Vous pouvez ajouter des utilisateurs à votre compte Dext afin qu'ils puissent consulter, déposer et traiter des documents, selon leurs besoins. Choisissez de leur accorder ou non un accès au compte, attribuez-leur un rôle et invitez-les individuellement ou en groupe.
Avant de commencer
Avant d'ajouter un utilisateur, vérifiez les points suivants :
Seuls les Administrateurs Principaux et les Chefs d'équipe peuvent ajouter, modifier ou retirer des utilisateurs.
Le nombre d'utilisateurs disponibles dépend de votre abonnement Dext.
Vous pouvez modifier le rôle ou l'accès d'un utilisateur à tout moment.
Note : Si la section Utilisateurs n'apparaît pas dans le menu, vous n'avez pas les droits nécessaires pour gérer les utilisateurs. Contactez un des administrateurs du compte pour obtenir l'accès.
Niveaux d'accès des utilisateurs
Lorsque vous ajoutez un utilisateur, vous choisissez s'il peut se connecter au compte ou non.
Utilisateurs avec accès au compte
Les utilisateurs avec accès au compte peuvent :
Se connecter à Dext.
Déposer, consulter ou gérer des documents en fonction de leur rôle.
Passer d'un compte à l'autre s'ils ont accès à plusieurs dossiers.
Utilisateurs sans accès au compte
Les utilisateurs sans accès au compte :
Ne peuvent pas se connecter à Dext.
Peuvent être assignés en tant que Propriétaires de documents.
Peuvent déposer des documents via leur adresse e-mail d'envoi unique.
N'ont pas accès à l'application web Dext.
Vous pouvez modifier l'accès au compte ou le rôle d'un utilisateur à tout moment.
Utilisateurs inclus dans votre abonnement
Le nombre d'utilisateurs que vous pouvez ajouter dépend de votre abonnement Dext. Si vous avez besoin d'utilisateurs supplémentaires, accédez à Paramètres du dossier > Abonnement pour mettre à niveau votre forfait.
Ajouter un utilisateur
Pour ajouter un utilisateur à votre compte Dext, rendez-vous dans la section Utilisateurs :
Accédez à Utilisateurs dans le menu.
Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
3. Saisissez les informations de l'utilisateur dans le formulaire Informations :
prénom, nom et, si nécessaire, code salarié.
4. Activez l'option Connexion au compte si l'utilisateur doit pouvoir se connecter à
Dext.
5. Cliquez sur Suivant, puis choisissez le rôle de l'utilisateur dans le menu
déroulant Rôle.
Les rôles disponibles sont : Administrateur Principal, Chef d'équipe et Utilisateur Standard.
Pour en savoir plus sur les droits associés à chaque rôle, consultez Gérer les rôles et autorisations des utilisateurs dans Dext.
6. Ajustez les autorisations supplémentaires si nécessaire (accès à tous les
documents, création de notes de frais, autorisations de publication), puis cliquez
sur Suivant.
7. Dans la fenêtre Vérifier et inviter, contrôlez les informations de l'utilisateur et
choisissez d'envoyer l'invitation par e-mail uniquement, ou également par SMS
en activant l'option Envoyer un SMS et en saisissant le numéro de téléphone.
8. Cliquez sur Inviter pour envoyer l'invitation.
L'utilisateur reçoit une invitation par e-mail ou par SMS pour rejoindre votre compte.
Note : Les Chefs d'équipe ne peuvent ajouter que d'autres Chefs d'équipe ou des Utilisateurs Standard.
Ajouter plusieurs utilisateurs
Pour ajouter plusieurs utilisateurs en même temps, rendez-vous dans la section Utilisateurs :
Accédez à Utilisateurs.
Cliquez sur Ajouter plusieurs utilisateurs en haut à droite.
Saisissez les informations des utilisateurs manuellement, ou importez un fichier CSV en suivant le modèle fourni.
Choisissez si vous souhaitez notifier les utilisateurs par e-mail.
Vérifiez les informations, puis cliquez sur Inviter.
À quoi ressemble l'invitation ?
Après l'ajout d'un utilisateur, il reçoit une invitation selon le mode d'envoi choisi.
Invitation par e-mail
L'utilisateur reçoit un e-mail de Dext contenant un bouton Accepter l'invitation. En cliquant sur ce bouton, il accepte l'invitation et accède à votre compte.
Invitation par SMS
Si vous envoyez l'invitation par SMS, l'utilisateur reçoit un lien sécurisé par message texte.
Lorsqu'il appuie sur le lien :
Une page web s'ouvre pour qu'il crée son mot de passe.
Un écran de confirmation lui indique comment télécharger l'application Dext et se connecter.
Que se passe-t-il si vous invitez un utilisateur existant ?
