La validation d'une note de frais dans Dext dépend de l'activation du nouveau circuit de validation sur votre compte. Cet article couvre les deux cas.
Quel processus s’applique à vous ?
La présence ou non d'un onglet À valider dans Achats > Notes de frais indique quel processus de validation s'applique à votre compte.
Si vous voyez un onglet À valider, votre compte a le nouveau processus de validation activé. Les notes de frais peuvent être acheminées par un circuit de validation ou demandées manuellement, et vous les validez de la même façon dans les deux cas.
Si l'onglet À valider n'est pas visible, votre compte utilise le processus classique. Les notes de frais vous sont envoyées directement et vous recevez une notification par e-mail.
Valider une note de frais (nouvelle méthode de validation activée)
Avec le nouveau processus de validation activé, les notes de frais en attente de votre validation — qu'elles soient acheminées par un circuit de validation ou demandées manuellement — apparaissent dans l'onglet À valider sous Achats > Notes de frais.
Par défaut, l’onglet affiche les notes de frais qui vous sont assignées (Mes documents). Pour voir toutes les notes de frais en attente sur le compte, sélectionnez Tous les documents ou Voir documents.
Depuis l’onglet À valider
Pour valider, sélectionnez la flèche à côté de Valider sur la ligne de la note de frais, puis choisissez Valider ou Valider avec un commentaire.
2. Pour rejeter, sélectionnez la note de frais et cliquez sur Rejeter.
La note de frais est renvoyée dans la Boîte de réception des notes de frais de la
personne qui l’a soumise.
Depuis une note de frais
Accédez à Achats > Notes de frais > À valider et ouvrez la note de frais.
Sélectionnez la flèche à côté de Valider, puis choisissez Valider ou Valider avec un commentaire, ou sélectionnez Rejeter.
Une fois validée, la note de frais passe au statut Validé.
Pour les comptes connectés à un logiciel comptable via API :
Si l’option Activer la publication automatique est activée dans le circuit, la note de frais est automatiquement publiée dans votre logiciel comptable.
Dans le cas contraire, un bouton Publier apparaît sur la note de frais.
Note : Les administrateurs et les chefs d’équipe, y compris les experts-comptables ayant accès au dossier, peuvent valider ou rejeter toute note de frais, même s’ils ne sont pas les approbateurs assignés.
Pour gérer la fréquence des notifications liées aux validations, accédez à Paramètres utilisateur > Notifications par e-mail pour les circuits de validation.
Valider une note de frais (nouvelle méthode de validation désactivée)
Si le nouveau processus de validation n'est pas activé sur votre compte, vous recevez une notification par e-mail avec un lien vers celle-ci.
Vous pouvez également la retrouver dans Achats > Notes de frais, où elle apparaît avec le statut En attente dans la colonne Statut de validation.
Pour valider ou rejeter la note de frais :
Ouvrez la note de frais.
Sélectionnez Valider la note de frais en haut de la page.
Note : Tout administrateur ou chef d'équipe, y compris les experts-comptables ayant accès au dossier, peut valider une note de frais, quelle que soit la personne à qui elle a été soumise.
Avec l’ancien processus, les notes de frais peuvent également être publiées sans validation.
Que se passe-t-il après validation ?
Une fois validée, la note de frais est prête à être publiée, exportée ou partagée dans votre logiciel comptable.