Vous pouvez demander la validation d’un document d’achat ou de vente à tout moment, qu’il corresponde ou non à un circuit de validation existant. Cet article présente les deux parcours de validation possibles et ce qui se passe une fois le document envoyé.
Quel parcours s’applique à votre document
Le parcours de validation d’un document dépend de sa correspondance avec un circuit de validation actif.
Si un document correspond à un circuit actif, la demande de validation l’envoie automatiquement à l’approbateur de ce circuit.
Si un document ne correspond à aucun circuit — ou si le dossier n’a aucun circuit configuré — la demande de validation vous permet de choisir vous-même un approbateur.
Un circuit existant est toujours prioritaire : si un document correspond aux critères d’un circuit, il ne peut être envoyé qu’à travers ce circuit, et non de façon ponctuelle.
Pour savoir comment créer un circuit, consultez Comment configurer et gérer les circuits de validation des Achats et Ventes
Demander la validation d’un document qui correspond à un circuit
Lorsqu’un document correspond à un circuit de validation actif, la demande de validation l’envoie directement au ou aux approbateurs de ce circuit.
Depuis la boîte de réception Achats ou Ventes
Cliquez sur Demander la validation sur la ligne du document.
Ou cochez les cases des documents concernés, cliquez sur Actions, puis sur Demander la validation et confirmez.
Depuis la page du document
Ouvrez le document depuis la boîte de réception Achats ou Ventes.
Cliquez sur Demander la validation en haut de la page. Une info-bulle sur le bouton indique le circuit qui s’applique au document.
Vous pouvez aussi cliquer sur Actions, puis sur Demander la validation.
Le document passe dans l’onglet À valider et l’approbateur assigné reçoit une notification par e-mail.
Demander la validation d’un document sans circuit correspondant
Si un document ne correspond à aucun circuit actif, la demande de validation vous permet de choisir vous-même un approbateur.
Dans la boîte de réception Achats ou Ventes, cochez la case du document.
Cliquez sur Demander la validation.
Dans la fenêtre Demander validation, choisissez un approbateur dans la liste déroulante.
Cliquez sur Demander validation pour confirmer. L’approbateur reçoit une notification par e-mail.
Vous pouvez sélectionner un mélange de documents correspondant à un circuit et de documents sans correspondance dans une seule action — Dext envoie chacun selon ses propres critères.
Ce qui se passe après la demande de validation
Une fois la validation demandée, le document apparaît dans l’onglet À valider avec un statut en attente, quel que soit le parcours suivi.
Pour la procédure détaillée d’examen, de validation et de rejet des documents, allez à Comment consulter et valider les documents d’achat et de vente.
Puis-je désactiver l’option Demander la validation ?
Pour le moment, vous ne pouvez pas désactiver l’option Demander la validation sur les documents d’achat et de vente. Elle reste disponible, que votre compte dispose de circuits de validation ou non. Supprimer ou désactiver un circuit ne la retire donc pas complètement.
Pour limiter les demandes accidentelles, l’option Demander la validation se trouve dans le menu Actions et non dans la barre d’outils de la boîte de réception. Elle n’apparaît comme bouton, sur la ligne d’un document ou sur la page du document, que si celui-ci correspond à un circuit de validation existant.