Les circuits de validation dans Dext vous permettent de contrôler l’approbation des achats et des ventes, d’automatiser certaines actions et de définir précisément qui peut valider les documents.
Qui peut gérer les circuits de validation ?
Les droits d’accès aux circuits de validation dépendent du type de compte et du rôle attribué à chaque utilisateur. Ces permissions déterminent qui peut créer, modifier ou utiliser les circuits de validation dans Dext.
Pour les cabinets
Administrateurs du cabinet
Peuvent créer et modifier les circuits de validation au niveau du dossier et du cabinet.
Ils disposent d’un accès complet par défaut.
Chefs d’équipe et utilisateurs standards
Peuvent accéder aux circuits de validation des dossiers auxquels ils ont accès.
Pour créer ou modifier des circuits au niveau du cabinet, l’option Gérer le dossier du cabinet doit être activée dans les droits d’accès de l’utilisateur (désactivée par défaut).
Autoriser les utilisateurs du cabinet dans les circuits de validation clients
Pour permettre à un utilisateur du cabinet d’être sélectionné comme approbateur :
Accédez à Mes clients.
Cliquez sur Gérer (à côté du client) > Modifier l’accès aux dossiers.
Activez l’option Autorisations de validation pour l’utilisateur concerné.
Note :
Si vous ne voyez pas l’option Modifier l’accès aux dossiers, cet utilisateur est probablement administrateur du cabinet ou chef d’équipe.
Les administrateurs ont accès à tous les dossiers clients par défaut. Dans ce cas, activez les autorisations de validation depuis la page Mes clients.
Seuls les utilisateurs du cabinet ayant déjà accès à un dossier client peuvent être ajoutés comme approbateurs dans les circuits de validation de ce dossier.
Pour les entreprises
Administrateurs et chefs d’équipe
Peuvent créer et gérer les circuits de validation.
Utilisateurs standards
Ne peuvent pas créer ou modifier les circuits.
Peuvent être définis comme approbateurs.
Peuvent voir les documents qui leur sont soumis pour validation, même s’ils n’ont pas l’autorisation Accéder à tous les documents du dossier.
Une fois le document validé, ils n’y ont plus accès.
Créer un circuit de validation
Créer un circuit de validation vous permet de définir les règles et les étapes d’approbation des documents.
Important : Vous devez disposer des droits d’administrateur ou de chef d’équipe pour créer un circuit de validation.
Étape 1 : Accéder aux circuits de validation
Allez dans Paramètres du dossier > Circuits de validation > Configuration, puis choisissez Achats ou Ventes et sélectionnez Créer un circuit.
Étape 2 : Définir le nom et les critères
Dans l’écran de création :
Saisissez un Nom
Ajoutez une Description (facultatif)
Sous Conditions d’application du circuit, définissez les critères :
Type de flux
Type de documents
Propriétaire du document
Axes analytiques (si applicable)
Fournisseurs
Clients
Comptes
Tous les critères sont sélectionnés par défaut jusqu’à ce que vous les modifiiez.
Utilisez Effacer la sélection pour réinitialiser la sélection.
Étape 3 : Ajouter des étapes d’approbation
Définissez les étapes de validation du circuit.
Choisissez le type d’approbateur : Utilisateur(s) ou Responsable.
Si vous sélectionnez Responsable, Dext attribue automatiquement la validation au responsable défini pour chaque utilisateur concerné.
Pour définir un responsable, accédez à la liste des utilisateurs, puis sélectionnez Gérer > Modifier les informations et choisissez un responsable.
2. Sélectionnez le ou les approbateurs.
3. Définissez la condition d’application (par exemple : toujours ou selon un montant).
4. Indiquez si les approbateurs peuvent modifier le document avec Peut modifier ?.
5. Sélectionnez + Ajouter une étape pour ajouter une étape d’approbation
supplémentaire si nécessaire.
Important :
Vous pouvez ajouter jusqu’à 5 étapes.
Si plusieurs approbateurs sont définis pour une même étape, une seule validation suffit.
Étape 4 : Configurer les options du circuit
Avant d’enregistrer, configurez les options du circuit :
Activez le circuit pour l’appliquer aux documents. (recommandé)
Activez la publication automatique pour envoyer les documents vers votre logiciel comptable après validation. (pour les comptes intégrés à un logiciel de comptabilité)
Activez Autoriser l’auto-validation pour permettre aux utilisateurs de valider leurs propres documents.
Sélectionnez ensuite Enregistrer.
Quels champs peuvent être modifiés pendant la validation ?
Lorsque la modification est activée pour une étape, les approbateurs peuvent modifier certains champs du document pendant la validation.
Les champs modifiables sont définis lors de la configuration du circuit. Vous pouvez autoriser tous les champs ou seulement certains.
Les champs pouvant être modifiés incluent :
Propriétaire du document
Type
Date
Date d’échéance
Description
Compte
TVA
Client
N° de facture
Statut payé
Moyen de paiement
Note
Pour modifier un document l’approbateur :
Ouvre l’élément depuis l’onglet À valider
Sélectionne l’option Modifier les informations
Accède à une fenêtre affichant uniquement les champs autorisés
Bonnes pratiques pour les circuits de validation
Pour structurer efficacement vos circuits de validation, il est important de comprendre comment ils fonctionnent et comment organiser les étapes et les approbateurs.
Structure des circuits
Vous pouvez créer jusqu’à 5 étapes par circuit.
Les circuits sont linéaires (un seul chemin de validation).
Vous pouvez créer jusqu’à 50 circuits de validation au total, tous types confondus (achats, ventes et notes de frais).
Approbateurs
À chaque étape, vous pouvez attribuer :
Un responsable, ou
Un ou plusieurs utilisateurs
Si plusieurs utilisateurs sont définis pour une étape, une seule validation suffit.
