Lorsqu’un document entre dans un circuit de validation, les approbateurs assignés et les administrateurs peuvent le consulter et agir depuis l’onglet À valider de la boîte de réception Achats ou Ventes.
Consulter les documents à valider
Pour consulter les documents en attente de votre validation, ouvrez l’onglet À valider dans la boîte de réception Achats ou Ventes.
L’onglet s’ouvre par défaut sur Mes documents, qui affiche uniquement les documents dont vous êtes l’approbateur assigné. Cliquez sur Tous les documents pour voir tous les documents actuellement en circuit de validation.
Depuis la liste, vous pouvez valider ou rejeter des documents individuellement ou en lot :
Cochez la case d’un ou plusieurs documents, puis cliquez sur Valider ou Rejeter.
Pour valider avec un commentaire, cliquez sur la flèche à côté de Valider, puis choisissez Valider avec un commentaire.
Pour examiner un document en détail avant d’agir, cliquez dessus pour ouvrir sa fiche détaillée.
Depuis la fiche détaillée, vous pouvez également :
Annuler la demande : annule la demande de validation et renvoie le document dans la boîte de réception (administrateurs uniquement)
Exporter : exportez le document sans finaliser la validation, ou choisissez Envoyer par e-mail pour l’envoyer par e-mail
Une fois un document validé, ses informations ne peuvent plus être modifiées.
Vous pouvez personnaliser les colonnes affichées dans l’onglet À valider et ajuster la densité du tableau. Pour la marche à suivre, allez à Comment personnaliser l’affichage de vos tableaux dans Dext.
Ce que vous pouvez voir et faire selon votre rôle
Ce qui est visible et disponible dans l’onglet À valider dépend de votre rôle.
Les administrateurs peuvent consulter et agir sur tout document en circuit de validation, y compris valider, rejeter et modifier les champs autorisés si l’option est activée dans le circuit.
Les utilisateurs standards peuvent valider les documents qui leur sont assignés. S’ils ne disposent pas de l’autorisation Accéder à tous les documents du dossier, ils ne voient que les documents qui leur sont assignés. Une fois un document validé, ils n’y ont plus accès.
Pour en savoir plus, allez à :
Modifier des champs pendant la validation
Lorsqu’un administrateur configure un circuit, il peut autoriser les approbateurs à modifier certains champs du document pendant l’examen. Si la modification est activée pour votre étape de validation, vous pouvez mettre à jour ces champs avant de valider.
Pour modifier un document pendant la validation :
Sélectionnez le document depuis l’onglet À valider.
Cliquez sur Modifier les informations en haut à droite de la fiche du document.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, mettez à jour les champs disponibles pour votre étape.
Cliquez sur Enregistrer, puis validez le document.
Selon ce que l’administrateur a activé, les champs suivants peuvent être rendus modifiables pendant la validation :
Propriétaire du document
Type
Date
Date d’échéance
Description
Compte
TVA
Client
N° de facture
Payé
Moyen de paiement
Note
Analytique
Gérer les notifications de validation
Pour gérer les e-mails de notification liés à l’activité de validation, accédez à vos paramètres utilisateur : cliquez sur votre icône de profil en haut à droite, sélectionnez Paramètres utilisateur, puis faites défiler jusqu’à la section consacrée aux notifications de validation pour ajuster vos préférences.
Pour configurer des rappels automatiques pour les validations en attente, allez à Comment configurer les rappels de validation dans Dext.