Plusieurs raisons peuvent vous amener à annuler une facture : une erreur de montant, le retour d’un produit ou l’annulation d’un service, par exemple.
En comptabilité, une facture de vente ne peut pas être supprimée. Pour la corriger ou l’annuler, vous devez créer un avoir. Ce document permet d’annuler la facture en totalité ou uniquement pour les éléments concernés.
Dans Dext, vous pouvez créer un avoir de deux manières :
Depuis une facture de vente créée dans Dext
En créant un avoir libre
Important : Certaines fonctionnalités décrites dans cet article font partie de la nouvelle expérience de facturation du module Ventes (bêta). Vous pouvez y accéder depuis la bannière en haut de la page Ventes.
Créer un avoir depuis une facture de vente
Vous pouvez créer un avoir directement depuis une facture de vente créée dans Dext afin d’annuler la facture en totalité ou en partie.
Accédez à Ventes > Factures créées, puis ouvrez la facture que vous souhaitez annuler.
2. Cliquez sur Outils > Créer un avoir.
3. Vérifiez la date et le numéro de l’avoir :
Date de l’avoir : par défaut, la date du jour est prise en compte. Vous pouvez la modifier via le calendrier.
Numéro d’avoir : Dext attribue automatiquement le prochain numéro disponible dans la séquence en cours. Cliquez sur le numéro si vous souhaitez le modifier ou utiliser une autre séquence.
Vous pouvez gérer les séquences depuis Paramètres du dossier > Factures de vente > Numérotation.
4. Choisissez le type d’avoir :
Pour une annulation complète, cliquez directement sur Finaliser l’avoir.
Pour un avoir partiel, ajustez les montants, quantités ou supprimez les lignes concernées.
5. Utilisez l’encart Notes / Mentions particulières pour compléter l’avoir.
6. Ensuite, finalisez et envoyez l’avoir.
Créer un avoir libre (bêta)
Contrairement à un avoir créé à partir d’une facture de vente, l’avoir libre permet de régulariser une situation commerciale ou comptable sans être lié à une facture existante.
Accédez à Ventes > Avoirs, puis cliquez sur Créer un avoir.
2. Ajoutez un client :
Sélectionnez un client existant dans la liste déroulante
Ou créez un nouveau client en saisissant son nom, puis en cliquant sur + Ajouter.
Pour ajouter un nouveau client, renseignez ses informations (adresse, e-mail, etc.), puis cliquez sur Ajouter.
Après l’enregistrement du client, ses adresses de facturation et de livraison se remplissent automatiquement dans l’avoir.
Vous pouvez ajouter des clients individuels ou importer la base de données clients via un fichier CSV depuis l'onglet Ventes > Liste des clients.
3. Vérifiez la date et le numéro de l’avoir.
4. Ajoutez les produits ou services à rembourser.
Dans la colonne Produit/Service, vous pouvez :
Sélectionner un produit ou service existant dans le menu déroulant.
Créer un nouveau produit ou service : saisissez son nom, puis cliquez sur + Ajouter.
Renseignez les informations demandées (référence, nom, prix unitaire, TVA, etc.), puis cliquez sur Ajouter pour l’enregistrer dans le catalogue.
5. Une fois le produit ou service sélectionné, complétez les informations de la ligne
:
Description
Quantité
Prix unitaire (HT)
Taux de TVA (%)
Cliquez sur + Ajouter un article pour ajouter des lignes supplémentaires.
Vous pouvez également gérer ou importer les produits et services depuis :
Paramètres du dossier > Plan comptable > Produits et services
Ventes > Produits et services
Les montants restent modifiables directement dans l’avoir.
6. Utilisez l’encart Notes / Mentions particulières pour compléter l’avoir.
Vous pouvez renseigner la valeur par défaut des mentions particulières depuis Paramètres du dossier > Factures de vente > Personnalisation.
Cette valeur peut être modifiée lors de la création d'un document de vente.
7. Ensuite, finalisez et envoyez l’avoir.
Finaliser et envoyer l’avoir
Une fois l’avoir prêt :
Cliquez sur Finaliser l’avoir.
Choisissez l’option d’envoi :
Envoyer via Dext : personnalisez l’e-mail (objet, contenu, destinataire). L’avoir est automatiquement joint en PDF.
Si vous souhaitez recevoir une copie, activez l’option respective.
Télécharger en PDF : enregistrez-le pour l’envoyer par un autre moyen.
Ne pas envoyer pour le moment : l’avoir reste disponible dans Ventes > Avoirs.
Pour l’envoyer plus tard, sélectionnez le document puis cliquez sur Outils > Envoyer par e-mail.
Si vous ne souhaitez pas finaliser l’avoir tout de suite, cliquez sur Enregistrer le brouillon.
Vous le retrouverez dans Ventes > Avoirs > Brouillons pour le compléter plus tard.
Supprimer un brouillon d’avoir
Seuls les brouillons d’avoirs peuvent être supprimés dans Dext.
Les avoirs finalisés ne peuvent pas être supprimés afin de garantir la traçabilité comptable.
Vous pouvez supprimer un brouillon de deux façons :
Depuis la liste des avoirs :
Accédez à Ventes > Avoirs.
Sélectionnez le brouillon à supprimer.
Cliquez sur Supprimer.
Depuis la page du document :
Ouvrez le brouillon d’avoir.
Cliquez sur Supprimer en haut de la page.
Appliquer un avoir à une facture existante (bêta)
Lorsqu’un client dispose d’un avoir disponible, vous pouvez l’utiliser pour réduire le montant restant d’une facture ou d’un acompte.
L’avoir peut être appliqué en totalité ou partiellement, selon le montant que vous souhaitez compenser.
Conditions pour appliquer un avoir
Pour qu’un avoir puisse être appliqué :
La facture doit être non payée.
Le client de l’avoir doit être identique au client de la facture.
L’avoir doit être disponible et comporter un montant restant à appliquer.
Si ces conditions sont remplies, l’option Appliquer un avoir apparaît sur la facture.
Appliquer un avoir
Ouvrez la facture concernée depuis l’onglet Ventes.
Cliquez sur Appliquer un avoir.
3. Sélectionnez l’avoir à appliquer.
4. Renseignez le montant à compenser.
5. Cliquez sur Appliquer.
Le Montant restant à payer est automatiquement recalculé.
Note : Vous pouvez retirer un avoir appliqué en cliquant sur l’icône X affichée à côté de l’avoir.