La validation d’une note de frais dans Dext dépend de l’activation ou non d’un circuit de validation sur votre compte.
Lorsqu’un circuit est activé, les notes de frais en attente apparaissent dans l’onglet À valider de la section Notes de frais.
Dans le cas contraire, vous recevez une notification par e-mail et pouvez valider la note de frais directement depuis celle-ci.
Quel processus s’applique à vous ?
Si vous voyez un onglet À valider dans Achats > Notes de frais, un circuit de validation est activé.
Si l’onglet À valider n’est pas visible, votre compte utilise l’ancien processus de validation. Les notes de frais vous sont envoyées directement et vous recevez une notification par e-mail lorsqu’une validation est requise.
Valider une note de frais (avec un circuit de validation)
Lorsqu’une note de frais est envoyée pour validation, elle apparaît dans l’onglet À valider sous Achats > Notes de frais.
Par défaut, l’onglet affiche les notes de frais qui vous sont assignées (Mes documents).
Pour voir toutes les notes de frais en attente sur le compte, sélectionnez Tous les documents.
Depuis l’onglet À valider
Pour valider, sélectionnez la flèche à côté de Valider sur la ligne de la note de frais, puis choisissez Valider ou Valider avec un commentaire.
3. Pour rejeter, sélectionnez la note de frais et cliquez sur Rejeter.
La note de frais est renvoyée dans la Boîte de réception des notes de frais de la
personne qui l’a soumise.
Depuis une note de frais
Accédez à Achats > Notes de frais > À valider et ouvrez la note de frais.
Sélectionnez la flèche à côté de Valider, puis choisissez Valider ou Valider avec un commentaire, ou sélectionnez Rejeter.
Une fois validée, la note de frais passe au statut Validé.
Pour les comptes connectés à un logiciel comptable via API :
Si l’option Activer la publication automatique est activée dans le circuit, la note de frais est automatiquement publiée dans votre logiciel comptable.
Dans le cas contraire, un bouton Publier apparaît sur la note de frais.
Note : Les administrateurs et les chefs d’équipe, y compris les experts-comptables ayant accès au dossier, peuvent valider ou rejeter toute note de frais, même s’ils ne sont pas les approbateurs assignés.
Pour gérer la fréquence des notifications liées aux validations, accédez à Paramètres utilisateur > Notifications par e-mail pour les circuits de validation.
Valider une note de frais (sans circuit de validation)
Lorsqu’une note de frais vous est envoyée pour validation, vous recevez une notification par e-mail avec un lien vers celle-ci.
Vous pouvez également la retrouver dans Achats > Notes de frais, où elle apparaît avec le statut En attente dans la colonne Statut de validation.
Pour valider ou rejeter la note de frais :
Ouvrez la note de frais.
Sélectionnez Valider la note de frais en haut de la page.
Note : Tout administrateur ou chef d'équipe, y compris les experts-comptables ayant accès au dossier, peut valider une note de frais, même s’ils ne sont pas les approbateurs assignés.
Avec l’ancien processus, les notes de frais peuvent également être publiées sans validation.
Que se passe-t-il après validation ?
Une fois validée, la note de frais est prête à être exportée ou publiée dans votre logiciel comptable.