Cet article explique comment fonctionne l'accès à Dext Paiements, son lien avec vos rôles Dext existants, et ce que permet chaque rôle Paiements.
Les rôles Dext (comme Administrateur Cabinet, Chef d'équipe ou Administrateur Principal) déterminent qui peut voir Paiements, tandis que les rôles Dext Paiements déterminent ce qu'un utilisateur peut faire dans l’espace Paiements.
Important : au Canada, Dext Paiements est actuellement proposé en version bêta ouverte aux clients intégrés à QuickBooks Online. Pendant cette période, l'accès à Dext Paiements est gratuit.
Comprendre les rôles Dext et les rôles Dext Paiements
Dext utilise deux systèmes de rôles distincts :
les rôles Dext déterminent le niveau d'accès global d'un utilisateur dans Dext (par exemple Administrateur Cabinet ou Administrateur Principal)
les rôles Dext Paiements déterminent les autorisations d'un utilisateur uniquement au sein de l’espace Paiements
Voir l'espace Paiements ne signifie pas automatiquement pouvoir gérer ou traiter des paiements.
Pour en savoir plus sur ce que permet chaque rôle Dext en dehors de Paiements, allez dans Gérer les rôles et autorisations des collaborateurs dans Dext (cabinets) ou Gérer les rôles et autorisations des utilisateurs dans Dext (entreprises).
Comment l'accès à Paiements est défini
Propriétaire des paiements
Le Propriétaire des paiements (affiché comme Propriétaire dans l'interface) est l'utilisateur qui démarre le processus de vérification réglementaire (KYC) pour un compte. Ce rôle est attribué automatiquement.
Important : l'utilisateur qui démarre le KYC devient le Propriétaire des paiements, même si une autre personne termine le processus.
Le Propriétaire des paiements :
accède immédiatement à l'espace Paiements
peut gérer l'accès et les autorisations Paiements des autres utilisateurs (avec certaines limites selon les rôles)
a le droit exclusif de retirer des fonds du portefeuille de l'entreprise
Qui peut devenir Propriétaire des paiements :
pour un compte cabinet : un Administrateur Cabinet, ou un Chef d'équipe disposant de l'option « Gérer le dossier du cabinet » activée
pour un compte entreprise ou client : un Administrateur Principal ou un Chef d'équipe, ou tout utilisateur du cabinet ayant accès au dossier du client
Accès à Paiements pour les comptes cabinet
Administrateurs Cabinet accédant à leur compte cabinet
les Administrateurs Cabinet peuvent devenir Propriétaire des paiements pour un compte cabinet s'ils démarrent le processus de KYC
les Administrateurs Cabinet qui ne sont pas le Propriétaire des paiements peuvent voir l'espace Paiements, mais :
ils ne peuvent pas accéder aux espaces protégés comme les Portefeuilles ou les Règlements groupés tant que l'accès ne leur a pas été accordé
l'accès doit être accordé par le Propriétaire des paiements ou un autre collaborateur disposant des droits d'administration Paiements
ils peuvent aussi demander l'accès depuis n'importe quelle page de Paiements
Administrateurs Cabinet accédant au compte d'un client
les Administrateurs Cabinet peuvent voir Paiements lorsqu'ils accèdent au compte d'un client
pour activer Paiements pour un client, une licence doit d'abord lui être attribuée ; tant que la licence n'est pas attribuée, le client ne voit pas l'espace Paiements
un Administrateur Cabinet devient Propriétaire des paiements s'il démarre le KYC pour le compte du client, sauf si un autre utilisateur éligible le démarre en premier
les Administrateurs Cabinet qui ne sont pas le Propriétaire des paiements n'ont pas automatiquement accès aux paiements du client
Ils doivent :
se voir accorder l'accès par le Propriétaire des paiements ou un Administrateur des paiements, ou
demander l'accès directement depuis n'importe quelle page dans l’espace Paiements
Note : au Canada, pendant la période bêta, l'attribution d'une licence à un client intégré à QuickBooks Online est gratuite. Pour attribuer une licence à un client, ouvrez le compte du client concerné, puis sélectionnez Paiements > Attribuer une licence. Pour la marche à suivre complète, allez dans Dext Paiements : guide de démarrage rapide.
