Créez et envoyez une facture d'acompte directement depuis l'application mobile Dext. Cet article explique comment créer l'acompte, l'envoyer au client, enregistrer son paiement, puis l'appliquer à une facture de vente.
Important : Cette fonctionnalité est actuellement en version bêta. Elle est accessible aux utilisateurs de la nouvelle version du module Ventes. Pour savoir comment y accéder, consultez Utiliser le module Ventes dans Dext
Avant de créer une facture d'acompte, assurez-vous que le module de facturation est configuré. Pour la marche à suivre, consultez Configurer le module de facturation dans l'application mobile Dext
Créer une facture d'acompte
Pour créer une facture d'acompte dans l'application mobile Dext, ouvrez un formulaire de nouvelle facture d'acompte, puis complétez ses champs.
Ouvrir l'écran Nouvelle facture d'acompte
Pour lancer la création d'une facture d'acompte :
Dans la barre de navigation, appuyez sur Ventes, puis sur Créer.
Dans le menu Créer, appuyez sur Acompte.
L'écran Nouvelle facture d'acompte s'ouvre. Il contient les champs de dates et de client, puis les sections Articles, Notes / mentions particulières, Paiement et Informations sur l'entreprise.
Définir les dates
Pour définir les dates de la facture d'acompte, appuyez sur les champs Date d'émission et Date d'échéance, puis sélectionnez chaque date dans le calendrier. Appuyez sur OK pour valider. La date du jour est sélectionnée par défaut comme date d'émission.
Note : Une date d’échéance par défaut peut être définie depuis les Paramètres du dossier > Factures de vente sur l’application web Dext.
Ajouter un client
Pour ajouter un client à la facture d'acompte, sélectionnez un client existant ou créez-en un nouveau depuis le champ Client.
Pour sélectionner un client existant, appuyez sur le champ Client, puis sur le client dans la liste. La barre de recherche, active à l'ouverture, permet de le retrouver par son nom.
Pour créer un nouveau client :
Appuyez sur le champ Client. La liste des clients s'ouvre avec la barre de recherche active.
Choisissez l'une des deux options :
Appuyez sur × pour fermer la barre de recherche, puis sur + en haut de l'écran.
Saisissez le nom du client, puis appuyez sur l'option + Ajouter.
Dans la section Informations sur le client, renseignez les informations du client :
Nom de la société : le nom saisi dans la recherche est repris.
Pays d'immatriculation, Type de client, N° SIREN et N° TVA intracommunautaire.
Adresse e-mail, Informations de paiement et Mentions particulières.
Dans la section Adresse de facturation, renseignez Adresse de la rue, Ville, Région, Code postal et Pays (défini par le pays d'immatriculation).
Appuyez sur Créer.
Note : Pour importer votre base clients, utilisez l'application web Dext.
Ajouter un produit ou un service
Pour ajouter un produit ou un service à la facture de vente, ajoutez une ligne dans la section Articles en sélectionnant un article du catalogue ou en en créant un nouveau.
Appuyez sur Ajouter un article. L'écran Ligne comptable s'ouvre.
Appuyez sur Produit/service. La liste du catalogue s'ouvre.
Sélectionnez un article existant du catalogue, ou créez-en un nouveau.
Complétez les champs de la ligne :
Description
Quantité
Prix unitaire (HT)
TVA (%)
Remise (%), facultatif
Appuyez sur Enregistrer pour valider la ligne.
Pour créer un produit ou un service qui n'existe pas encore dans le catalogue, procédez ainsi à l'étape 3, depuis l'écran Produit/service :
Choisissez l'une des deux options :
Appuyez sur + en haut de l'écran.
Appuyez sur l'icône de recherche, saisissez le nom de l'article, puis appuyez sur l'option + Ajouter.
2. Renseignez la Référence, le Nom, le Type (Vente de marchandises ou
Prestation de service), la Description, le Prix unitaire, la TVA et le Compte de
produits.
3. Appuyez sur Créer.
L'article créé est sélectionné dans la ligne comptable, avec son prix unitaire et sa TVA.
Pour ajouter des lignes supplémentaires, appuyez de nouveau sur Ajouter un article. Les totaux se mettent à jour automatiquement.
Note : Pour gérer le catalogue de produits et services, utilisez l'application web Dext.
Ajouter des notes ou mentions particulières
Pour ajouter des informations complémentaires à la facture d'acompte, saisissez-les dans l'encart Notes / mentions particulières.
Enregistrer ou envoyer l'acompte
Une fois la facture d'acompte complétée, vous pouvez l'envoyer, l'enregistrer en brouillon ou prévisualiser son PDF :
Envoyer : appuyez sur Envoyer demande d'acompte en bas de l'écran. Les options d'envoi s'ouvrent.
