La désignation est l'étape qui permet à votre cabinet d'inscrire vos clients dans le Service Annuaire de la Facture Électronique, avec Dext comme Plateforme Agréée (PA). Cette inscription est obligatoire pour que chaque entreprise puisse recevoir des factures électroniques.
Vous pouvez lancer ce processus vous-même depuis la liste des clients, ou en réponse à une demande envoyée par l'un de vos clients depuis son compte Dext. Dans les deux cas, les mêmes prérequis s'appliquent avant de pouvoir générer le document de désignation.
Important : Seuls un Administrateur Principal du dossier client ou un collaborateur du cabinet ayant accès au dossier peuvent générer ou annuler une désignation.
Prérequis
Avant de pouvoir envoyer la désignation, vous devez :
Vérifier le représentant légal du cabinet
La vérification du représentant légal est indispensable pour pouvoir générer et envoyer des mandats électroniques à vos clients.Envoyer les mandats aux clients
Seuls les dossiers dont le mandat est signé apparaissent avec le statut Prêt pour désignation et peuvent être inclus dans un document de désignation.
Note : Si vous voulez utiliser une adresse électronique de facturation différente de celle par défaut, configurez-la avant de générer la désignation — elle ne peut plus être modifiée une fois le document envoyé. Pour en savoir plus, consultez Comment configurer l'adresse électronique de facturation dans Dext.
Demande de désignation initiée par un client
Un client qui dispose d'un compte Dext peut vous envoyer une demande d'activation de la Plateforme Agréée Dext directement depuis son espace, sans que vous ayez à en prendre l'initiative.
Ce que voit le client
Si votre client dispose d'un compte Dext sans Plateforme Agréée désignée et sans inscription dans l'Annuaire, il verra un bandeau à sa connexion : Passez à la facturation électronique avec Dext.
Votre client peut cliquer sur Envoyer la demande pour vous notifier qu'il souhaite activer Dext comme Plateforme Agréée sur son compte.
Notification reçue par l'expert-comptable
Une fois la demande envoyée, votre section Mes clients affiche une notification : 1 client souhaite activer la Plateforme Agréée Dext. Ce nombre s'ajuste automatiquement si plusieurs clients ont fait une demande.
La liste est automatiquement filtrée sur Inscription demandée. Repérez les clients à traiter grâce à la colonne Facturation électronique, qui affiche Informations manquantes.
Pour chaque client à traiter, cliquez sur Ajouter dans la colonne Représentant légal. Une fenêtre s'ouvre pour saisir les coordonnées du représentant légal du client (prénom, nom et adresse e-mail). Cette étape fait partie de l'envoi du mandat - elle correspond au prérequis Envoyer les mandats aux clients décrit ci-dessous.
Important : Le représentant légal du client est distinct du représentant légal du cabinet. Le représentant légal du cabinet doit être vérifié séparément, dans le cadre du premier prérequis.
Générer le document de désignation
Depuis la Liste des clients, cochez un ou plusieurs dossiers.
Cliquez sur Outils > Envoyer la désignation.
3. Vérifiez l'adresse électronique de facturation affichée, puis sélectionnez Voir la
désignation.
Un document de désignation est généré (maximum 100 clients par document).
4. Consultez le document de désignation.
5. Cochez la case J'ai pris connaissance des informations et je confirme l'envoi
de cet accord de désignation pour signature au représentant légal de mon
cabinet, puis sélectionnez Envoyer pour signature.
5. Une demande de signature électronique est ensuite envoyée via YouSign au
représentant légal du cabinet.
Les statuts de désignation
Chaque client peut être dans l’un des statuts suivants :
Statut | Signification |
Prêt pour désignation | Le mandat est signé, le client est éligible à la génération du document de désignation. |
Désignation à signer | Le document de désignation a été envoyé pour signature au représentant légal du cabinet, en attente de validation. |
Désignation refusée | Le représentant légal a refusé la signature de la désignation. |
Désignation expirée | Le lien de signature a expiré (aucune action réalisée dans les délais). |
Inscription en attente | Le document de désignation a été signé, mais l'inscription dans l'Annuaire n'a pas encore été effectuée (en cours de déploiement). |
Échec de l'inscription | L'inscription n'a pas abouti, généralement en raison d'un numéro SIREN/SIRET non reconnu ou d'un problème avec l'Annuaire. |
Connecté à la PA Dext | Le client est inscrit dans l'Annuaire et rattaché à la Plateforme Agréée Dext. |
Note : Si un dossier client affiche le statut Échec de l'inscription, vérifiez d'abord que l'entreprise figure dans l'Annuaire officiel Chorus Pro et que son SIREN/SIRET est valide et concerné par la réforme de la facturation électronique. Si ces deux points sont corrects, contactez le support Dext en communiquant le SIRET et le CRN (numéro d'identification Dext) du dossier concerné. Une fois le SIRET ajouté à l'Annuaire, Dext réinscrit automatiquement les entreprises concernées dès que leurs informations sont à jour.
Annuler la désignation
Vous pouvez annuler la désignation qui n'a pas encore été signée, par exemple si le représentant légal renseigné est incorrect. Vous pouvez également l'annuler si le numéro de SIRET saisi est incorrect.
Depuis le dossier client, allez dans Paramètres du dossier > Connexions > Facturation électronique.
Cliquez sur Annuler la désignation.