Dans Dext, vous pouvez créer un avoir de deux façons : depuis une facture de vente ou une facture d'acompte existante, ou en tant qu'avoir libre. Une fois créé, vous pouvez enregistrer un brouillon pour y revenir plus tard, ou le finaliser et l'envoyer directement.
Si vous avez désigné Dext comme plateforme agréée (PA), l'envoi d'un avoir électronique suit d'autres étapes. Pour en savoir plus, consultez Comment envoyer des factures électroniques depuis Dext
Important : La procédure dépend de la version du module Ventes. Les avoirs libres ne sont disponibles que dans la nouvelle version (bêta), accessible depuis la bannière en haut de la page Ventes.
Créer un avoir depuis une facture existante
Pour annuler une facture de vente ou une facture d'acompte en totalité ou en partie, créez l'avoir depuis la page du document. Le point de départ dépend de la version du module Ventes.
Note : Les factures d'acompte ne sont disponibles que dans la nouvelle version du module Ventes.
Ouvrir le brouillon d'avoir
Pour créer un avoir depuis une facture de vente, ouvrez la facture, puis cliquez sur Créer un avoir. Le chemin dépend de la version du module Ventes :
Nouvelle version : allez à Ventes > Factures créées, puis ouvrez la facture à annuler.
Ancienne version : allez à Ventes > Factures importées, puis ouvrez la facture à annuler.
Cliquez ensuite sur Créer un avoir dans la barre de boutons en haut de la page. Un brouillon d'avoir s'ouvre.
Vérifier la date et le numéro de l'avoir
La date d'émission et le numéro de l'avoir s'affichent en haut du brouillon. Vérifiez-les avant de continuer :
Date d'émission : par défaut, Dext utilise la date du jour. Vous pouvez la modifier via l'icône Calendrier.
Numéro d'avoir : Dext attribue automatiquement le prochain numéro disponible dans la séquence en cours. Cliquez sur le numéro si vous souhaitez le modifier ou utiliser une autre séquence.
Vous pouvez gérer les séquences depuis Paramètres du dossier > Factures de vente > Numérotation.
Choisir le type d'avoir
Le type d'avoir dépend de la part de la facture à annuler :
Pour une annulation complète, ne modifiez pas les lignes, puis finalisez l'avoir.
Pour un avoir partiel, ajustez les montants, les quantités ou supprimez les lignes concernées.
Ajouter les mentions particulières
Le champ Notes / Mentions particulières permet de compléter l'avoir avec des informations supplémentaires. Pour en savoir plus sur les mentions, consultez Configurer les mentions obligatoires et particulières des factures de vente
Vous pouvez renseigner la valeur par défaut des mentions particulières depuis Paramètres du dossier > Factures de vente > Personnalisation. Cette valeur reste modifiable lors de la création d'un document de vente.
Une fois l'avoir complété, passez à la section Choisir l'envoi par e-mail, puis à la section Enregistrer un brouillon ou finaliser l'avoir.
Créer un avoir libre (bêta)
Contrairement à un avoir créé à partir d'une facture de vente, l'avoir libre permet de régulariser une situation commerciale ou comptable sans être lié à une facture existante. Cette option n'est disponible que dans la nouvelle version du module Ventes.
Note : Le client, l'article, la quantité, le prix et la TVA (%) sont obligatoires. Si vous ne parvenez pas à enregistrer ou à finaliser l'avoir libre et que le message « Impossible de créer un brouillon d'avoir » s'affiche, vérifiez que tous les champs obligatoires sont renseignés.
Ouvrir un brouillon d'avoir libre
Pour créer un avoir libre, ouvrez un brouillon depuis la page Avoirs. Allez à Ventes > Avoirs, puis cliquez sur Créer un avoir.
Ajouter un client
Pour ajouter un client à l'avoir, deux options sont possibles :
Choisissez un client existant dans la liste déroulante.
Ou créez un nouveau client en saisissant son nom, puis en cliquant sur + Ajouter.
Pour finir de créer un nouveau client :
Dans la fenêtre Ajouter un nouveau client, renseignez les informations du client. Les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires, dont le nom du client, le Pays d'enregistrement, l'adresse et la ville de facturation.
Choisissez le Type de client :
Entreprise : pour une entreprise enregistrée en France, saisissez le N° SIREN, obligatoire. Le champ N° TVA intracommunautaire s'affiche aussi.
