Vous pouvez transmettre des reçus, factures et PDF multi-pages à Dext par e-mail en utilisant les adresses e-mail d’envoi.
Chaque utilisateur et chaque compte Dext disposent d’adresses distinctes pour les factures d’achat et les factures de vente.
Après l’envoi, Dext extrait les données et ajoute chaque document dans les onglets Achats ou Ventes.
Important : Les adresses e-mail d’envoi servent uniquement à transmettre des documents vers Dext. Ne les utilisez pas pour vous connecter à votre compte.
Comment fonctionnent les adresses e-mail d’envoi
Les adresses e-mail d’envoi déterminent comment les documents sont traités et à qui ils sont attribués.
Types d’adresses : il existe des adresses e-mail d’envoi propres à chaque utilisateur et au compte, pour les achats et les ventes
Attribution : envoyer vers une adresse utilisateur attribue le document à cet utilisateur ; envoyer vers une adresse du compte laisse le champ Propriétaire du document vide
Mode de traitement : le mode utilisé (une facture par fichier ou par page) détermine comment les fichiers sont traités
Note : Seuls les utilisateurs ayant accès à tous les documents peuvent voir les documents sans propriétaire.
Choisir la bonne adresse e-mail d’envoi
Choisissez l’adresse e-mail d’envoi adaptée selon le type de documents à transmettre et le résultat attendu.
Où trouver les adresses e-mail d’envoi
Il existe deux types d’adresses e-mail d’envoi dans Dext, accessibles à différents endroits :
Adresses utilisateur
accessibles depuis Paramètres utilisateur > Adresses e-mail d’envoi
Adresses du compte
accessibles depuis Paramètres du dossier > Extraction > Adresses e-mail d’envoi
également disponibles via Ajouter des documents (accès rapide)
Modes de traitement disponibles
Une facture par fichier
Utilisez ce mode si le fichier contient un seul document, même sur plusieurs pages.
Chaque fichier devient un document
Vous pouvez joindre plusieurs fichiers dans un même e-mail
Exemple : une facture de 2 pages devient un document
Recommandé pour les envois courants
Une facture par page
Utilisez ce mode si chaque page correspond à un document différent.
Chaque page devient un document
Idéal pour les PDF contenant plusieurs reçus
Exemple : un PDF de 10 pages devient 10 documents
Recommandé pour le traitement en lot
Modifier les adresses e-mail d’envoi
Vous pouvez personnaliser votre adresse ou modifier celles des utilisateurs que vous gérez.
Modifier votre adresse
Accédez à Paramètres utilisateur.
3. Dans Adresses e-mail d’envoi, sélectionnez le dossier respectif.
4. Modifiez le champ Personnalisez votre adresse e-mail d’envoi.
4. Cliquez en dehors du champ pour enregistrer.
Modifier l’adresse d’un utilisateur
Accédez à Utilisateurs.
Sélectionnez Gérer, puis Modifier les informations.
3. Modifiez le champ Adresses e-mail d’envoi.
4. Cliquez en dehors du champ pour enregistrer.
Important : Vous devez être Administrateur ou Chef d’équipe pour modifier l’adresse e-mail d’envoi d’un autre utilisateur.
Modifier l’adresse du compte
Accédez à Paramètres du dossier.
Ouvrez la section Extraction.
Dans Adresses e-mail d’envoi, sélectionnez Gérer.
Modifiez le champ Personnalisez votre adresse e-mail d’envoi.
5. Cliquez en dehors du champ pour enregistrer.
Envoyer des documents par e-mail
Vous pouvez joindre des fichiers ou coller le document dans le corps de l’e-mail.
Formats de fichiers pris en charge
Vous pouvez envoyer :
Images : JPG, PNG, GIF, BMP, TIFF
Documents : PDF, DOC, DOCX, ODT, RTF
Archives : ZIP (contenant des images)
Bonnes pratiques d’envoi
Les PDF peuvent contenir jusqu’à 200 pages en mode une facture par page
Les fichiers protégés par mot de passe ne sont pas pris en charge
Les documents envoyés via lien ne sont pas traités
Vous pouvez joindre plusieurs fichiers dans un même e-mail
Ajouter une description (optionnel)
Ajoutez une description dans le corps de l’e-mail entre deux balises #note.
Exemple : #note Factures trimestrielles ACME #note
En mode une facture par page, la description s’applique à tous les documents.
Envoyer un document (une facture par fichier)
Copiez l’adresse e-mail d’envoi correspondant à Une facture par fichier depuis Ajouter des documents ou Paramètres utilisateur.
Note : Pour les ventes, utilisez une adresse contenant +ventes@dext.cc
2. Rédigez un nouvel e-mail.
3. Ajoutez le fichier en pièce jointe (ou coller le document dans le corps de l’e-
mail).
4. Ajoutez une description si nécessaire.
5. Envoyez l’e-mail.
Conseil : Si vous recevez régulièrement des factures de fournisseurs, configurez une règle de transfert automatique dans votre boîte e-mail pour les envoyer directement vers votre adresse e-mail d’envoi.
Envoyer plusieurs documents (une facture par page)
Copiez l’adresse e-mail d’envoi correspondant à une facture par page (se terminant par @multiple.dext.cc).
2. Rédigez un nouvel e-mail.
3. Ajoutez le PDF multi-pages.
4. Ajoutez une description si nécessaire.
5. Envoyez l’e-mail.
Que se passe-t-il après l’envoi
Après l’envoi, Dext lit le document et extrait les données.
Les documents apparaissent généralement dans un délai de 30 minutes.
Ils sont disponibles dans Achats ou Ventes.
Si un document n’apparaît pas, cela peut être pour les raisons suivantes :
Il a été supprimé comme doublon. Vérifiez l’Historique d’envoi pour le confirmer.
Il a été rejeté par le système. Dans ce cas, l’utilisateur dont l’adresse e-mail d’envoi a été utilisée reçoit une notification à son adresse e-mail de connexion à Dext.
Consulter l’e-mail d’origine
Après l’envoi, vous pouvez consulter l’e-mail utilisé pour transmettre le document.
Cela permet de voir :
l’objet
la date et l’heure
l’expéditeur et le destinataire
le contenu complet
Pour afficher l’e-mail :
Ouvrez un document dans Achats ou Ventes.
Accédez à l’onglet E-mail.
Notifications par e-mail en cas de rejet
Vous pouvez activer les notifications pour recevoir un résumé des documents rejetés.
Accédez à Paramètres utilisateur.
2. Ouvrez Notifications de tenue comptable par e-mail.
3. Activez l’option Pièces rejetées.
Bloquer des adresses e-mail ou des domaines
Vous pouvez bloquer des expéditeurs ou des domaines pour empêcher la réception d’e-mails non pertinents sur vos adresses e-mail d’envoi Dext.
Les caractères génériques sont pris en charge.
Bloquer un expéditeur
Accédez à Paramètres du dossier > Extraction.
Dans Adresses e-mail d’envoi, cliquez sur Gérer.
3. Saisissez l’adresse ou le domaine.
4. Cliquez sur Bloquer.
Bloquer un domaine
Utilisez un astérisque (*) comme caractère générique.
Exemple : *@example.com bloque tous les e-mails de ce domaine.
Débloquer un expéditeur
Cliquez sur l’icône X pour débloquer l’expéditeur.
Important : Vous devez être Administrateur ou Chef d’équipe pour gérer les expéditeurs bloqués.