Chefs d'équipe accédant à un compte cabinet
les Chefs d'équipe peuvent devenir Propriétaire des paiements pour un compte cabinet s'ils démarrent le processus de KYC
si Paiements est activé pour le cabinet, les Chefs d'équipe peuvent voir l'espace Paiements
ils ne peuvent pas accéder aux espaces protégés (dont Portefeuilles et Règlements groupés) tant que l'accès ne leur a pas été accordé
l'accès peut être accordé par le Propriétaire des paiements ou un Administrateur des paiements, ou demandé depuis n'importe quelle page de Paiements
Note : un Chef d'équipe ne peut devenir Propriétaire des paiements dans le compte cabinet que s'il dispose de l'autorisation « Gérer l'accès du cabinet » au sein de son rôle Dext général.
Chefs d'équipe accédant au compte d'un client
si un Chef d'équipe démarre le processus de KYC, il devient le Propriétaire des paiements pour ce compte client
lorsque Paiements est activé, les Chefs d'équipe peuvent voir l'espace Paiements
l'accès aux espaces protégés doit être explicitement accordé, sauf si le collaborateur est le Propriétaire des paiements
Utilisateurs standard accédant à un compte cabinet
les Utilisateurs standard ne voient pas la section Paiements
ils ne peuvent pas accéder à Paiements, sauf si leur rôle Dext est mis à niveau vers un rôle Administrateur par un Administrateur Cabinet ou un Chef d'équipe
Utilisateurs standard accédant au compte d'un client
si un Utilisateur standard démarre le processus de KYC pour un compte client, il devient le Propriétaire des paiements
lorsque Paiements est activé, les Utilisateurs standard peuvent voir l'espace Paiements
ils ne peuvent pas accéder aux espaces protégés tant que l'autorisation n'est pas accordée
Accès à Paiements pour les comptes entreprise
Administrateurs Principaux
les Administrateurs Principaux peuvent devenir Propriétaire des paiements pour un compte entreprise s'ils démarrent le processus de KYC
les Administrateurs Principaux qui ne sont pas le Propriétaire des paiements :
peuvent voir l'espace Paiements
ne peuvent pas accéder aux espaces protégés tant que l'accès ne leur a pas été accordé
Note : si votre cabinet gère l'abonnement Dext de votre entreprise, il se peut qu'il soit le Propriétaire des paiements. Contactez-le pour demander l'accès à Paiements.
Chefs d'équipe
les Chefs d'équipe peuvent devenir Propriétaire des paiements pour un compte entreprise s'ils démarrent le processus de KYC
lorsque Paiements est activé, les Chefs d'équipe peuvent voir l'espace Paiements
ils ne peuvent pas accéder aux espaces protégés, sauf si l'accès est accordé par le Propriétaire des paiements ou un Administrateur des paiements
Utilisateurs standard
les Utilisateurs standard ne voient pas la section Paiements
ils ne peuvent pas accéder à Paiements, sauf si leur rôle Dext est mis à niveau par un Administrateur Principal, un Chef d'équipe, ou leur cabinet d'expertise comptable
À retenir
voir Paiements n'accorde pas automatiquement l'accès
les actions sensibles nécessitent toujours une autorisation explicite
seul le Propriétaire des paiements peut retirer des fonds du portefeuille
les rôles Dext et les rôles Dext Paiements sont distincts et servent des objectifs différents
Accorder l'accès à d'autres utilisateurs
Seuls les Propriétaires des paiements et les Administrateurs des paiements peuvent accorder l'accès à l’espace Paiements.
Étapes pour ajouter un utilisateur
Pour ajouter un utilisateur à Paiements :
Allez dans Paramètres du dossier > Paiements.
Cliquez sur Ajouter un utilisateur pour ouvrir la fenêtre Donner à un utilisateur accès aux Paiements.
Choisissez si l'utilisateur appartient au Cabinet ou à l'Entreprise.
Sélectionnez un utilisateur éligible dans la liste déroulante.
Choisissez le rôle Paiements de l'utilisateur : Administrateur ou Standard.
Si vous sélectionnez Standard, activez les autorisations supplémentaires que vous souhaitez accorder :
Gérer les coordonnées bancaires du fournisseur
Gérer la paie
Créer des règlements groupés
Traiter les paiements
Cliquez sur Enregistrer.
Confirmez l'accès aux autorisations depuis l'application mobile Dext.
