La publication automatique fait gagner le plus de temps quand les documents qu'elle publie sont déjà bien traités. Cela dépend moins du paramètre de publication automatique lui-même que des règles et de l'automatisation qui s'exécutent avant.
Cet article explique par quels documents commencer, à quel niveau définir chaque règle, comment mettre certains documents de côté, et quoi vérifier si rien ne se publie.
Pour la configuration étape par étape, accédez à Comment utiliser la publication automatique dans Dext
Choisissez des fournisseurs dont les documents sont prévisibles
Pour bien démarrer avec la publication automatique, choisissez des fournisseurs dont les documents se ressemblent toujours. La publication automatique s'applique à tous les futurs documents de ce fournisseur, la régularité compte donc plus que le volume.
Les bons candidats partagent ces caractéristiques :
Le compte de charge ne change jamais d'un document à l'autre
Le taux de TVA est toujours le même
Le statut payé et la date d'échéance ne varient pas
Vous avez déjà une règle fournisseur qui traite entièrement les documents
Laissez de côté les fournisseurs que vous utilisez rarement, et ceux dont le compte de charge dépend de ce qui a été acheté. Laissez aussi de côté ceux dont vous modifiez les documents la plupart des mois. Un magasin généraliste comme Amazon en est un exemple courant : le même fournisseur peut couvrir les fournitures de bureau un mois et du matériel le mois suivant.
Vérifiez les fournisseurs que Dext vous suggère
Dext vous suggère aussi des fournisseurs qui sont de bons candidats pour la publication automatique, pour vous éviter de tout calculer vous-même.
Une suggestion apparaît dans votre boîte de réception Achats ou dans la liste des fournisseurs lorsque vous avez publié des documents d'un fournisseur sans les modifier. Cela couvre les trois derniers mois. Dext estime aussi le temps que la publication automatique vous ferait gagner, sur la base d'une minute de révision par document.
Pour donner suite à une suggestion :
Sélectionnez Voir ces fournisseurs dans la bannière de suggestion, dans la boîte de réception Achats. Cela ouvre votre la Liste des fournisseurs avec le filtre Publication automatique : Recommandée appliqué.
Vérifiez chaque fournisseur suggéré et les règles déjà définies pour lui, comme le Compte de charge.
Activez le bouton Publication automatique dans la ligne d'un fournisseur pour l'activer individuellement.
Les documents que vous avez publiés sans les modifier sont déjà bien traités par vos règles existantes. Activer la publication automatique pour ces fournisseurs supprime une étape de révision sans changer ce qui arrive dans votre logiciel comptable.
Définissez le bon niveau pour chaque règle
La publication automatique peut être définie à quatre niveaux, et le niveau choisi détermine la portée de la règle. Choisir le niveau le plus étroit qui couvre votre besoin reste l'approche la plus sûre.
Fournisseur ou client : tous les futurs documents d'un fournisseur ou d'un client. Allez dans Achats ou Ventes, puis l'onglet Liste des fournisseurs ou Liste des clients.
Moyen de paiement : tous les éléments d'achat réglés avec ce moyen. Allez dans Paramètres du dossier > Plan comptable > Moyens de paiement.
Compte : tous les documents d'achat et de vente du compte. Allez dans Paramètres du dossier > Connexions, puis Gérer > Paramètres > Publication automatique.
Instructions Assistant IA : les documents qui correspondent à des conditions que vous décrivez par écrit, comme un fournisseur et un montant ensemble.
Quand plusieurs règles s'appliquent au même document, Dext suit un ordre fixe :
Instructions Assistant IA
Règles utilisateurs
Règles de moyen de paiement
Règles fournisseurs et clients
Paramètres par défaut du compte
Note :La publication automatique à l’échelle du compte est le paramètre à l’origine de la plupart des cas où un document est publié alors que personne ne s’y attendait. Sauf si vous souhaitez que tous les documents soient publiés sans vérification, configurez plutôt la publication automatique par fournisseur ou par moyen de paiement.
Utilisez les règles de moyen de paiement pour les cartes et comptes
Les règles de moyen de paiement sont le moyen le plus direct de contrôler la publication, car elles remplacent les règles fournisseurs et clients pour ce même champ. Elles conviennent aux cartes d'entreprise, à la petite caisse, et à tout compte dont vous voulez décider comment le mode de paiement est traité.
