Les circuits de validation des notes de frais permettent d’envoyer automatiquement les dépenses pour validation avant leur publication. Vous pouvez définir des étapes, des conditions et choisir qui peut approuver chaque demande.
Important :
Pour les cabinets : seuls les administrateurs et les chefs d’équipe peuvent créer et gérer les circuits de validation. Cela inclut les experts-comptables qui accèdent à un dossier client.
Pour les entreprises : seuls les administrateurs et les chefs d’équipe peuvent créer et gérer les circuits de validation.
Activer le processus de validation des notes de frais
Avant de créer un circuit, vous devez activer la nouvelle méthode de validation.
Pour ce faire :
Accédez à Paramètres du dossier > Circuits de validation > Configuration.
Ouvrez l’onglet Notes de frais.
Activez l’option Activer la nouvelle méthode de validation.
Important : Une fois l’option activée, le bouton Demander la validation devient disponible pour tous les utilisateurs lors de la soumission d’une note de frais.
Créer un circuit de validation
Créer un circuit de validation permet de définir les règles et les étapes d’approbation des notes de frais.
Pour créer un circuit :
Accédez à Paramètres du dossier > Circuits de validation > Configuration > Notes de frais.
Sélectionnez Créer un circuit.
Saisissez un Nom et, si nécessaire, une Description.
Dans Conditions d’application du circuit, définissez le Type de flux sur Notes de frais et sélectionnez le ou les Propriétaires du document concernés.
Dans Étapes de validation, configurez les étapes d’approbation. Pour chaque étape, définissez :
Type d’approbateur - Utilisateur(s) ou Responsable
Approbateur(s) - personne(s) chargée(s) de la validation
Condition - Toujours, ou Lorsque le montant est supérieur ou égal à un montant défini
Si Peut modifier ? est défini sur Non, les éléments de la note de frais ne peuvent être modifiés qu’avant l’envoi ou après un refus. Les notes de frais refusées sont renvoyées dans la boîte de réception de la personne qui les a soumises.
Si des champs spécifiques sont sélectionnés, les approbateurs peuvent uniquement modifier ces éléments de la note de frais pendant le processus de validation.Sélectionnez + Ajouter une étape pour ajouter des niveaux d’approbation supplémentaires si nécessaire.
Configurez ensuite les options du circuit :
Activer le circuit - applique le circuit immédiatement aux notes de frais actuelles et futures
Activer la publication automatique - publie automatiquement les notes de frais dans votre logiciel comptable une fois toutes les étapes validées
Autoriser l’auto-validation - permet aux utilisateurs de valider leurs propres notes de frais
Sélectionnez Enregistrer.
Bon à savoir :
Vous pouvez ajouter jusqu’à 5 étapes d’approbation par circuit.
À chaque étape, si plusieurs approbateurs sont définis, une seule approbation est requise pour valider l’étape.
Si vous sélectionnez Responsable comme type d’approbateur, la note de frais est envoyée au responsable de la personne qui l’a soumise. Si aucun responsable n’est défini, la demande d’approbation ne peut pas être envoyée. Les administrateurs peuvent définir un responsable via Utilisateurs > Gérer > Modifier les informations.
Les experts-comptables ne peuvent pas être définis comme approbateurs dans un circuit. Toutefois, en tant qu’administrateurs, ils peuvent approuver ou rejeter des notes de frais depuis l’onglet À valider.
Chaque circuit est linéaire : il définit un seul parcours de validation.
Vous pouvez créer jusqu’à 50 circuits de validation au total, tous types confondus (achats, ventes et notes de frais).
Modifier un circuit de validation
Pour modifier un circuit de validation, accédez à Paramètres du dossier > Circuits de validation > Configuration > Notes de frais, puis sélectionnez le circuit concerné. Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.
Supprimer un circuit de validation
Accédez à Paramètres du dossier > Circuits de validation > Configuration > Notes de frais.
Ouvrez le circuit concerné.
Sélectionnez Supprimer, puis confirmez la suppression.
Lorsqu’un circuit est supprimé, les notes de frais actuellement en cours de validation sont renvoyées dans la boîte de réception des notes de frais. Les notes de frais déjà validées ne sont pas affectées.
Note : Si vous souhaitez mettre un circuit en pause temporairement, définissez Activer le circuit sur Non.
Envoyer une note de frais pour validation
Une fois le circuit configuré, les utilisateurs peuvent demander une validation lors de la soumission d’une note de frais.
Ils peuvent utiliser le bouton Demander la validation depuis :
la liste des notes de frais
ou la note de frais elle-même
Valider ou rejeter une note de frais
Les approbateurs peuvent examiner et traiter les demandes depuis l’onglet À valider.
Pour traiter une note de frais :
Accédez à Achats > Notes de frais > À valider.
Ouvrez la note de frais.
Sélectionnez Valider ou Rejeter.
Gérer les notifications
Pour configurer les notifications liées aux circuits de validation :
Cliquez sur votre nom d’utilisateur en haut de la page.
Accédez à Paramètres utilisateur.
Configurez les notifications dans Notifications d’approbation par e-mail.
Désactiver le processus de validation
Pour revenir à l’ancien processus :
Accédez à Paramètres du dossier > Circuits de validation > Configuration.
Ouvrez l’onglet Notes de frais.
Désactivez Activer la nouvelle méthode de validation.
Important :
Vos circuits sont conservés et réactivables à tout moment.
Les notes de frais en cours de validation sont renvoyées dans la boîte de réception et doivent être soumises à nouveau.