Particulier : les champs N° SIREN et N° TVA intracommunautaire ne s'affichent pas.
Cliquez sur Ajouter pour enregistrer le client.
Le type de client est facultatif, sauf si vous envoyez des factures électroniques via la PA de Dext.
Après l'enregistrement du client, ses adresses de facturation et de livraison se remplissent automatiquement dans l'avoir.
Vous pouvez aussi ajouter des clients individuellement ou importer la base de clients via un fichier CSV depuis Ventes > Liste des clients. Pour en savoir plus, consultez Configurer votre liste de clients (entreprises)
Compléter les informations d'un client
Si un client choisi n'a pas toutes les informations obligatoires, le message Informations sur le client requises s'affiche à côté de son nom. Pour les compléter :
Cliquez sur Ajouter des informations à côté du message.
Dans la fenêtre Indiquer les coordonnées du client, complétez les champs marqués d'un point d'exclamation.
Cliquez sur Enregistrer.
Dext enregistre les informations dans la Liste des clients. Pour modifier les informations d'un client existant, cliquez sur Modifier à côté de son nom.
Vérifier la date et le numéro de l'avoir
La date d'émission et le numéro de l'avoir s'affichent en haut du brouillon. Vérifiez-les avant de continuer.
Dext utilise par défaut la date du jour comme Date d'émission. Vous pouvez la modifier via l'icône Calendrier. Pour modifier le numéro ou utiliser une autre séquence, cliquez sur le numéro d'avoir.
Ajouter les produits ou services à rembourser
Pour ajouter les produits ou services à rembourser, utilisez la colonne Article du brouillon. Vous pouvez :
Choisir un produit ou service existant dans le menu déroulant.
Créer un nouveau produit ou service : saisissez son nom, puis cliquez sur + Ajouter.
Renseignez les informations demandées (référence, nom, prix unitaire, TVA, etc.), puis cliquez sur Ajouter pour enregistrer le produit ou service dans le catalogue.
Le champ Unité de mesure (facultatif) permet de définir une unité (heure, jour, pièce, etc.) qui s'appliquera par défaut à ce produit ou service sur vos documents de vente. Pour en savoir plus, consultez Comment gérer les unités de mesure sur les documents de vente
Vous pouvez également gérer ou importer la liste des produits et services depuis Ventes > Produits et services. Pour en savoir plus, consultez Utiliser le catalogue de produits et services dans Dext (entreprises)
Compléter les lignes de l'avoir
Une fois le produit ou service choisi, complétez les champs de chaque ligne :
Description
Type
Quantité
Unité de mesure
Prix (prix unitaire hors taxe)
Compte
TVA (%)
Une remise en pourcentage peut être appliquée sur chaque ligne si nécessaire. Cliquez sur + Ajouter un article pour ajouter des lignes supplémentaires. Les montants restent modifiables directement dans l'avoir.
Ajouter les mentions particulières
Le champ Notes / Mentions particulières permet de compléter l'avoir avec des informations supplémentaires. Pour en savoir plus sur les mentions, consultez Configurer les mentions obligatoires et particulières des factures de vente
Vous pouvez renseigner la valeur par défaut des mentions particulières depuis Paramètres du dossier > Factures de vente > Personnalisation. Cette valeur reste modifiable lors de la création d'un document de vente.
Une fois l'avoir complété, choisissez l'envoi par e-mail, puis enregistrez le brouillon ou finalisez l'avoir.
Choisir l'envoi par e-mail
La section Envoi par e-mail, en bas du brouillon, permet d'envoyer l'avoir au client dès sa finalisation. Elle est activée par défaut. Cette section est la même pour un avoir créé depuis une facture de vente et pour un avoir libre.
Si vous gardez l'option activée, vérifiez les éléments suivants :
Adresse e-mail du client : Dext la renseigne si elle figure dans la fiche du client. Elle est obligatoire.
Destinataires en copie : ajoutez des adresses si besoin. Pour en ajouter plusieurs, séparez-les par une virgule.
Objet et Message : modifiez-les si besoin.
Recevoir une copie de l'e-mail ? : cochez la case pour recevoir une copie à l'adresse e-mail de votre compte Dext.
Le client reçoit l'avoir au format PDF, ainsi qu'un lien pour le visualiser en ligne.