Enregistrer en brouillon : appuyez sur ⋮ (trois points) en haut à droite, puis sur Enregistrer. La facture d'acompte reste modifiable et accessible depuis Ventes > Factures > Brouillon.
Voir PDF : appuyez sur ⋮ en haut à droite, puis sur Voir PDF pour prévisualiser la facture avant l'envoi.
Envoyer la demande d'acompte
Pour envoyer la demande d'acompte au client, appuyez sur Envoyer demande d'acompte, puis choisissez comment l'envoyer. Dext propose trois options :
Envoyer via Dext : l'acompte est envoyé par e-mail à l'adresse de votre choix. La facture d'acompte est automatiquement jointe au format PDF.
Télécharger la facture au format PDF : téléchargez la facture d'acompte sur votre appareil pour l'envoyer par un autre moyen.
Ne pas envoyer pour l'instant : l'acompte est finalisé sans être envoyé. Il reste disponible dans l'espace Ventes.
Important : Une fois l'acompte demandé, il ne peut plus être modifié. En cas d'erreur, vous devez émettre un avoir. Pour en savoir plus, consultez Créer et gérer les avoirs dans l'application mobile Dext
Pour envoyer l'acompte par e-mail :
Sélectionnez Envoyer via Dext, puis appuyez sur Envoyer demande d'acompte. L'écran Envoyer la demande d'acompte s'ouvre.
Dans le champ Adresse e-mail, saisissez l'adresse du destinataire. Ce champ est obligatoire : s'il est vide, le message Doit être rempli(e) s'affiche.
Modifiez l'Objet si nécessaire. Il est prérempli automatiquement.
Activez Envoyez-moi une copie pour recevoir un exemplaire à votre propre adresse e-mail.
Vérifiez l'Aperçu de l'e-mail, puis appuyez sur Envoyer demande d'acompte.
Une fois l'acompte envoyé, un message de confirmation s'affiche. Appuyez sur Voir pour consulter l'acompte, ou sur Créer pour démarrer un nouveau document.
Consulter l'acompte et enregistrer le paiement
Les acomptes finalisés sont disponibles sous Ventes > Factures. La page de détails d'un acompte affiche son statut de paiement, le montant dû et la date d'échéance. Appuyez sur Enregistrer un paiement en bas de la page pour enregistrer le paiement reçu. Pour la marche à suivre complète, consultez Enregistrer et gérer les paiements dans l'application mobile Dext (bêta)
Appuyez sur ⋮ (trois points) en haut à droite de la page de détails pour accéder aux options suivantes :
Voir PDF : consultez ou téléchargez l'acompte au format PDF.
Dupliquer l'acompte : créez un nouvel acompte à partir des informations de l'acompte existant.
Créer un avoir : émettez un avoir pour annuler ou corriger l'acompte.
Archiver : archivez l'acompte.
Appliquer un acompte à une facture de vente
Pour appliquer un acompte, enregistrez d'abord son paiement : seul un acompte payé peut être appliqué à une facture de vente. Créez ensuite la facture de vente finale une fois la prestation réalisée ou les biens livrés. Le montant de l'acompte est alors déduit du total, ce qui évite que le client règle deux fois la même somme.
Un acompte passe au statut Payé quand son paiement est enregistré en totalité. Le bouton Appliquer l'acompte apparaît alors sous le total de la facture de vente du client concerné.
Pour appliquer l'acompte à une nouvelle facture de vente :
Enregistrez le paiement de l'acompte. Pour la marche à suivre, consultez Enregistrer et gérer les paiements dans l'application mobile Dext (bêta)
Dans la barre de navigation, appuyez sur Ventes, puis sur Créer.
Dans le menu Créer, appuyez sur Facture de vente.
Appuyez sur le champ Client, puis sélectionnez le client de la facture d'acompte.
Appuyez sur Ajouter un article, puis ajoutez les produits ou services concernés.
Sous le total, dans la ligne Acompte disponible, appuyez sur Appliquer l'acompte.
Sélectionnez l'acompte dans la liste.
Vérifiez le montant dans la fenêtre Appliquer l'acompte, puis appuyez sur Appliquer.
Appuyez sur Finaliser pour émettre la facture de vente.
L'acompte apparaît dans la section Déductions avec son montant, et le Montant dû affiche le solde restant à payer.
Note : Pour retirer un acompte appliqué par erreur avant la finalisation, appuyez sur l'icône × à côté de l'acompte dans la section Déductions.
Pour le détail des étapes de création d'une facture de vente, consultez Créer une facture de vente dans l'application mobile Dext