Dext vous permet de gérer l’ensemble du cycle de vie de vos devis, de leur création à leur conversion en facture. Vous pouvez envoyer vos devis directement depuis la plateforme et, une fois acceptés par votre client, les transformer en factures en quelques clics.
Important : Certaines fonctionnalités décrites dans cet article font partie de la nouvelle expérience de facturation du module Ventes (bêta). Vous pouvez y accéder depuis la bannière en haut de la page Ventes.
Avant de commencer
Avant de créer un devis et de le transformer en facture de vente, assurez-vous que les éléments suivants sont correctement configurés :
Accéder et naviguer dans la page Devis
La gestion des devis est accessible depuis Ventes > Devis.
La page Devis comprend six onglets :
Tous : ensemble des devis existants, hors devis archivés
Brouillons : devis créés, non envoyés ou non finalisés
Envoyés : devis adressés aux clients par e-mail depuis Dext ou téléchargés en format PDF
Rejetés : devis rejetés par les clients ou dont le statut a été changé manuellement en Rejeté
Acceptés : devis acceptés par les clients ou dont le statut a été changé manuellement en Accepté
Archives : devis archivés
Ces onglets permettent de consulter et d’organiser les devis selon leur statut.
Le statut de chaque devis est également affiché dans la colonne Statut de la liste.
Créer un devis
1. Ouvrez le module Ventes, puis sélectionnez Devis.
2. Cliquez sur Créer un devis pour générer un brouillon.
3. Sélectionnez un client dans la liste, ou créez-en un nouveau en saisissant son
nom, puis en sélectionnant + Ajouter.
Renseignez les informations du client (adresse, e-mail, etc.), puis sélectionnez Ajouter.
Vous pouvez gérer ou importer votre liste de clients depuis Ventes > Liste des clients.
4. Modifiez le numéro du devis si nécessaire.
Le numéro est attribué automatiquement selon la séquence configurée. Pour le modifier, cliquez sur le numéro affiché dans l’en-tête du devis.
5. Vérifiez la Date du devis et la Date d’expiration. Vous pouvez modifier ces dates
via l’icône Calendrier.
La date d’expiration définit jusqu’à quand votre devis peut être accepté et converti en facture.
6. Ajoutez les produits ou services inclus dans votre offre.
Si le produit ou service n’existe pas, saisissez son nom dans la colonne Produit/Service, puis sélectionnez + Ajouter.
Renseignez les informations requises et sélectionnez Ajouter pour l’enregistrer dans le catalogue.
Vous pouvez également gérer ou importer vos produits et services depuis Paramètres du dossier > Plan comptable > Produits et services ou Ventes > Produits et services.
7. Renseignez la Description, la Quantité, le Prix unitaire, la TVA (%) et, si
nécessaire, la Remise (%).
8. Sélectionnez + Ajouter un article pour ajouter une ligne supplémentaire à votre
devis.
9. Utilisez l’encart Notes en bas de page pour détailler votre offre ou ajouter des
conditions particulières.
10. Une fois le devis complété, enregistrez-le en brouillon ou envoyez-le
directement.
Note :
La duplication de devis n'est pas encore disponible dans Dext. Pour soutenir l'implémentation de cette fonctionnalité, vous pouvez voter pour ce retour client.
Il n'est pas actuellement possible de créer un devis dont les montants sont nuls ou négatifs. Pour suggérer cette évolution, accédez au menu déroulant Ressources en haut à droite, puis sélectionnez Suggérer une fonctionnalité.
Enregistrer ou envoyer un devis
Une fois le devis complété, vous pouvez l'enregistrer en tant que brouillon pour y revenir plus tard, ou l'envoyer directement au client.
Enregistrer un brouillon
Cliquez sur Enregistrer le brouillon pour sauvegarder le devis sans l'envoyer. Retrouvez-le dans Ventes > Devis > Brouillons pour le modifier ou l'envoyer plus tard.
Envoyer le devis
Avant l'envoi, sélectionnez Voir le PDF pour prévisualiser les informations qui seront communiquées au client.
Note : La mention Généré avec Dext s'affiche en bas du PDF du devis. Vous pouvez l'activer ou la désactiver depuis Paramètres du dossier > Factures de vente > Personnalisation. Ce paramètre n'a pas d'effet rétroactif sur les documents déjà finalisés.
Selon votre point de départ, accédez à l'option d'envoi de l'une de ces deux façons :
Depuis la page de création : cliquez sur Envoyer le devis.
