Dext extrait automatiquement les données comptables de chaque document déposé sur la plateforme. Une fois l'extraction terminée, des règles d'automatisation prennent en charge l'affectation des comptes, la ventilation et la publication des écritures — sans saisie manuelle.

Cet article décrit le rôle de chaque fonctionnalité et explique comment elles interagissent lorsque plusieurs règles s'appliquent au même document.

Lorsqu'un document est déposé sur la plateforme, Dext démarre l'extraction des informations comptables. Le document est alors visible dans l'onglet En cours de la Boîte de réception.

Pour plus d’informations sur l’extraction des données, consultez Extraction des données dans Dext.

Une fois l'extraction terminée, le document est envoyé dans la Boîte de réception. Dext compare le fournisseur ou le client reconnu avec vos listes existantes et applique automatiquement les règles configurées pour ce fournisseur ou ce client.

C'est à ce moment que les automatisations entrent en jeu. Vous pouvez configurer des règles pour :

Les automatisations de Dext interviennent à différentes étapes du traitement des pièces : de l'extraction et de la saisie jusqu'à l'imputation comptable et la publication vers votre logiciel.

Les règles fournisseurs et clients appliquent automatiquement des valeurs par défaut à chaque document provenant d'un fournisseur ou d'un client spécifique. Vous pouvez définir des valeurs par défaut pour le compte de charge, la date d'échéance, le taux de TVA, le moyen de paiement, le statut de paiement, la description et la devise.

Vous pouvez également ajouter une note de rappel à un fournisseur. Elle s'affiche en haut de la page de détail de chaque nouveau document comme rappel pour toute personne qui traite les documents de ce fournisseur.

Configurez les règles depuis Achats > Liste des fournisseurs ou Ventes > Liste des clients, ou directement depuis la page de détail d'un document.

Pour les instructions détaillées, consultez Utiliser les règles fournisseurs et clients (cabinets).

Les règles de ventilation font partie des règles fournisseurs et clients. Elles permettent de répartir automatiquement le montant d'une facture en plusieurs lignes comptables, selon un montant fixe ou un pourcentage du total, pour chaque nouveau document d'un fournisseur ou d'un client reconnu.

Pour les instructions détaillées :

La Ventilation Automatique fait partie des règles fournisseurs et clients. Elle extrait automatiquement les lignes comptables des documents d'un fournisseur ou d'un client, et peut regrouper ces lignes par description, taux de TVA ou les deux, selon les règles que vous configurez.

Activez-la depuis la fiche fournisseur ou client, en sélectionnant l'option Ventilation Automatique.

Pour les instructions détaillées, consultez La Ventilation Automatique (Bêta).

La règle d'autoliquidation fait également partie des règles fournisseurs. Elle automatise l'application du compte de TVA autoliquidée pour les factures d'un fournisseur spécifique et garantit un traitement cohérent des factures soumises à l'autoliquidation.

Configurez-la depuis la fiche fournisseur en sélectionnant le compte de TVA autoliquidée dans le champ Compte de TVA.

Pour les instructions détaillées, consultez Créer une règle d'autoliquidation pour un fournisseur (cabinets).

Les règles de moyen de paiement appliquent automatiquement une destination de publication et un compte bancaire associé à chaque document réglé avec un moyen de paiement spécifique. Vous pouvez également activer la publication automatique au niveau du moyen de paiement.

Configurez-les depuis Paramètres du dossier > Plan comptable > Moyens de paiement.

Pour les instructions détaillées, consultez Utiliser les Moyens de paiement dans Dext.

Les règles bancaires permettent d'affecter automatiquement un compte comptable aux transactions bancaires selon des critères que vous définissez : mot-clé dans le libellé, Débit/crédit, montant ou période.

Les règles bancaires ne s'appliquent pas rétroactivement par défaut. Vous pouvez toutefois les appliquer manuellement aux transactions existantes depuis l'onglet Règles bancaires, via le bouton Appliquer aux transactions existantes.

