Vous pouvez modifier une note de frais dans Dext de 2 façons : en mettant à jour les informations générales dans le panneau Informations générales, et en ajoutant, retirant ou déplaçant les pièces qu'elle contient.
Note : Les informations générales ne sont pas modifiables lorsqu'une note de frais est envoyée pour validation. Selon le circuit de validation, certains champs des pièces restent modifiables pendant cette période.
Modifier les informations générales
Pour accéder aux informations générales d'une note de frais, allez dans Achats > Notes de frais, puis cliquez sur la note concernée pour l'ouvrir. Le panneau Informations générales s'affiche à droite de l'écran.
Les champs suivants sont modifiables :
Collaborateur — le bénéficiaire de la note de frais
Nom de la NDF — un intitulé facultatif pour la note
Date de clôture — la date de fermeture de la note
Devise — la devise utilisée pour la note
Compte de contrepartie — le compte de charge respectif
Description pour la note de frais — des informations complémentaires facultatives
Payé — indiquer si la note a été réglée
Moyen de paiement — le mode de paiement utilisé
Note en interne — une note privée non incluse dans les exports
Les modifications sont enregistrées automatiquement.
Ajouter des pièces à une note de frais
Vous pouvez ajouter des pièces à une note de frais de 3 façons.
Depuis la note de frais
Pour ajouter des pièces depuis la note, cliquez sur Ajouter des pièces en haut de la note. Un panneau s'ouvre et affiche la Boîte de réception Achats. Sélectionnez les pièces à ajouter.
Depuis la Boîte de réception Achats
Pour ajouter des pièces depuis la Boîte de réception Achats :
Allez dans Achats > Boîte de réception.
Cochez la ou les pièces à ajouter.
Cliquez sur Ajouter à une note de frais dans la barre d'outils, puis choisissez la note.
Depuis le détail d'une pièce
Pour ajouter une pièce depuis son détail, ouvrez la pièce depuis la Boîte de réception Achats, puis cliquez sur Ajouter à une note de frais dans la barre d'actions en haut de la page.
Retirer, déplacer ou modifier des pièces en lot
Pour retirer, déplacer ou modifier des pièces en lot depuis une note de frais, cochez la ou les pièces concernées, puis cliquez sur Actions.
Modifier la sélection
Modifier la sélection vous permet de mettre à jour le Compte de charge sur plusieurs pièces sélectionnées en une seule action.
Déplacer
Déplacer vous permet de réaffecter une pièce à une autre note de frais. Dans la fenêtre qui s'ouvre, choisissez NDF existante pour la déplacer vers une note déjà créée, ou Nouvelle NDF pour créer une nouvelle note.
Retirer
Retirer remet la pièce dans la Boîte de réception Achats. Une fenêtre de confirmation s'affiche avant que la pièce soit retirée. Cochez Ne plus afficher ce message pour ne plus voir cette confirmation à l'avenir.
Vous pouvez également retirer une pièce en cliquant directement sur l'icône X à droite de sa ligne dans la note de frais.
Modifier une note de frais envoyée pour validation
Lorsqu'une note de frais est envoyée pour validation, le panneau Informations générales est en lecture seule. Selon les paramètres du circuit de validation, certains champs des pièces restent modifiables.
Pour modifier les informations générales d'une note en cours de validation, cliquez sur Annuler la demande en haut de la note. La note revient dans la Boîte de réception des Notes de frais et son statut de validation est réinitialisé. Vous pouvez alors effectuer vos modifications et renvoyer la note pour validation.