L'avis de règlement permet d'informer un fournisseur qu'un paiement a été effectué, avec le détail des montants payés et des factures concernées.
Quand vous envoyez un avis de règlement depuis Dext Paiements, le fournisseur reçoit un e-mail confirmant le paiement, avec le détail de chaque facture. Cela aide à réduire les questions sur les paiements, à accélérer le rapprochement, et à garder une communication claire avec vos fournisseurs.
Important : Au Canada, Dext Paiements est actuellement proposé en version bêta ouverte aux clients intégrés à QuickBooks Online.
Avantages de l'avis de règlement dans Dext Paiements
Utiliser l'avis de règlement facilite la gestion de vos communications avec vos fournisseurs.
Communication claire avec les fournisseurs : les fournisseurs voient clairement quelles factures ont été payées et les montants inclus.
Moins de questions sur les paiements : réduit les relances du type « Ce paiement correspond à quoi ? »
Aucune tâche administrative supplémentaire : les adresses e-mail des fournisseurs sont réutilisées automatiquement.
Traçabilité complète : consultez quand l'avis de règlement a été envoyé, par qui, et à quels destinataires.
Automatisation en option : envoyez automatiquement un avis de règlement pour les prochains paiements.
Comment fonctionnent les adresses e-mail des fournisseurs
Dext utilise les adresses e-mail enregistrées pour un fournisseur afin d'envoyer l'avis de règlement.
Important : Dext ne synchronise pas automatiquement les coordonnées ou adresses e-mail des fournisseurs depuis QuickBooks Online. Vous pouvez les ajouter manuellement depuis la page Liste des fournisseurs, dans l'espace de travail Achats.
Consulter les adresses e-mail d'un fournisseur
Pour consulter les adresses e-mail enregistrées pour un fournisseur :
Allez dans Achats > Liste des fournisseurs.
Sélectionnez un fournisseur dans la liste.
Cliquez sur Gérer pour consulter les adresses e-mail enregistrées pour ce fournisseur.
Ajouter une adresse e-mail fournisseur
Pour ajouter une adresse e-mail fournisseur :
Dans la fenêtre Liste des e-mails, saisissez la nouvelle adresse dans le champ de saisie.
Cliquez sur Ajouter.
Cliquez sur Enregistrer pour confirmer.
Modifier ou supprimer une adresse e-mail fournisseur
Pour modifier une adresse, supprimez-la avec l'icône X, puis ajoutez la nouvelle adresse comme indiqué ci-dessus.
Pour supprimer une adresse, cliquez sur l'icône X à côté de l'adresse concernée, puis cliquez sur Enregistrer.
Envoyer un avis de règlement
Pour envoyer un avis de règlement à un fournisseur, commencez par créer un règlement groupé.
Créer un règlement groupé
Pour créer un règlement groupé :
Allez dans Paiements > Factures fournisseurs.
Sélectionnez les factures à payer.
Quand l'avis de règlement est disponible
Une fois qu'un un règlement groupé est en cours ou effectué, une icône d'avis de règlement apparaît à côté de chaque facture.
Envoyer l'avis de règlement
Pour envoyer l'avis de règlement :
Cliquez sur l'icône d'avis de règlement à côté d'une facture.
Choisissez d'envoyer l'avis de règlement aux fournisseurs concernés par ce règlement groupé.
Vérifiez les adresses e-mail des fournisseurs déjà pré-remplies.
En option :
Modifiez les destinataires ou ajoutez une nouvelle adresse e-mail
Activez Recevoir une copie pour recevoir vous-même une copie du message
Ajoutez une note personnalisée
Activez l'envoi automatique de l'avis de règlement pour les prochains paiements, directement dans cette fenêtre ou plus tard depuis la page du fournisseur, en activant le bouton Avis de règlement dans la section Paiements.
Cliquez sur Envoyer.
Après l'envoi de l'avis de règlement
Une fois l'avis de règlement envoyé :
L'icône passe au vert.
Le fait de survoler l'icône affiche la date du dernier avis envoyé.
En cliquant sur l'icône, vous voyez :
Le dernier avis envoyé
Qui l'a envoyé
Les adresses e-mail des destinataires
Renvoyer un avis de règlement
Pour renvoyer un avis de règlement :
Cliquez sur l'icône d'avis de règlement.
Modifiez les destinataires ou les autres options si besoin.
Sélectionnez Renvoyer.
Après le renvoi, les derniers détails d'envoi s'affichent, et la liste des destinataires est mise à jour pour refléter l'envoi le plus récent.
Ce que reçoivent les fournisseurs
Le fournisseur reçoit un e-mail d'avis de règlement contenant :
La référence de la facture
Le montant total de la facture
Le montant payé
Le solde restant, le cas échéant
Le détail des factures incluses dans le règlement groupé
Bonnes pratiques
Quelques bonnes pratiques permettent de tirer le meilleur parti de l'avis de règlement :
Utilisez l'envoi automatique de l'avis de règlement pour gagner du temps sur les prochains paiements.
Vérifiez toujours les destinataires avant l'envoi, surtout si plusieurs factures sont regroupées dans un même règlement groupé.