Pour ne pas envoyer d'e-mail à la finalisation, désactivez l'option. Pour envoyer ou exporter l'avoir plus tard, consultez Envoyer, exporter ou partager un document de vente
Enregistrer un brouillon ou finaliser l'avoir
Une fois l'avoir complété, vous pouvez l'enregistrer en brouillon pour y revenir plus tard, ou le finaliser.
Enregistrer un brouillon
Pour enregistrer un brouillon, cliquez sur Enregistrer le brouillon. L'avoir est conservé sans être finalisé.
Pour le retrouver et le compléter plus tard :
Nouvelle version : allez à Ventes > Avoirs > Brouillons.
Ancienne version : allez à Ventes > Brouillons de factures.
Finaliser l'avoir
Pour finaliser l'avoir, confirmez-le dans la fenêtre Envoyer l'avoir :
En haut à droite du brouillon, cliquez sur Finaliser l'avoir.
Dans la fenêtre Envoyer l'avoir, vérifiez les informations des sections Client, Avoir et E-mail.
Cliquez sur Finaliser et envoyer. Si l'option Envoi par e-mail est désactivée, cliquez sur Finaliser l'avoir.
Quand l'option est activée, la section E-mail affiche l'adresse du destinataire, l'objet et le message. Quand elle est désactivée, la section affiche Envoyer l'e-mail : Non.
Important : Une fois finalisé, l'avoir ne peut plus être modifié ni supprimé, afin de garder les avoirs séquentiels. Vérifiez que toutes les informations sont exactes avant de finaliser.
Compléter les informations manquantes
Si des informations obligatoires manquent, vous ne pouvez pas finaliser l'avoir tant qu'elles ne sont pas renseignées. Le message Ajouter les informations manquantes pour finaliser s'affiche dans la section concernée de la fenêtre Envoyer l'avoir.
Pour les compléter :
Cliquez sur Ajouter les informations manquantes.
Dans le brouillon, complétez les champs marqués d'un point d'exclamation.
Cliquez de nouveau sur Finaliser l'avoir.
Après la finalisation
Une fois l’avoir finalisé, vous pouvez l’envoyer par e-mail ou l’exporter. Dans la nouvelle version du module Ventes, vous pouvez aussi le partager via un lien public et, s’il s’agit d’un avoir libre, l’appliquer à une facture ou à un acompte existant.
Les options d’envoi, d’export et de partage sont décrites dans un article dédié. Pour en savoir plus, consultez Envoyer, exporter ou partager un document de vente. Pour appliquer un avoir libre, allez à la section Appliquer un avoir à une facture existante (bêta)
Supprimer un brouillon d'avoir
Un brouillon d'avoir peut être supprimé dans Dext tant qu'il n'est pas finalisé. Les avoirs finalisés ne peuvent pas être supprimés afin de garantir la traçabilité comptable.
Vous pouvez supprimer un brouillon de deux façons :
Depuis la liste des brouillons
Ouvrez la liste des brouillons. Le chemin dépend de la version du module Ventes :
Nouvelle version : accédez à Ventes > Avoirs > Brouillons.
Ancienne version : accédez à Ventes > Brouillons de factures.
Cochez le brouillon à supprimer.
Cliquez sur Supprimer.
Depuis la page du document
Ouvrez le brouillon d'avoir.
Cliquez sur Supprimer en haut de la page.
Appliquer un avoir à une facture existante (bêta)
Lorsqu'un client dispose d'un avoir libre, vous pouvez l'appliquer pour réduire le montant restant d'une facture ou d'un acompte. L'avoir peut être appliqué en totalité ou partiellement, selon le montant à compenser. Cette option n'est disponible que dans la nouvelle version du module Ventes.
Conditions pour appliquer un avoir
Un avoir ne peut être appliqué que si les conditions suivantes sont remplies :
La facture doit être non payée.
Le client de l'avoir doit être identique au client de la facture.
L'avoir doit être disponible et comporter un montant restant à appliquer.
Si ces conditions sont remplies, l'option Appliquer un avoir apparaît sur la facture.
Appliquer un avoir
Pour appliquer un avoir à une facture existante, procédez comme suit :
Ouvrez la facture concernée depuis l'onglet Ventes > Factures créées.
Cliquez sur Appliquer un avoir.
3. Sélectionnez l'avoir à appliquer.
4. Renseignez le montant à compenser.
5. Cliquez sur Appliquer.
Le Montant restant à payer est automatiquement recalculé.
Note : Vous pouvez retirer un avoir appliqué en cliquant sur l'icône X affichée à côté de l'avoir.