Vous pouvez ajouter des utilisateurs directement à un dossier client afin qu'ils puissent déposer et traiter des documents. Cet article explique comment ajouter un ou plusieurs utilisateurs à un dossier client, envoyer les invitations et gérer les utilisateurs existants.
Niveaux d'accès des utilisateurs dans un dossier client
Lorsque vous ajoutez un utilisateur à un dossier client, vous choisissez s'il peut se connecter au compte ou non.
Utilisateurs avec accès au compte
Les utilisateurs avec accès au compte peuvent :
Se connecter à Dext
Déposer, consulter ou gérer des documents dans le dossier client
Passer d'un compte à l'autre s'ils ont accès à plusieurs dossiers
Utilisateurs sans accès au compte
Les utilisateurs sans accès au compte ne peuvent pas se connecter à Dext, mais peuvent tout de même contribuer au dossier client :
Ne peuvent pas se connecter à Dext
Peuvent être assignés en tant que Propriétaires de documents
Peuvent déposer des documents via leur adresse e-mail d'envoi unique
N'ont pas accès à l'application web Dext
Vous pouvez modifier l'accès au compte d'un utilisateur à tout moment.
Ajouter un utilisateur à un dossier client
Pour ajouter un utilisateur, ouvrez le dossier client concerné depuis votre liste de clients, puis accédez à la section Utilisateurs :
Ouvrez le dossier client concerné.
Cliquez sur Utilisateurs dans le menu de gauche.
Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
4. Saisissez les informations de l'utilisateur (prénom, nom et, si nécessaire, code
salarié), puis activez l'option Connexion au compte si l'utilisateur doit pouvoir se
connecter à Dext.
5. Cliquez sur Suivant, puis choisissez un rôle pour l'utilisateur.
Pour un aperçu complet des droits associés à chaque rôle, allez à Gérer les rôles et autorisations des accès clients.
6. Ajustez les autorisations supplémentaires si nécessaire, puis cliquez sur Suivant.
7. Dans la fenêtre Vérifier et inviter, contrôlez les informations de l'utilisateur et
choisissez d'envoyer l'invitation par e-mail uniquement, ou également par SMS
en activant l'option Envoyer un SMS et en saisissant le numéro de téléphone.
8. Cliquez sur Inviter pour envoyer l'invitation.
L'utilisateur reçoit une invitation par e-mail ou par SMS pour accéder au dossier client.
Note : Le premier utilisateur ajouté à un dossier client devient automatiquement le propriétaire du compte. Pour changer le propriétaire de compte, contactez l'équipe d'assistance Dext.
Ajouter plusieurs utilisateurs
Vous pouvez ajouter plusieurs utilisateurs en même temps à un dossier client :
Accédez à Utilisateurs dans le dossier client.
Cliquez sur Ajouter plusieurs utilisateurs en haut à droite.
Saisissez les informations des utilisateurs manuellement, ou importez un fichier CSV en suivant le modèle fourni.
Choisissez si vous souhaitez notifier les utilisateurs par e-mail.
Vérifiez les informations, puis cliquez sur Inviter.
À quoi ressemble l'invitation ?
Après l'ajout d'un utilisateur, il reçoit une invitation selon le mode d'envoi choisi.
Invitation par e-mail
L'utilisateur reçoit un e-mail de Dext contenant un bouton Accepter l'invitation. En cliquant sur ce bouton, il accepte l'invitation et accède au dossier client.
Invitation par SMS
Si vous envoyez l'invitation par SMS, l'utilisateur reçoit un lien sécurisé par message texte. Lorsqu'il ouvre le lien, une page web s'affiche pour qu'il crée son mot de passe, suivie d'un écran expliquant comment télécharger l'application Dext et se connecter.
Que se passe-t-il si vous invitez un utilisateur qui a déjà un compte Dext ?
Ce qui se passe dépend du fait que l'utilisateur a déjà un compte Dext et que son adresse e-mail est vérifiée ou non.
