déposer la pièce d’identité.
Format requis pour la pièce d'identité :
Taille max. : 10 Mo
Dimension min. : 320 x 256 pixels
Formats acceptés : JPEG, PNG ou PDF
Documents acceptés : carte d'identité (recto-verso), passeport (recto), permis de séjour (recto), permis de conduire (recto).
5. Une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur Enregistrer pour
sauvegarder les modifications.
Important : La vérification est effectuée via le prestataire YouSign et n’est requise qu’une seule fois par représentant légal.
Gérer plusieurs représentants légaux
Il est désormais possible d’ajouter plusieurs représentants légaux dans votre espace cabinet Dext. Cette fonctionnalité vous permet de gagner en flexibilité si plusieurs personnes au sein de votre cabinet gèrent leurs propres clients.
Ce qui change
Vous pouvez enregistrer autant de représentants légaux que nécessaire.
Chaque représentant dispose de sa propre vérification d’identité via YouSign.
Vous pouvez choisir le représentant légal approprié au moment :
de la génération d’un mandat client (pour autoriser Dext à émettre et recevoir des factures électroniques) ;
de l’envoi du document de désignation (pour désigner Dext comme Plateforme Agréée).
Comment ça fonctionne
Depuis Paramètres du cabinet > Profil du cabinet > Représentant légal, vous pouvez :
Ajouter autant de représentants légaux que nécessaire.
Vérifier l’identité de chaque représentant.
La sélection du représentant légal se fait directement :
Depuis Mes clients, lors de la génération de mandats en masse ;
Ou depuis Paramètres du dossier client > Connexions > Facturation électronique, lors de la génération d’un mandat pour un client spécifique.
Important : Chaque représentant légal doit être vérifié individuellement avant de pouvoir être sélectionné pour la signature des mandats ou la désignation de Dext comme Plateforme Agréée.
Supprimer un représentant légal
Rendez-vous dans Paramètres du cabinet > Profil du cabinet > Représentant légal.
Cliquez sur la croix rouge à côté du nom du représentant que vous souhaitez supprimer.
Générer et envoyer un mandat à un client
Une fois votre représentant légal validé, vous pouvez créer un mandat pour chaque dossier client.
Ouvrez le dossier client concerné.
Accédez à Paramètres du dossier > Connexions > Facturation électronique.
Renseignez le N° SIRET de votre client de votre client puis cliquez sur Ajouter des informations.
4. Saisissez les coordonnées du représentant légal du client et cliquez sur
Envoyer.
Note : Aucune vérification d’identité n’est nécessaire pour le client : le KYC (Know Your Customer) est déjà couvert par le cabinet.
5. Cliquez sur Générer le mandat.
6. Vérifiez le document généré et cliquez sur Envoyer pour signature.
Le client reçoit un e-mail sécurisé via YouSign et signe en un clic.
Vous pouvez suivre le statut de signature directement depuis Dext.
Gestion des mandats en masse
Générez et envoyez plusieurs mandats en une seule action depuis la liste des clients. Vous pourrez ainsi préparer, sélectionner et transmettre vos mandats plus rapidement, sans avoir à traiter chaque dossier individuellement.
Préparer la liste
Depuis l’espace cabinet, cliquez sur Mes clients.
2. Complétez, si besoin, les informations nécessaires sans ouvrir chaque dossier :
N° SIRET
Représentant légal (cliquez sur Ajouter pour enregistrer)
3. Utilisez les Filtres pour afficher uniquement les clients Prêt pour mandat.
Générer et envoyer les mandats en lot
Cochez les dossiers à traiter.
Vérifiez que tous affichent le statut Prêt pour mandat.
Cliquez sur Outils > Envoyer des mandats.
4. Contrôlez le récapitulatif, puis cliquez sur Voir le mandat.
5. Consultez le document, puis cochez la case « J’ai pris connaissance des
informations et je confirme l’envoi de ces mandats pour signature aux clients
sélectionnés ».
6. Si tout est correct, cliquez sur Envoyer pour signature.
Consulter les statuts des mandats dans la liste des clients
Depuis la liste des clients, vous pouvez visualiser le statut de chaque mandat en temps réel et filtrer les résultats selon leur état d’avancement. Cela vous permet de prioriser vos actions et d’identifier rapidement les clients à traiter.
Les différents statuts affichés :
Statut | Signification |
Informations manquantes | Le N° SIRET et/ou le représentant légal du client n’est pas encore renseigné. |
Prêt pour mandat | Toutes les informations sont complètes ; vous pouvez générer et envoyer le mandat. |
Mandat en attente | Le mandat a été envoyé au représentant légal et est en attente de signature. |
Prêt pour désignation | Le mandat a été signé ; vous pouvez désigner la Plateforme Agréée. |
Mandat refusé | Le client a refusé de signer le mandat transmis. |
Mandat expiré | Le mandat envoyé pour signature a expiré (validité d’un mois) ; vous devez le renouveler. |
Envoyer des rappels de signature de mandat
Vous pouvez relancer les clients qui n’ont pas encore signé leur mandat de facturation électronique, soit individuellement, soit en masse, directement depuis Dext.
Relancer un client
Si un client n’a pas encore signé son mandat, vous pouvez lui envoyer un rappel directement depuis son dossier.
Ouvrez Paramètres du dossier > Connexions > Facturation électronique.
Cliquez sur Envoyer un rappel.
Vous pouvez envoyer jusqu’à un rappel par jour tant que le mandat n’a pas été signé.
Relancer plusieurs clients en une seule fois
Il est désormais possible d’envoyer des rappels de signature en masse aux clients dont le mandat de facturation électronique est encore en attente.
Accédez à Mes clients depuis le menu latéral.
Sélectionnez les clients concernés dont le statut est Mandat en attente.
Vous pouvez utiliser les filtres pour afficher uniquement les clients concernés.Cliquez sur Outils, puis sur Envoyer rappels de signature.
4. Dans la fenêtre qui s’ouvre, vérifiez la liste des clients pour lesquels un rappel sera
envoyé.
5. Cliquez sur Envoyer les rappels pour confirmer.
Vous pouvez relancer jusqu’à 100 clients à la fois, directement depuis la vue Mes clients.
Note : Un rappel ne peut être envoyé qu’une fois par jour par client.
Renouveler un mandat expiré ou refusé
Ouvrez Paramètres du dossier > Connexions > Facturation électronique.
Cliquez sur Supprimer le mandat.
3. Vérifiez les informations du N° SIRET et du représentant légal du dossier.
4. Corrigez-les si nécessaire, puis renvoyez le mandat pour signature.
Important : La validité d’un mandat est de 1 mois à compter de son envoi.
Et après ?
La prochaine étape sera l’inscription des clients sur l’Annuaire de la facturation éléctronique, une action qui sera automatisée depuis Dext.
C’est l’étape de désignation de la Plateforme Agréée.