Une liste de tâches récurrente se relance automatiquement selon une fréquence définie et crée une nouvelle liste à chaque déclenchement. Utilisez-la pour un travail qui se répète, comme la comptabilité mensuelle ou les déclarations de TVA trimestrielles, pour éviter de recréer la même liste à chaque période.
Les listes récurrentes se gèrent depuis l'onglet Listes récurrentes, séparé de Listes de tâches, qui affiche chaque liste générée. Supprimer une liste depuis Listes de tâches ne supprime que cette occurrence : la liste récurrente continue de générer de nouvelles listes selon le calendrier défini.
Important : la Gestion des tâches est disponible avec l'abonnement Premium des cabinets. Tous les utilisateurs peuvent créer une liste de tâches récurrente. Un utilisateur standard ne peut toutefois le faire que pour les clients qui lui sont attribués.
Créer une liste de tâches récurrente
Pour créer une liste de tâches récurrente, allez dans Gestion des tâches, puis Listes de tâches. Vous pouvez y accéder depuis la barre latérale de l'Espace Cabinet, ou depuis le dossier d'un client.
Cliquez sur la flèche à côté du bouton Créer, en haut à droite. Cliquez ensuite sur Créer une liste récurrente.
Remarque : que vous partiez de l'Espace Cabinet ou du dossier d'un client, vous êtes redirigé vers l'espace de création du cabinet, sans client présélectionné. Vous pourrez ensuite choisir parmi tous les clients auxquels vous avez accès.
Vous serez guidé à travers cinq étapes.
Étape 1 : sélectionner un modèle
À l'étape Sélectionner un modèle, choisissez un modèle de tâches pour votre liste.
Saisissez un nom dans le champ Nom de la liste (facultatif). Si vous laissez ce champ vide, Dext utilise le nom du modèle sélectionné.
Choisissez un modèle parmi les cartes proposées. Cliquez sur Voir les tâches sur n'importe quel modèle pour prévisualiser les tâches qu'il contient avant de le choisir. Cette vue est en lecture seule : vous ne pouvez pas modifier les tâches depuis cette prévisualisation.
Si aucun modèle existant ne convient, cliquez sur Créez votre propre modèle pour en créer un depuis zéro. Pour en savoir plus, consultez Créer et gérer des tâches personnalisées
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Étape 2 : définir la fréquence
À l'étape Définir la fréquence, choisissez comment et quand votre liste récurrente se déclenche.
Sélectionnez l'évènement qui lancera la liste :
Date programmée : la liste démarre à une date fixe et se répète selon une cadence régulière, quel que soit le client concerné. Utilisez cette option pour un travail qui suit un calendrier constant, comme la comptabilité mensuelle.
Évènement spécifique : la liste se déclenche par rapport à un évènement propre à chaque client, comme sa date de fin d'exercice ou la date limite de dépôt de sa déclaration de TVA.
Date programmée
Avec l'option Date programmée, configurez :
Période de référence : la période couverte par la liste, par exemple le dernier mois ou le dernier exercice.
Date programmée : la date de création de la première liste.
Compléter dans un délai de : le temps disponible pour terminer la liste après son démarrage, en jours, semaines ou mois.
Définir une échéance : choisissez Jamais pour répéter la liste indéfiniment, ou Se termine le pour fixer une date de fin.
Répéter cette liste tous les : la fréquence de répétition, en jours, semaines, mois ou années.
Évènement spécifique
Avec l'option Évènement spécifique, la Période de référence se limite à la dernière période de déclaration de TVA ou au dernier exercice comptable. Configurez ensuite :
Date programmée : le nombre de jours, de semaines ou de mois après l'évènement pour démarrer la liste.
Compléter dans un délai de : le temps disponible pour terminer la liste après son démarrage.
Définir une échéance : Jamais ou Se termine le, comme pour une date programmée.
Remarque : avec un évènement spécifique, le champ Répéter cette liste tous les est automatique. Il correspond à la fin de la période choisie (fin d'exercice ou fin de période de déclaration de TVA) et ne peut pas être modifié.
