Vous pouvez envoyer une note de frais pour validation dans Dext de deux façons, en fonction de la configuration des circuits de validation sur votre compte.
Quel processus s’applique à vous ?
Si vous voyez Demander la validation sur vos notes de frais, un circuit de validation est activé. Il s’agit du processus recommandé : l’approbateur et les conditions sont définis automatiquement, vous n’avez rien à sélectionner.
Si vous voyez Envoyer pour validation à la place, aucun circuit de validation n’est configuré. Vous devez alors choisir manuellement l’approbateur.
Les circuits de validation des notes de frais sont configurés par un administrateur ou un chef d’équipe dans Paramètres du dossier > Circuits de validation > Notes de frais.
Demander la validation (avec un circuit de validation)
Si un circuit de validation est activé, l’approbateur et les conditions sont définis automatiquement. Vous n’avez pas besoin de choisir un approbateur.
Lorsqu’un circuit s’applique à votre note de frais, le bouton Demander la validation apparaît dans la ligne de la note de frais et dans la note de frais elle-même.
Depuis la boîte de réception des notes de frais
Accédez à Achats > Notes de frais.
Sélectionnez Demander la validation sur la ligne de la note de frais.
Depuis une note de frais
Accédez à Achats > Notes de frais et ouvrez la note de frais concernée.
Sélectionnez Demander la validation en haut de la page.
Une fois envoyée, la note de frais passe dans l’onglet À valider et son statut devient En attente. L’approbateur reçoit une notification par e-mail.
Si l’option Activer la publication automatique est active pour ce circuit, la note de frais est automatiquement publiée dans votre logiciel comptable une fois toutes les étapes validées. Dans le cas contraire, un bouton Publier apparaît sur la note de frais validée.
Note : Si le circuit n’autorise pas la modification après envoi, vous ne pourrez pas modifier les éléments de la note de frais tant qu’elle n’est pas validée ou refusée. Les notes de frais refusées sont renvoyées dans votre Boîte de réception des notes de frais.
Envoyer pour validation (sans circuit de validation)
Si aucun circuit de validation n’est activé, vous pouvez envoyer une note de frais pour validation et choisir l’approbateur.
Depuis la boîte de réception des notes de frais
Accédez à Achats > Notes de frais.
Cochez la note de frais à envoyer.
Sélectionnez Envoyer pour validation dans la barre d’outils.
4. Dans le menu Approbateur, sélectionnez la personne qui doit valider la note de
frais.
5. Cliquez sur Envoyer.
Depuis une note de frais
Accédez à Achats > Notes de frais et ouvrez la note de frais.
Sélectionnez Envoyer pour validation en haut de la page.
3. Dans le menu Approbateur, sélectionnez la personne qui doit valider.
4. Cliquez sur Envoyer.
L’approbateur reçoit une notification par e-mail et peut valider la note de frais depuis celle-ci ou depuis la Boîte de réception des notes de frais.
Une fois envoyée, la note de frais affiche le statut En attente dans la colonne Statut de validation.
Note : Tout administrateur ou chef d’équipe, y compris les experts-comptables ayant accès au dossier, peut valider une note de frais envoyée. Avec l’ancien processus de validation, les notes de frais peuvent toujours être publiées sans validation.