Passer au contenu principal

Dext Payments : Comment utiliser des soldes non affectés

Utilisez des soldes non affectés sur une facture dans Dext Paiements lors d'un règlement groupé pour réduire le montant à payer.

Écrit par Albena

Pour utiliser un solde non affecté dans Dext Paiements, ouvrez la page Crédits à utiliser ou la page de vérification d'un règlement groupé, puis sélectionnez Utiliser sur le crédit voulu. Cet article explique comment faire avant et pendant un règlement groupé.

Important : Dext Paiements est disponible pour les clients utilisant QuickBooks Online au Canada, en version bêta ouverte.

Que sont les soldes non affectés ?

Un solde non affecté est un montant enregistré pour un fournisseur qui n'a pas encore été utilisé sur une facture précise.

Exemples courants :

  • Notes de crédit qui n'ont pas encore été utilisées

  • Paiements anticipés versés à un fournisseur

  • Trop-perçus sur des factures précédentes

Avant de commencer

Avant d'utiliser un solde non affecté, vérifiez les points suivants :

  • Votre logiciel comptable QuickBooks Online est connecté à Dext

  • Des soldes non affectés existent déjà pour le fournisseur

  • Les factures que vous voulez payer sont visibles sur la page Factures fournisseurs

Utiliser les soldes non affectés avant de créer un règlement groupé

Vous pouvez vérifier et utiliser les soldes non affectés directement depuis la page Factures fournisseurs, sans devoir d'abord créer un règlement groupé. C'est la méthode recommandée : utiliser les crédits avant de créer un règlement groupé permet de vous assurer que le montant du paiement est correct avant que l'argent ne quitte l'entreprise.

Pour ouvrir la page Crédits à utiliser :

  1. Allez dans Paiements dans la navigation principale.

  2. Sélectionnez Factures fournisseurs.

  3. Repérez la carte récapitulative Solde non affecté en haut de la page.

  4. Sélectionnez Voir pour ouvrir la page Crédits à utiliser.

Page Factures fournisseurs avec la carte récapitulative Solde non affecté et le bouton Voir.

La page Crédits à utiliser répertorie tous les soldes non affectés de vos fournisseurs. Chaque ligne affiche le nom du fournisseur, la date, le type (note de crédit, paiement anticipé ou trop-perçu), la référence, le montant total, le montant déjà utilisé et le solde restant à utiliser. Vous pouvez filtrer la liste par fournisseur, référence, date et montant à l'aide de l'icône de filtre.

Page Crédits à utiliser listant les soldes non affectés avec un bouton Utiliser sur chaque ligne.

Utiliser un crédit sur une facture

Pour utiliser un crédit sur une ou plusieurs factures ouvertes :

  1. Repérez le crédit à utiliser et sélectionnez Utiliser.

  2. La fenêtre Utiliser le crédit s'ouvre et affiche toutes les factures ouvertes de ce fournisseur.

  3. Dans le champ Utiliser à côté d'une facture, entrez le montant à appliquer. Vous pouvez appliquer un montant total ou partiel — le maximum correspond au plus petit des deux montants entre le montant dû de la facture et le crédit restant.

  4. La fenêtre affiche les montants Crédit disponible, Crédit restant et Montant total alloué en bas, mis à jour à mesure que vous entrez les montants.

  5. Sélectionnez Continuer une fois terminé.

Note : Si un fournisseur n'a aucune facture ouverte, la fenêtre reste vide. Vous pouvez utiliser des crédits uniquement sur des factures ouvertes.

Fenêtre Utiliser le crédit avec un champ de saisie par facture et un résumé du crédit disponible et restant.

Utiliser des soldes non affectés pendant un règlement groupé

Vous pouvez aussi utiliser des soldes non affectés en vérifiant les factures d'un règlement groupé, avant de terminer le paiement. Sur la page Vérifier le règlement groupé, les factures qui ont des crédits non affectés disponibles sont marquées d'un icône d'avertissement. Une infobulle indique la valeur totale des crédits disponibles pour ce fournisseur.