Accédez aux règles bancaires depuis le module Banque > onglet Règles bancaires.

Pour les instructions détaillées, consultez Créer une règle bancaire.

Les règles utilisateurs appliquent automatiquement un moyen de paiement ou un axe analytique à chaque document importé par un utilisateur spécifique.

Pour définir un moyen de paiement par défaut pour un utilisateur, accédez à Paramètres du dossier > Plan comptable > Moyens de paiement, puis sélectionnez Configurer les paramètres par défaut.

Pour chaque utilisateur, choisissez un moyen de paiement par défaut et une règle d'application : appliquer la valeur par défaut à tous les documents, ou uniquement si le champ est vide.

Pour définir un axe analytique par défaut pour un utilisateur, accédez à Paramètres du dossier > Plan comptable > Axes analytiques ou Axes analytiques 2, puis sélectionnez Configurer les paramètres par défaut.

Dext dispose de deux listes d'axes analytiques — vous pouvez définir des paramètres par défaut séparément pour chacune. Les valeurs disponibles dans le menu déroulant Analytique par défaut correspondent aux axes créés dans la liste sélectionnée.

Pour les instructions détaillées, consultez Configurer des règles utilisateurs dans Dext.

L'affectation des comptes de charges utilise l'intelligence artificielle pour attribuer un compte de charge aux nouveaux documents d'Achats, en s'appuyant sur votre plan comptable et les factures déjà traitées dans le dossier. Elle n'est active que lorsqu'aucune règle fournisseur n'a défini de compte de charge pour ce document.

Activez-la depuis Paramètres du dossier > Automatisation > Affectation des comptes de charges.

Pour les instructions détaillées, consultez L'Affectation des comptes de charges.

Les Suggestions Intelligentes proposent des valeurs pour vos axes analytiques et le champ Description en s'appuyant sur le contenu du document et vos affectations précédentes. Vous pouvez accepter les suggestions manuellement ou activer l'application automatique dans les paramètres d'automatisation.

Configurez-les depuis Paramètres du dossier > Automatisation > Suggestions Intelligentes.

Pour les instructions détaillées, consultez Comment utiliser les Suggestions Intelligentes dans Dext.

La publication automatique envoie vers votre logiciel comptable connecté les pièces dont le statut est Prêt. Ce statut est attribué lorsque tous les champs requis sont correctement renseignés — que ce soit par les règles d'automatisation ou par saisie manuelle. Vous pouvez l'activer au niveau du fournisseur ou du client, au niveau du moyen de paiement, ou pour l'ensemble du dossier.

Accédez aux paramètres de publication automatique depuis Paramètres du dossier > Connexions, ou depuis la fiche fournisseur ou client.

Pour les instructions détaillées, consultez La Publication automatique des écritures (par API).

Toutes les règles s'appliquent automatiquement après que Dext a terminé l'extraction des données d'un document.

Elles s'appliquent uniquement aux nouveaux documents. Les règles ne s'appliquent pas rétroactivement aux documents déjà présents dans la Boîte de réception, à l'exception des règles portant sur les champs d'imputation (compte de charge, moyen de paiement et champs similaires) lorsque vous choisissez Appliquer à toutes les factures du fournisseur dans la Boîte de réception depuis la page de détail du document.

Lorsque plusieurs règles s'appliquent au même document et au même champ, Dext suit cet ordre de priorité :

L'affectation des comptes de charges s'applique uniquement aux documents dont le compte de charge n'a pas été défini par une règle fournisseur.

Si un document est soumis à un circuit de validation, il ne sera pas publié automatiquement. Il reste dans la Boîte de réception jusqu'à la fin de la validation, même si une règle de publication automatique s'applique.

Pour plus d’informations sur les circuits de validation, consultez Circuits de validation.

Si l'application automatique est activée, les Suggestions Intelligentes ne s'appliquent pas aux champs dont la valeur a déjà été définie par une règle fournisseur, client ou utilisateur.