Pourquoi les mandats sont-ils importants ?
Avec la réforme de la Facture Électronique, chaque entreprise doit obligatoirement choisir par quel point d’accès (Plateforme Agréée) transiteront ses factures.
Le mandat permet au cabinet d'expertise-comptable d'avoir le droit officiel de sélection de Plateforme Agréée pour leurs clients ayant signé.
En envoyant le mandat via Dext, vous sécurisez la relation client :
le cabinet reste l’interlocuteur privilégié,
toutes les factures (électroniques ou non) continuent d’arriver au même endroit,
vos collaborateurs disposent d’un flux centralisé et automatisé, sans perte d’information.
Étape 1 – Vérifier le représentant légal du cabinet (à faire une seule fois)
Avant de pouvoir générer des mandats pour vos clients, vous devez désigner et valider le représentant légal de votre cabinet.
Rendez-vous dans l’Espace Cabinet > Paramètres du cabinet.
Cliquez sur Ajouter un représentant légal.
Renseignez les informations (prénom, nom, nom de naissance e-mail) du représentant légal du cabinet puis déposer un document d'identité.
Format requis pour la pièce d'identité :Taille max. : 20 Mo
Dimension min. : 320 x 256 pixels
Formats acceptés : JPEG, PNG ou PDF
Documents acceptés : carte d'identité (recto-verso), passeport (recto), permis de séjour (recto), permis de conduire (recto).
Le processus de vérification est réalisé via le prestataire YouSign.
👉 Cette étape n’est à faire qu’une seule fois. Une fois validée, elle est valable pour l’ensemble du cabinet.
Étape 2 – Générer et envoyer un mandat à un client
Ensuite, pour chaque dossier client, vous pouvez générer le mandat électronique.
Ouvrez le dossier client concerné.
Accédez à Paramètres du dossier > Connexions > Facturation électronique. Renseignez le N° SIRET de votre client si ce n'est pas déjà fait, puis cliquez sur Ajouter des informations.
Renseignez les informations du représentant légal du dossier client puis cliquez sur Envoyer.
💡 Pas besoin de vérification de la pièce d'identité pour le client : le KYC (Know Your Customer) du dossier client est déjà couvert par le cabinet.
Cliquez ensuite sur Générer le mandat.
Dext vous affiche le mandat généré. Prenez connaissance de son contenu puis cliquez sur Envoyer pour signature.
Le client reçoit alors un email sécurisé pour signature (via YouSign). Il pourra facilement Signer en cliquant sur Accéder au document dans le mail reçu.
Vous voyez le statut d'acceptation depuis Dext. Votre client recevra un e-mail de confirmation une fois le mandat signé.
✨ Nouveauté : Gestion en Masse
Jusqu’ici, chaque mandat devait être créé et suivi client par client. Désormais, vous pouvez :
Gagner du temps en gérant plusieurs mandats en une seule action
Sécuriser vos clients plus vite grâce à un suivi centralisé
Cibler les priorités en filtrant selon l’état d’avancement
Ce qui change dans la Liste des Clients
Vous observerez 3 nouvelles colonnes :
N° SIRET du client
Représentant légal du dossier client
Statut pour la Facture électronique
Informations manquantes
Prêt pour mandat
Prêt pour désignation
Utilisez les Filtres pour sélectionner uniquement les clients à traiter selon leur statut.
Ce que vous pouvez faire concrètement
👉 Depuis l'Espace Cabinet, vous pouvez maintenant :
Renseigner le SIRET et le représentant légal d'un client sans ouvrir le dossier, en cliquant sur Ajouter.
Générer et envoyer plusieurs mandats d’un seul coup en cochant les dossiers concernés puis en cliquant sur Outils puis Envoyer des mandats.
Suivre en temps réel l’avancement des signatures depuis ce tableau. Vous observerez les différents statuts :
Informations manquantes : Le N° SIRET et/ou Représentant légal ne sont pas encore renseignés.
Prêt pour mandat : Toutes les informations nécessaires à l'envoi du mandat sont renseignées. Vous pouvez désormais générer puis envoyer le mandat au client.
Mandat en attente : Le mandat a bien été envoyé vers l'adresse e-mail du représentant légal.
Vous pouvez envoyer un rappel à tout moment depuis Paramètres du dossier > Connexions > Facturation électronique, en cliquant sur Envoyer un rappel. Vous pouvez envoyer jusqu'à un rappel par jour.
Prêt pour désignation : Bravo, tout est sécurisé ! Votre client a signé le mandat vous donnant le droit officiel de désignation de la Plateforme Agréée.
Mandat refusé : Votre client a refusé de signer le mandat transmis.
Mandat expiré : Le mandat envoyé pour signature a expiré. Sa validité est de 1 mois.
Vous pouvez alors aller sur le dossier en question dans Paramètres du dossier > Connexions > Facturation électronique et cliquer sur Supprimer le mandat. Vous pourrez ensuite en générer un nouveau puis le transmettre à votre client.
Et après ?
La prochaine étape sera l’inscription des clients sur l’annuaire, action qui sera automatisée depuis Dext. C'est l'étape de désignation de la Plateforme Agréée.