Si l'utilisateur a déjà un compte Dext et un e-mail vérifié
Il est automatiquement ajouté au dossier client.
La prochaine fois qu'il se connecte, le dossier client apparaît dans son sélecteur de compte.
Si l'utilisateur n'a pas encore vérifié son e-mail
Son statut s'affiche comme Invitation en attente dans la liste des utilisateurs.
L'invitation est valable 14 jours.
Tant qu'il n'a pas accepté l'invitation, il est uniquement ajouté en tant que Propriétaire de documents : vous pouvez lui assigner des documents et en déposer en son nom, mais il ne peut ni se connecter ni utiliser le sélecteur de compte.
Une fois l'invitation acceptée, son adresse e-mail est vérifiée et il obtient un accès complet au dossier client.
Gérer les utilisateurs existants d'un dossier client
Pour gérer un utilisateur, accédez à Utilisateurs dans le dossier client et utilisez le menu Gérer à côté de son nom. Depuis ce menu, vous pouvez modifier les informations de l'utilisateur, modifier ses droits d'accès, renvoyer l'invitation, réinitialiser le mot de passe, ou désactiver ou retirer l'utilisateur.
Modifier les informations d'un utilisateur
Pour mettre à jour les informations personnelles ou professionnelles d'un utilisateur, accédez à son profil depuis le menu Gérer :
Accédez à Utilisateurs.
Cliquez sur Gérer à côté de l'utilisateur.
Choisissez Modifier les informations.
Depuis cet écran, vous pouvez mettre à jour les coordonnées (nom, e-mail, téléphone, code salarié), gérer les adresses e-mail d'envoi, et activer ou configurer l'intégration WhatsApp.
Pour en savoir plus, allez à Transférer des documents vers Dext avec les adresses e-mail d'envoi et Ajouter des documents à Dext avec WhatsApp.
Modifier les droits d'accès d'un utilisateur
Pour changer le niveau d'accès d'un utilisateur, accédez à la fenêtre Modifier les droits d'accès :
Accédez à Utilisateurs.
Cliquez sur Gérer à côté de l'utilisateur.
Choisissez Modifier les droits d'accès.
Choisissez le nouveau rôle dans le menu déroulant Rôle, puis cliquez sur Enregistrer.
Renvoyer une invitation
Les invitations expirent après 14 jours si elles ne sont pas acceptées. Pour renvoyer une invitation :
Accédez à Utilisateurs.
Cliquez sur Gérer à côté de l'utilisateur.
Choisissez Renvoyer l'invitation.
Désactiver ou retirer un utilisateur
Si un utilisateur n'a plus besoin d'accès au dossier client, vous pouvez le désactiver ou le retirer depuis le menu Gérer.
Pour connaître la différence entre ces deux options et savoir comment procéder, allez à Comment retirer un utilisateur d'un dossier client.
Ajouter un collaborateur du cabinet à un dossier client
Si vous essayez d'ajouter un collaborateur de votre cabinet en tant qu'utilisateur d'un dossier client, un message d'erreur s'affiche.
Cela se produit car les collaborateurs du cabinet accèdent aux dossiers clients directement depuis le compte cabinet : il n'est pas nécessaire de les ajouter en tant qu'utilisateurs du dossier client.
Pour donner à un collaborateur l'accès à un dossier client, allez à Gérer les accès des collaborateurs aux dossiers clients.
Questions fréquentes
L'utilisateur n'a pas reçu son invitation
L'utilisateur n'a pas reçu son invitation
Si l'invitation n'arrive pas dans la boîte de réception de l'utilisateur :
Demandez-lui de vérifier son dossier Spam ou Courrier indésirable.
Assurez-vous que l'adresse no-reply@notifications.app.dext.com est autorisée dans ses paramètres de messagerie.
Renvoyez l'invitation depuis la section Utilisateurs.
Si le problème persiste, allez à Comment contacter l'équipe d'assistance Dext.