Une fois ajouté, l'utilisateur apparaît dans la liste des autorisations de votre organisation.
Important :
les collaborateurs du cabinet peuvent sélectionner des utilisateurs de leur cabinet et des dossiers clients
les utilisateurs du dossier client ne voient que les utilisateurs de leur compte entreprise
les utilisateurs du dossier client ne peuvent ajouter que des utilisateurs du compte entreprise à Paiements
les utilisateurs du dossier client ne peuvent pas ajouter directement des collaborateurs du cabinet
les collaborateurs du cabinet peuvent demander l'accès à Paiements, que les utilisateurs du dossier client peuvent ensuite approuver
les utilisateurs du dossier client peuvent retirer ou modifier l'accès Paiements des collaborateurs du cabinet uniquement s'ils ont préalablement approuvé une demande d'accès
Demander l'accès à Paiements
Si Paiements est verrouillé ou si certains espaces vous sont inaccessibles :
Ouvrez n'importe quelle page de l'espace Paiements.
Cliquez sur Demander l'accès.
Envoyez le formulaire de demande.
Ce qui se passe ensuite :
un e-mail est envoyé au Propriétaire des paiements et aux Administrateurs des paiements
la demande apparaît dans Paramètres du dossier > Paiements > Demandes d'autorisation en attente
Approuver ou rejeter une demande d'accès
Les Propriétaires des paiements et les Administrateurs des paiements peuvent traiter les demandes d'accès.
Étapes
Pour traiter une demande d'accès :
Allez dans Paramètres du dossier > Paiements > Demandes d'autorisation en attente.
Acceptez ou refusez chaque demande.
Si la demande est acceptée :
l'accès Paiements de l'utilisateur devient actif
l'utilisateur est invité à ajouter un appareil d'authentification
l'authentification est requise pour consulter les portefeuilles, créer des règlements groupés et traiter des paiements
Ce que permet chaque rôle Paiements
Propriétaire des paiements
Peut :
voir les factures à payer
voir et approuver les règlements groupés
gérer les coordonnées bancaires des fournisseurs
créer et traiter des paiements
gérer les autorisations des utilisateurs
retirer des fonds du portefeuille (autorisation exclusive)
Administrateur des paiements
Peut :
voir les factures à payer
voir et approuver les règlements groupés
gérer les coordonnées bancaires des fournisseurs
créer et traiter des paiements
accorder, modifier ou retirer l'accès des utilisateurs (sauf pour le Propriétaire des paiements)
Utilisateur standard (dans Paiements)
Par défaut, peut :
voir les factures à payer
voir les règlements groupés
agir en tant qu'approbateur de paiement
Autorisations facultatives :
les coordonnées bancaires des fournisseurs
créer des règlements groupés
gérer la paie
traiter les paiements
Note : le rôle Standard dans Dext Paiements est distinct du rôle Utilisateur standard dans Dext. Un utilisateur ayant un rôle Administrateur dans Dext peut tout de même se voir attribuer un rôle Standard au sein de Paiements.
Liste des utilisateurs et indicateurs de statut
Dans Paramètres du dossier > Paiements, vous pouvez voir :
tous les utilisateurs ayant accès à Paiements
une icône mobile indiquant si l'authentification est active
une grille d'autorisations indiquant les fonctionnalités activées
Modifier ou retirer l'accès Paiements d'un utilisateur
Modifier les autorisations
Pour modifier les autorisations d'un utilisateur :
Allez dans Paramètres du dossier > Paiements.
Cliquez sur Gérer à côté de l'utilisateur.
Sélectionnez Modifier les autorisations.
Mettez à jour le rôle ou les autorisations spécifiques.
Autorisez la modification depuis l'application mobile Dext.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Retirer les autorisations
Pour retirer les autorisations d'un utilisateur :
Allez dans Paramètres du dossier > Paiements.
Cliquez sur Gérer à côté de l'utilisateur.
Sélectionnez Supprimer les autorisations.
L'utilisateur perd immédiatement l'accès, et l'action est enregistrée dans le journal d'audit.
Bonnes pratiques
vérifiez régulièrement les accès à Paiements
retirez l'accès immédiatement en cas de changement de rôle ou de départ d'un utilisateur
consultez le journal d'audit pour confirmer quand les autorisations ont été modifiées, et par qui