Ce qui se passe dépend du fait que l'utilisateur a déjà un compte Dext et que son adresse e-mail est vérifiée ou non.
Si l'utilisateur a déjà un compte Dext et un e-mail vérifié
Il est automatiquement ajouté à votre compte.
La prochaine fois qu'il se connecte, votre dossier apparaît dans son sélecteur de compte.
Si l'utilisateur n'a pas encore vérifié son e-mail
Son statut s'affiche comme Invitation en attente dans la liste des utilisateurs.
L'invitation est valable 1 semaine.
Tant que l'invitation n'est pas acceptée :
L'utilisateur est uniquement ajouté en tant que Propriétaire de documents.
Vous pouvez lui assigner des éléments et déposer des documents en son nom.
Il ne peut pas se connecter, déposer des documents lui-même ni utiliser le sélecteur de compte.
Une fois l'invitation acceptée, son adresse e-mail est vérifiée et il obtient un accès complet selon son rôle.
Gérer les utilisateurs existants
Pour gérer un utilisateur, accédez à Utilisateurs et utilisez le menu Gérer à côté de son nom.
Depuis ce menu, vous pouvez :
Modifier les informations
Modifier les droits d'accès
Renvoyer l'invitation
Réinitialiser le mot de passe
Désactiver ou retirer l'utilisateur
Note : Les Chefs d'équipe ne peuvent gérer que les Chefs d'équipe et les Utilisateurs standard.
Renvoyer une invitation
Les invitations expirent après 14 jours si elles ne sont pas acceptées. Pour renvoyer une invitation :
Accédez à Utilisateurs.
Cliquez sur Gérer à côté de l'utilisateur.
Choisissez Renvoyer l'invitation.
Modifier les informations d'un utilisateur
Pour mettre à jour les informations personnelles ou professionnelles d'un utilisateur, accédez à son profil depuis le menu Gérer :
Accédez à Utilisateurs.
Cliquez sur Gérer à côté de l'utilisateur.
Choisissez Modifier les informations.
Depuis cet écran, vous pouvez :
Mettre à jour les coordonnées (nom, e-mail, téléphone, code salarié)
Gérer les adresses e-mail d'envoi
Activer ou configurer l'intégration WhatsApp
Pour en savoir plus, consultez :
Modifier les droits d'accès d'un utilisateur
Pour modifier le rôle ou le niveau d'accès d'un utilisateur, accédez à la fenêtre Modifier les droits d'accès :
Accédez à Utilisateurs.
Cliquez sur Gérer à côté de l'utilisateur.
Choisissez Modifier les droits d'accès.
Choisissez le nouveau rôle dans le menu déroulant Rôle, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour un aperçu complet des droits associés à chaque rôle, consultez Gérer les rôles et autorisations des utilisateurs dans Dext.
Désactiver ou retirer un utilisateur
Si un utilisateur n'a plus besoin d'accès, vous pouvez le désactiver ou le retirer depuis le menu Gérer.
Pour connaître la différence entre ces deux options et savoir comment procéder, consultez Désactiver ou supprimer un utilisateur de son compte.
Questions fréquentes
L'utilisateur n'a pas reçu son invitation
L'utilisateur n'a pas reçu son invitation
Si l'invitation n'arrive pas dans la boîte de réception de l'utilisateur :
Demandez-lui de vérifier son dossier Spam ou Courrier indésirable.
Assurez-vous que l'adresse no-reply@notifications.app.dext.com est autorisée dans ses paramètres de messagerie.
Renvoyez l'invitation depuis la section Utilisateurs.
Si le problème persiste, contactez notre équipe d'assistance.
Pourquoi je ne vois pas la page Utilisateurs ?
Pourquoi je ne vois pas la page Utilisateurs ?
Seuls les Administrateurs Principaux et les Chefs d'équipe ont accès à la page Utilisateurs.
Si vous ne la voyez pas, vous êtes probablement Utilisateur Standard sur ce compte. Demandez à un Administrateur Principal de mettre à jour votre rôle si vous en avez besoin.
Pourquoi le bouton Gérer est-il grisé ?
Pourquoi le bouton Gérer est-il grisé ?
Cela se produit généralement lorsque vous êtes Chef d'équipe et que l'utilisateur que vous essayez de gérer est Administrateur Principal.
Les Chefs d'équipe peuvent gérer les Utilisateurs Standard et les autres Chefs d'équipe, mais pas les Administrateurs Principaux. Dans ce cas, le bouton Gérer est désactivé et un message indique que vous n'avez pas les droits nécessaires pour gérer cet utilisateur.
Pour en savoir plus, consultez Gérer les rôles et autorisations des utilisateurs dans Dext.