Un aperçu en bas de l'étape indique la date d'échéance de votre première liste, calculée à partir de vos réglages.
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Étape 3 : définir les règles
L'étape Définir les règles ne nécessite aucune action pour une liste de tâches récurrente. Aucune règle supplémentaire n'est disponible pour les tâches sélectionnées.
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Étape 4 : ajouter des clients
À l'étape Ajouter des clients, sélectionnez les clients auxquels appliquer cette liste.
Utilisez Filtrer par client pour ajouter des clients un par un. Utilisez Par tag pour ajouter en une fois tous les clients associés à un tag. Pour en savoir plus sur la création de tags, consultez Utiliser les tags clients
Pour chaque client ajouté, un tableau s'affiche en dessous. Définissez-y un collaborateur Assigner à, ainsi qu'un Premier réviseur et un Deuxième réviseur si besoin (les réviseurs sont facultatifs). Si vous ne sélectionnez pas de collaborateur, Dext assigne automatiquement le responsable par défaut du dossier client.
Pour retirer un client de la sélection, cliquez sur l'icône de corbeille dans la colonne Actions. Dext crée une liste distincte pour chaque client ajouté à la liste récurrente.
Remarque : si vous ajoutez des clients par tag, tout client ajouté à ce tag par la suite est automatiquement inclus dans la liste récurrente. Le retirer du tag le retire aussi de la liste.
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Étape 5 : vérifier les informations
À l'étape Vérifier les informations, passez en revue les paramètres de votre liste récurrente avant de la créer.
Chaque section (Modèle, Fréquence, Vérifier les règles, Clients) affiche un résumé de vos choix. Cliquez sur l'icône crayon d'une section pour revenir en arrière et la modifier.
Quand tout est prêt, cliquez sur Créer une liste.
Gérer les listes récurrentes
Pour gérer vos listes récurrentes, allez dans Gestion des tâches, puis Listes récurrentes. Chaque ligne affiche le nom de la liste, sa cadence de répétition, sa période de référence, ses dates de début et de fin, son créateur, ainsi que le nombre de clients et de tâches concernés.
Modifier une liste récurrente
Pour modifier une liste récurrente, cliquez sur le menu à trois points à côté de la liste, puis sur Modifier la liste. Vous repassez par les étapes de création pour ajuster vos paramètres.
Cliquez sur Modifier la liste pour enregistrer.
Important : les modifications s'appliquent uniquement à la prochaine occurrence. Elles ne changent rien aux listes déjà créées à partir de cette liste récurrente.
Supprimer une liste récurrente
Pour supprimer une liste récurrente, cliquez sur le menu à trois points à côté de la liste, puis sur Supprimer la liste.
Supprimer une liste récurrente arrête la création de nouvelles occurrences. Les listes déjà créées restent dans Listes de tâches et ne sont pas concernées. Seul le créateur de la liste ou un Administrateur Cabinet peut la supprimer.
Consulter l'historique d'une liste récurrente
Pour consulter l'historique d'une liste récurrente, cliquez sur le menu à trois points à côté de la liste, puis sur Voir l'historique.
La page Historique affiche une chronologie des modifications apportées à la liste récurrente, comme les changements de paramètres, les clients ajoutés ou retirés, et les changements d'assignation. Chaque entrée indique la date, l'heure et le membre de l'équipe à l'origine du changement. Cliquez sur Voir modifications sur une entrée pour en voir le détail complet.
Le panneau de droite affiche les paramètres actuels de la liste récurrente : période de référence, cadence de répétition, ainsi que le nombre de clients et de tâches.
Cliquez sur Modifier pour les ajuster.
Une fois qu'une liste récurrente se déclenche, une nouvelle liste apparaît dans Listes de tâches pour chaque client assigné, comme pour une liste ponctuelle. Pour savoir comment traiter les tâches et exporter la liste, consultez Compléter et réviser une liste de tâches