Depuis un brouillon : accédez à Ventes > Devis > Brouillons, ouvrez le devis concerné et cliquez sur Envoyer.
Dans les deux cas, la fenêtre Partager un devis s'ouvre. Elle rappelle la date d'expiration du devis et propose deux options d'envoi.
Envoyer par e-mail via Dext
Sélectionnez Envoyer par e-mail via Dext, puis cliquez sur Confirmer.
Dans la fenêtre Envoyer un devis, renseignez les champs suivants :
Adresse e-mail du client : adresse principale du destinataire.
Autres destinataires : ajoutez des destinataires en copie, séparés par une virgule.
Recevoir une copie : activez cette option pour recevoir une copie à l'adresse e-mail de votre compte Dext.
Objet de l'e-mail et E-mail : modifiez l'objet et le contenu du message si nécessaire.
Cliquez sur Envoyer.
Le client reçoit un e-mail contenant un lien Voir le devis, lui permettant d'accepter ou de refuser le devis en ligne, sans connexion à Dext.
En cas de refus, votre client peut ajouter un commentaire. Ce commentaire apparaît dans l’onglet Historique.
Télécharger au format PDF
Sélectionnez Télécharger le devis au format PDF, puis cliquez sur Confirmer. Le devis est enregistré sur votre ordinateur pour l'envoyer par un autre moyen.
Le statut du devis passe automatiquement à En attente une fois envoyé par e-mail ou téléchargé au format PDF.
Modifier un devis
Vous pouvez modifier vos devis en cas d’erreur ou de changement dans votre offre.
Important : Seuls les devis en statut Brouillon, En attente, Rejeté ou Expiré peuvent être modifiés.
Un devis accepté ou archivé ne peut plus être modifié.
Pour modifier un devis :
Accédez à Ventes > Devis.
Ouvrez le devis concerné.
Cliquez sur Modifier.
4. Apportez les modifications nécessaires.
5. Cliquez sur Enregistrer en haut de la page.
Supprimer un devis
Seuls les devis en statut Brouillon peuvent être supprimés.
Important : La suppression est définitive. Une fois le brouillon supprimé, il ne peut pas être restauré.
Pour supprimer un devis :
Accédez à Ventes > Devis > Brouillons.
Ouvrez le devis concerné.
Cliquez sur Supprimer en haut de la page.
Suivre et mettre à jour le statut d'un devis
Le statut d'un devis reflète son avancement dans le cycle de vie. Dext met à jour le statut automatiquement, mais vous pouvez aussi le modifier manuellement.
Statuts disponibles
Brouillon : le devis n'a pas encore été envoyé.
En attente : le devis a été envoyé par e-mail ou téléchargé au format PDF.
Accepté : le client a validé le devis.
Rejeté : le client a refusé le devis. Il peut ajouter un commentaire, visible dans l'onglet Historique du devis.
Expiré : la date d'expiration est dépassée et aucune action n'a été effectuée.
Mettre à jour le statut manuellement
Si votre client ne valide pas le devis via l’e-mail, vous pouvez mettre à jour le statut manuellement :
Ouvrez le devis concerné.
Cliquez sur Marquer comme.
Sélectionnez le statut approprié.
Convertir un devis en facture
Seuls les devis en statut Accepté peuvent être convertis en facture de vente ou en facture d'acompte.
Pour convertir un devis en facture :
Ouvrez le devis concerné.
Sélectionnez le type de document à créer :
Cliquez sur Convertir en facture pour créer une facture de vente.
Cliquez sur Convertir en facture d'acompte pour créer une facture d'acompte (bêta).
Note : Le bouton Convertir en facture d'acompte est disponible uniquement pour les comptes ayant activé la nouvelle version du module de facturation. Pour l'activer, consultez Utiliser le module Ventes dans Dext.
3. Vérifiez le contenu de la facture, apportez les modifications nécessaires, puis
cliquez sur Finaliser la facture.
4. Choisissez comment envoyer la facture :
Envoyer par e-mail
Télécharger au format PDF
Ne pas envoyer pour l'instant
Si vous sélectionnez Ne pas envoyer pour l'instant, vous pourrez envoyer la facture ultérieurement :
Si vous avez activé la nouvelle version du module de facturation (bêta) : depuis Ventes > Factures créées.
Si vous utilisez la version standard : depuis Ventes > Factures importées > Boîte de réception.
Filtrer et rechercher un devis
Pour retrouver un devis, utilisez les filtres situés en haut à droite de la page Devis. Vous pouvez filtrer par :
Client
Montant
Statut
N° du devis