Les administrateurs, les chefs d’équipe et les utilisateurs standards peuvent être approbateurs. Les autorisations d’approbation sont indépendantes du rôle utilisateur.
Utiliser l’option Responsable
Si vous utilisez l’option Responsable :
La demande d’approbation est envoyée au responsable de l’utilisateur ayant soumis le document.
Si aucun responsable n’est défini pour cet utilisateur, la demande d’approbation ne peut pas être envoyée.
Auto-validation
Activez Autoriser l’auto-validation pour permettre aux utilisateurs de valider les documents qu’ils ont soumis.
Utilisateurs du cabinet
Les utilisateurs du cabinet peuvent être ajoutés comme approbateurs dans les circuits de validation des clients s’ils ont les autorisations nécessaires.
Même s’ils ne sont pas définis comme approbateurs, ils peuvent approuver ou rejeter des documents par défaut s’ils ont accès au dossier client.
Priorité des circuits de validation : comment les règles sont appliquées
Lorsqu’un document correspond à plusieurs circuits de validation, Dext applique celui dont les critères sont les plus spécifiques.
Comment la spécificité est évaluée
La spécificité est évaluée champ par champ, en suivant le même ordre que celui affiché lors de la configuration du circuit.
Par exemple :
Type de document → Documents → Propriétaires du document → Axes analytiques → Fournisseurs → Clients → Catégories
Comment Dext détermine le circuit à appliquer
Dext analyse chaque champ dans cet ordre et compare les circuits à chaque étape.
À chaque niveau, le système identifie le circuit qui correspond le mieux au document. Dès qu’un circuit devient le meilleur candidat pour un champ donné, il est sélectionné et les champs suivants ne sont plus évalués.
Exemple
Circuit A : s’applique à tous les documents d’achats, tous fournisseurs confondus - approbateur Olivier.
Circuit B : s’applique uniquement aux fournisseurs Metro et AC Auto - approbateur Anita.
Si un document provient d’AC Auto :
Les deux circuits peuvent correspondre aux premiers critères (par exemple le type de document).
Le circuit B devient plus spécifique au niveau du critère Fournisseurs.
À partir de ce moment, le circuit B est sélectionné et les critères suivants ne sont plus évalués.
Points clés à retenir
Un seul circuit de validation s’applique à un document à la fois.
Un circuit correspondant à un critère plus général (par exemple le type de document) peut être remplacé par un circuit plus spécifique (par exemple un fournisseur), uniquement si aucun critère précédent n’a permis d’identifier un circuit prioritaire.
Conseil : Créez un circuit de validation plus général pour couvrir les documents qui ne correspondent à aucun autre critère. Cela peut aider à gérer automatiquement les nouveaux fournisseurs, catégories ou axes analytiques.
Modifier ou supprimer un circuit de validation
Vous pouvez modifier ou supprimer un circuit de validation à tout moment depuis ses paramètres.
Modifier un circuit
Accédez à Paramètres du dossier > Circuits de validation.
Ouvrez le circuit concerné.
3. Modifiez les critères ou les étapes.
4. Sélectionnez Enregistrer.
Supprimer un circuit
Accédez à Paramètres du dossier > Circuits de validation.
Ouvrez le circuit concerné.
Sélectionnez Supprimer.
Confirmez la suppression.
Conseil : Si vous souhaitez arrêter temporairement un circuit, vous pouvez le désactiver plutôt que le supprimer.
Que se passe-t-il lorsqu’un circuit est supprimé ?
Les documents actuellement en cours de validation sont renvoyés dans la boîte de réception.
Les documents déjà validés ne sont pas affectés.
Consulter et valider des documents
Pour traiter les documents en attente de validation :
Accédez à l’onglet À valider dans la Boîte de réception.
Validez directement ou ouvrez le document pour plus de détails.
Sélectionnez Rejeter pour refuser un document.
Important :
Les administrateurs et les chefs d’équipe peuvent intervenir sur tous les documents.
Les utilisateurs standards ne peuvent agir que sur leurs documents.
Une fois validé, un document ne peut plus être modifié.
Gérer les notifications
Pour configurer les notifications par e-mail pour les circuits de validation :
Cliquez sur votre nom d’utilisateur en haut de la page.
Accédez à Paramètres utilisateur.
Configurez les notifications dans la section dédiée.
Prochaines étapes
Vous pouvez maintenant :
Envoyer des documents en validation
Suivre leur statut
Ajuster vos circuits selon vos besoins
Questions fréquentes
Les utilisateurs standards peuvent-ils valider des documents ?
Les utilisateurs standards peuvent-ils valider des documents ?
Oui. Ils peuvent être définis comme approbateurs et valider les documents qui leur sont assignés.
Ils ne peuvent plus voir ces documents après validation, sauf s’ils disposent de l’autorisation Accéder à tous les documents du dossier.
Que se passe-t-il si aucun responsable n’est défini ?
Que se passe-t-il si aucun responsable n’est défini ?
La demande d’approbation ne sera pas envoyée.
Un administrateur doit définir un responsable dans : Utilisateurs > Gérer > Modifier les informations.
Les utilisateurs du cabinet peuvent-ils être approbateurs ?
Les utilisateurs du cabinet peuvent-ils être approbateurs ?
Oui, s’ils ont accès au dossier et les autorisations de validation activées.
Ils peuvent également valider des documents même s’ils ne sont pas explicitement définis comme approbateurs.
Peut-on suspendre un circuit de validation ?
Peut-on suspendre un circuit de validation ?
Oui. Vous pouvez désactiver un circuit sans le supprimer.
Combien de circuits peut-on créer ?
Combien de circuits peut-on créer ?
Vous pouvez créer jusqu’à 50 circuits au total.