Pour chaque moyen de paiement, vous pouvez définir :
Publication automatique : Toujours, Jamais ou Aucun
Publier vers : la destination dans votre logiciel comptable
Compte bancaire : le compte auquel l'élément est rapproché
Toujours publie chaque élément réglé avec ce moyen. Jamais bloque la publication automatique pour ces éléments, et remplace les règles fournisseurs, clients et de compte. Utilisez Jamais quand une règle plus large publie des éléments que vous préférez vérifier. Aucun laisse la décision aux autres règles.
Les règles fournisseurs et les règles de moyen de paiement fonctionnent ensemble plutôt que l'une contre l'autre. Une règle fournisseur peut attribuer le moyen de paiement, et la règle de moyen de paiement applique ensuite ses propres paramètres de publication. Définir une règle fournisseur qui attribue un moyen de paiement dont la Publication automatique est sur Toujours combine les deux. Vous obtenez une attribution du moyen de paiement au niveau du fournisseur, et un comportement de publication au niveau du moyen de paiement.
Pour la configuration complète, accédez à Configurer des règles de moyen de paiement dans Dext
Traitez entièrement vos documents avant leur publication
La publication automatique ne publie que les documents complets. Ce sont donc les règles qui renseignent les champs qui permettent son bon fonctionnement. Configurez-les d'abord, puis activez la publication automatique.
Règles fournisseurs et clients : définissent le compte, le taux de TVA, le moyen de paiement, la date d'échéance, le statut payé, la description et la devise pour chaque document d'un fournisseur ou d'un client. Accédez à Utiliser les règles fournisseurs et clients dans Dext (entreprises) ou à Utiliser les règles fournisseurs et clients dans Dext (cabinets)
Affectation automatique : renseigne le compte de charge là où aucune règle fournisseur n'en a défini un, en fonction de la façon dont vous avez catégorisé des éléments similaires auparavant.
Règles de ventilation : répartissent automatiquement les documents d'un fournisseur entre plusieurs comptes
Ventilation automatique : extrait chaque ligne d'un document au lieu de le traiter comme un total unique.
Règles utilisateurs : définissent un moyen de paiement ou un projet par défaut pour les documents importés par une personne donnée.
Avant de commencer, vérifiez le paramètre Affectation des comptes de charges dans Paramètres du dossier > Automatisation. Si l'Affectation automatique est réglée sur Jamais, aucun compte n'est appliqué automatiquement, et les documents sans compte de charge ne peuvent pas être publiés.
Mettez certains documents de côté pour révision
Tous les documents d’un fournisseur configuré pour la publication automatique ne doivent pas nécessairement être publiés directement. Il existe trois façons d’exclure certains types de documents de la publication automatique.
Excluez des types de documents avec les Exceptions pour les Achats
Les Exceptions pour les Achats permettent de nommer des types de documents qui ne doivent jamais être publiés automatiquement, comme les avoirs ou les relevés fournisseurs.
Définissez-les dans Paramètres du dossier > Connexions > Gérer (à côté de votre logiciel comptable) > Paramètres. Ces exceptions s'appliquent à toutes les règles de publication automatique du compte, à tous les niveaux. Si un fournisseur envoie des factures et un relevé mensuel, activez la publication automatique pour ce fournisseur et listez les relevés fournisseurs en exception. Les factures se publient, et le relevé reste dans votre boîte de réception.
Bloquez des documents avec un circuit de validation
Les circuits de validation bloquent un document jusqu'à son approbation, et ils sont prioritaires sur toutes les règles de publication automatique.
Construisez le circuit autour de ce que vous voulez vérifier, avec des critères comme le fournisseur, le compte ou le propriétaire du document, puis activez la publication automatique après validation. Tout le reste continue de se publier automatiquement, et seuls les documents que vous avez signalés attendent une validation.
Pour la configuration, accédez à Comment configurer et gérer les circuits de validation des Achats et Ventes
Bloquez entièrement un moyen de paiement
Définir la Publication automatique d'un moyen de paiement sur Jamais bloque la publication automatique pour tout document réglé avec ce moyen. Cela convient à un moyen de paiement pour lequel vous souhaitez toujours vérifier le document avant sa publication dans votre logiciel comptable.
Utilisez l’Assistant IA pour les cas que les règles ne permettent pas de gérer
Les instructions Assistant IA de Dext publient des documents selon des conditions que vous décrivez par écrit. Cela couvre les cas que les règles fournisseurs et de moyen de paiement ne peuvent pas gérer.
