Vous pouvez envoyer une note de frais pour validation dans Dext de deux façons, en fonction de la configuration des circuits de validation sur votre compte.
Quel processus s’applique à vous ?
Le processus qui s'applique à votre note de frais dépend de l'activation de la nouvelle méthode de validation sur votre compte, et de la correspondance ou non avec un circuit actif :
Si vous voyez Demander la validation et que votre note de frais correspond à un circuit actif, l'approbateur et les conditions sont définis automatiquement. Il s'agit du processus recommandé : vous n'avez rien à choisir.
Si vous voyez Demander la validation mais que votre note de frais ne correspond à aucun circuit actif, vous devez choisir vous-même l'approbateur.
Si vous voyez Envoyer pour validation, la nouvelle méthode de validation n'est pas activée sur votre compte. Vous choisissez systématiquement l'approbateur manuellement.
Note : L'option Activer la nouvelle méthode de validation est activée par un administrateur ou un chef d'équipe dans Paramètres du dossier > Circuits de validation > Configuration > Notes de frais. Pour en savoir plus sur le fonctionnement des circuits, consultez Comment configurer et gérer les circuits de validation des notes de frais.
Demander la validation (nouvelle méthode de validation activée)
Lorsque la nouvelle méthode de validation est activée, demander une validation achemine automatiquement la note de frais via un circuit correspondant, ou vous permet de choisir un approbateur manuellement.
Si la note de frais correspond à un circuit de validation actif, elle est envoyée directement à l'approbateur défini par ce circuit.
Si elle ne correspond à aucun circuit, choisissez un approbateur dans la fenêtre Demander la validation, puis sélectionnez Demander la validation pour confirmer.
Depuis la boîte de réception des notes de frais
Accédez à Achats > Notes de frais.
Sélectionnez Demander la validation sur la ligne de la note de frais.
Depuis une note de frais
Accédez à Achats > Notes de frais et ouvrez la note de frais concernée.
Sélectionnez Demander la validation en haut de la page.
Si la note de frais correspond à un circuit de validation actif, elle est envoyée directement à l'approbateur de ce circuit.
Si elle ne correspond à aucun circuit, choisissez un approbateur dans la fenêtre Demander validation, puis sélectionnez Demander validation pour confirmer.
Une fois envoyée, la note de frais passe dans l’onglet À valider et son statut devient En attente. L’approbateur reçoit une notification par e-mail.
Si l’option Activer la publication automatique est active pour ce circuit, la note de frais est automatiquement publiée dans votre logiciel comptable une fois toutes les étapes validées. Dans le cas contraire, un bouton Publier apparaît sur la note de frais validée.
Note : Si le circuit n’autorise pas la modification après envoi, vous ne pourrez pas modifier les éléments de la note de frais tant qu’elle n’est pas validée ou refusée. Les notes de frais refusées sont renvoyées dans votre Boîte de réception des notes de frais.
Envoyer pour validation (nouvelle méthode de validation désactivée)
Si votre compte n'a pas la nouvelle méthode de validation activée, soumettre une demande de validation signifie choisir l'approbateur vous-même.
Depuis la boîte de réception des notes de frais
Accédez à Achats > Notes de frais.
Cochez la note de frais à envoyer.
Sélectionnez Envoyer pour validation dans la barre d’outils.
4. Dans le menu Approbateur, sélectionnez la personne qui doit valider la note de
frais.
5. Cliquez sur Envoyer.
Depuis une note de frais
Accédez à Achats > Notes de frais et ouvrez la note de frais.
Sélectionnez Envoyer pour validation en haut de la page.
3. Dans le menu Approbateur, sélectionnez la personne qui doit valider.
4. Cliquez sur Envoyer.
L’approbateur reçoit une notification par e-mail et peut valider la note de frais depuis celle-ci ou depuis la Boîte de réception des notes de frais.
Une fois envoyée, la note de frais affiche le statut En attente dans la colonne Statut de validation.
Note : Une fois qu'une note de frais est envoyée pour validation via l'ancien processus, l'approbateur ne peut pas être modifié. Tout administrateur ou chef d’équipe, y compris les experts-comptables et les collaborateurs ayant accès au dossier, peut approuver une note de frais envoyée. Les notes de frais peuvent également être publiées sans validation.
Que se passe-t-il ensuite ?
Une fois la note de frais validée, elle est prête à être publiée dans votre logiciel comptable. Pour consulter les instructions de validation, allez à la page Comment valider une note de frais.