  1. Allez dans Paiements et sélectionnez Factures fournisseurs.

  2. Sélectionnez les factures que vous voulez payer.

  3. Sélectionnez Payer la sélection.

  4. Sur la page Vérifier le règlement groupé, repérez les factures avec un solde non affecté (la facture est marquée d'un triangle d'avertissement à côté du montant dû). Survolez le triangle pour afficher une infobulle indiquant le montant des crédits disponibles.

  5. Sélectionnez l'icône d'avertissement pour ouvrir la fenêtre Utiliser des crédits.

  6. La fenêtre répertorie les notes de crédit, paiements anticipés ou trop-perçus disponibles pour ce fournisseur, avec le solde restant dû pour chacun.

  7. Si le montant d'une facture correspond exactement à un solde non affecté disponible, Dext le met en évidence et le place en haut de la liste pour vous aider à l'utiliser rapidement.

  8. Entrez le montant à appliquer (total ou partiel).

  9. Sélectionnez Utiliser pour confirmer.

Fenêtre Utiliser des crédits avec un champ de montant par ligne et le bouton Utiliser.

Important : Vous devez utiliser les soldes non affectés avant de terminer le règlement groupé. Vous ne pouvez pas les utiliser après le traitement du paiement.

Comment les soldes non affectés modifient le montant du paiement

Quand vous utilisez un solde non affecté, Dext réduit automatiquement le montant dû de la facture concernée.

  • Le solde de la facture est réduit du montant utilisé

  • Le montant du paiement est mis à jour instantanément

  • Le montant total du règlement groupé est recalculé

Exemple :

  • Montant total de la facture : CAD 100,00

  • Solde non affecté utilisé : CAD 20,00

  • Montant à payer : CAD 80,00

Où voir les soldes non affectés utilisés dans Dext

Vous pouvez voir les soldes non affectés utilisés directement dans les détails d'une facture.

  1. Ouvrez une facture depuis un règlement groupé ou la page Factures fournisseurs.

  2. Allez dans l'onglet Crédits attribués.

Vous y verrez :

  • Chaque solde non affecté utilisé (par exemple, une note de crédit)

  • La référence et le montant

  • La date d'affectation

  • Un bouton Voir dans le logiciel de production pour ouvrir l'affectation dans QuickBooks Online

Onglet Crédits attribués d'une facture avec le montant, la date et un bouton pour voir dans le logiciel comptable.

Où voir les montants utilisés et payés

Vous pouvez aussi voir comment les soldes non affectés modifient les montants d'une facture dans ses détails.

Dans l'onglet Détails de la facture, vous verrez :

  • Montant total

  • Montant payé

  • Montant du crédit alloué

  • Montant dû

Cela vous donne une vue complète de la façon dont la facture a été réglée.

Onglet Détails d'une facture avec les montants total, payé, alloué et dû.

Finaliser le règlement groupé

Une fois les soldes non affectés utilisés, finalisez le règlement groupé comme d'habitude :

  1. Vérifiez tous les montants de facture ajustés.

  2. Confirmez le montant total du paiement.

  3. Terminez le règlement groupé.

  4. Envoyez l'avis de règlement au fournisseur.

Dext va :

  • Payer uniquement le solde restant après les affectations

  • Refléter l'affectation dans votre logiciel comptable

  • Inclure les soldes utilisés dans l'avis de paiement

Ce qui se passe après avoir utilisé un solde non affecté

Une fois le solde non affecté utilisé et le paiement terminé :

  • Le solde est affecté dans votre logiciel comptable

  • Le solde restant est mis à jour

  • La facture est marquée comme partiellement payée ou payée

Note : Certains détails d'un solde non affecté (comme certaines références) peuvent ne pas s'afficher s'ils ne sont pas transmis par votre logiciel comptable.

Limites à connaître

Il existe actuellement certaines limites :

  • Vous ne pouvez pas retirer ou annuler un solde utilisé dans Dext

  • Les changements doivent être faits dans votre logiciel comptable

Important : Si vous devez modifier une affectation, faites le changement dans votre logiciel comptable, puis actualisez vos données dans Dext.

À faire ensuite

Après avoir utilisé des soldes non affectés :

  • Vérifiez tous les montants de facture ajustés

  • Finalisez votre règlement groupé

  • Envoyez l'avis de paiement à vos fournisseurs

Pour en savoir plus sur les paiements :

Articles connexes
Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?