La désignation est l'étape qui permet à votre cabinet d'inscrire vos clients dans le Service Annuaire de la Facture Électronique, avec Dext comme Plateforme Agréée (PA). Cette inscription est obligatoire pour que chaque entreprise puisse recevoir des factures électroniques.
Vous pouvez lancer ce processus vous-même depuis la liste des clients, ou en réponse à une demande envoyée par l'un de vos clients depuis son compte Dext. Dans les deux cas, les mêmes prérequis s'appliquent avant de pouvoir générer le document de désignation.
Important : Seuls un Administrateur Principal du dossier client ou un collaborateur du cabinet ayant accès au dossier peuvent générer ou annuler une désignation.
Prérequis
Avant de pouvoir envoyer la désignation, vous devez :
Vérifier le représentant légal du cabinet
La vérification du représentant légal est indispensable pour pouvoir générer et envoyer des mandats électroniques à vos clients.Envoyer les mandats aux clients
Seuls les dossiers dont le mandat est signé apparaissent avec le statut Prêt pour désignation et peuvent être inclus dans un document de désignation.
Demande de désignation initiée par un client
Un client qui dispose d'un compte Dext peut vous envoyer une demande d'activation de la Plateforme Agréée Dext directement depuis son espace, sans que vous ayez à en prendre l'initiative.
Ce que voit le client
Si votre client dispose d'un compte Dext sans Plateforme Agréée désignée et sans inscription dans l'Annuaire, il verra un bandeau à sa connexion : Passez à la facturation électronique avec Dext.
Votre client peut cliquer sur Envoyer la demande pour vous notifier qu'il souhaite activer Dext comme Plateforme Agréée sur son compte.
Notification reçue par l'expert-comptable
Une fois la demande envoyée, votre section Mes clients affiche une notification : 1 client souhaite activer la Plateforme Agréée Dext. Ce nombre s'ajuste automatiquement si plusieurs clients ont fait une demande.
La liste est automatiquement filtrée sur Inscription demandée. Repérez les clients à traiter grâce à la colonne Facturation électronique, qui affiche Informations manquantes.
Pour chaque client à traiter, cliquez sur Ajouter dans la colonne Représentant légal. Une fenêtre s'ouvre pour saisir les coordonnées du représentant légal du client (prénom, nom et adresse e-mail). Cette étape fait partie de l'envoi du mandat - elle correspond au prérequis Envoyer les mandats aux clients décrit ci-dessous.
Important : Le représentant légal du client est distinct du représentant légal du cabinet. Le représentant légal du cabinet doit être vérifié séparément, dans le cadre du premier prérequis.
Générer le document de désignation
Depuis la Liste des clients, cochez un ou plusieurs dossiers.
Cliquez sur Outils > Envoyer la désignation.
3. Confirmez votre sélection en cliquant sur Voir la désignation. Un document de
désignation est généré (maximum 100 clients par document).
4. Cochez après avoir lu les informations, puis cliquez sur Envoyer pour signature.
La deuxième page du document récapitule les informations de chaque client sélectionné : numéro SIREN, nom du dossier dans Dext, adresse de facturation électronique et numéro de mandat.
5. Une demande de signature électronique est ensuite envoyée via YouSign au
représentant légal du cabinet.
Les statuts de désignation
Chaque client peut être dans l’un des statuts suivants :
Statut | Signification |
Désignation à signer | Le document a été envoyé pour signature au représentant légal et est en attente de validation. |
Désignation refusée | Le représentant légal a refusé la signature du document. |
Désignation expirée | Le lien de signature est arrivé à expiration, aucune action n’a été effectuée dans les délais. |
Inscription en attente | Le document a été signé, mais l’inscription dans l’Annuaire n’est pas encore finalisée (déploiement en cours). |
Connecté à la PA Dext | L’entreprise est désormais inscrite dans l’Annuaire et rattachée à la Plateforme Agréée Dext. |
Échec de l'inscription | L'inscription n'a pas abouti, généralement en raison d'un numéro SIREN/SIRET non reconnu ou d'un problème avec l'Annuaire. |
Connecté à une autre PA | Le numéro SIREN est déjà lié à une autre Plateforme Agréée. Dext n’effectuera donc pas de nouvelle désignation. |
Introuvable dans l'annuaire | L'inscription n'est pas encore visible dans l'Annuaire, le numéro de SIRET saisi est incorrect, ou l'entreprise n'est pas concernée par la réforme (par exemple, une entreprise non-lucrative). |
Note : Si un dossier client affiche le statut Échec de l'inscription, vérifiez d'abord que l'entreprise figure dans l'Annuaire officiel Chorus Pro et que son SIREN/SIRET est valide et concerné par la réforme de la facturation électronique. Si ces deux points sont corrects, contactez le support Dext en communiquant le SIRET et le CRN (numéro d'identification Dext) du dossier concerné. Une fois le SIRET ajouté à l'Annuaire, Dext réinscrit automatiquement les entreprises concernées dès que leurs informations sont à jour.
Annuler la désignation
Vous pouvez annuler la désignation qui n'a pas encore été signée, par exemple si le représentant légal renseigné est incorrect ou si le numéro de SIRET contient une erreur.
Depuis le dossier client, allez dans Paramètres du dossier > Connexions > Facturation électronique.
Cliquez sur Annuler la désignation.