Une règle fournisseur traite chaque document de ce fournisseur de la même façon. Les instructions Assistant IA peuvent combiner des conditions à la place, comme un fournisseur et un montant, un type de document, ou la personne qui a importé le document.
Exemples qui fonctionnent bien :
« Si le document vient d'Adobe et que le montant total est inférieur à 100 €, publiez le document. »
« Si le document est une facture d'achat d'un fournisseur d'énergie et que le compte est Énergie, publiez le document. »
« Si le domaine e-mail de la personne qui a importé est @exemple.fr et que le montant total est inférieur à 50 €, publiez le document. »
Rédigez vos instructions comme une consigne de publication, pas de blocage. Assistant IA a une action de publication, mais aucune action équivalente pour empêcher une publication. « Publier les factures Apple sous 100 € » fonctionne, alors que « ne pas publier les factures Apple au-dessus de 100 € » ne fonctionne pas. Pour empêcher la publication de documents, utilisez les exceptions pour les Achats, un circuit de validation, ou l’option Jamais sur le moyen de paiement.
Nommez chaque instruction pour l'action qu'elle effectue, et gardez le nom cohérent avec la description. Définissez une nouvelle instruction sur validation manuelle d'abord, pour voir ce qu'elle aurait fait. Passez-la en application automatique une fois que les suggestions semblent correctes. Les instructions priment sur les règles fournisseurs, l'affectation automatique et l'extraction, donc une instruction un peu trop large a une portée importante.
Pour savoir ce que les instructions peuvent vérifier et modifier, accédez à Que peuvent vérifier et modifier les instructions d'Assistant IA ?
Pourquoi un document n’a-t-il pas été publié automatiquement ?
Un document ne se publie automatiquement que lorsque tous les champs requis pour sa publication sont complets. S'il manque quelque chose, le document reste dans votre boîte de réception avec le statut À réviser à la place. Survolez le statut pour voir ce qu'il faut corriger.
Pour les documents d'achat, les champs requis incluent généralement le Fournisseur, le Compte de charge et le Montant total. D'autres exigences dépendent de votre logiciel comptable, du type de document et de la destination de publication. Pour plus d’informations, consultez l’article Les onglets « À réviser » et « Prêt »
Autres raisons pour lesquelles un document reste dans la boîte de réception :
Son type de document figure dans les exceptions pour les Achats
Un circuit de validation s'applique, et le document n'a pas encore été validé
L'affectation automatique est désactivée, donc aucun compte n'a été appliqué
Les notes de frais automatiques sont activées pour la personne qui l'a soumis, donc le document a été ajouté à sa note de frais ouverte à la place. Pour en savoir plus, consultez Comment configurer les notes de frais automatiques dans Dext (entreprises) ou à Comment configurer les notes de frais automatiques dans Dext (cabinets)
Le document a été soumis avant la création de la règle, car les règles de publication automatique ne s'appliquent qu'aux nouveaux documents
Des informations essentielles n'ont pas pu être extraites, ou le document a été signalé comme suspect
Certains éléments ne peuvent pas du tout être publiés automatiquement. Cela inclut les comptes connectés à un logiciel comptable de bureau comme QuickBooks Desktop. Les notes de frais kilométriques créées avec la fonctionnalité Indemnités kilométriques de Dext, et les éléments créés via une connexion Connecteurs E-commerce, ne peuvent pas non plus être publiés automatiquement. Publiez-les manuellement ou ajoutez-les à une note de frais.
Commencez à petite échelle et vérifiez les résultats
Les éléments publiés ne peuvent pas être dépubliés, donc commencez avec un petit nombre de fournisseurs et vérifiez les résultats après une semaine.
Si un document se publie de façon incorrecte, vous pouvez le corriger et le publier à nouveau. Vous devrez d'abord effacer ses données de publication pour éviter de créer un doublon dans votre logiciel comptable. Pour connaître les étapes détaillées, consultez Comment publier un élément à nouveau dans Dext
Pour vérifier comment un élément a été publié, ouvrez-le et allez dans l'onglet Historique. Un élément publié automatiquement affiche « Ce document a été automatiquement publié et archivé par Dext », et un élément publié manuellement nomme la personne qui l'a publié.
Une fois que la publication fonctionne correctement pour les premiers fournisseurs, élargissez les règles un fournisseur à la fois plutôt que d’activer la publication à l’échelle du compte.