Avec les notes de frais automatiques, Dext crée et alimente les notes de frais de vos collaborateurs selon une fréquence définie. Dès qu'un utilisateur importe un justificatif, il est ajouté à sa note de frais en cours.
Pour une vue d'ensemble rapide, regardez cette vidéo avant de commencer :
Comment fonctionnent les notes de frais automatiques
Cette fonctionnalité crée automatiquement des notes de frais pour des utilisateurs sélectionnés dans Dext.
Les notes sont générées selon une fréquence hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle. Tout justificatif importé pendant cette période est ajouté à la note de frais en cours.
À la fin de chaque période, la note se clôture automatiquement et un nouveau cycle démarre dès qu'un nouveau justificatif est importé.
Note : L'automatisation est par utilisateur. Les justificatifs d'un utilisateur ne sont jamais ajoutés à la note de frais d'un autre.
Rôles et autorisations requis
Pour créer et gérer les notes de frais automatiques, vous devez disposer des autorisations nécessaires.
Rôles cabinet
Les collaborateurs du cabinet ayant accès à un dossier client peuvent le gérer quel que soit leur rôle.
Les Administrateurs Cabinet ont accès complet pour créer et gérer les notes de frais automatiques.
Les Chefs d'équipe et les Utilisateurs Standards doivent avoir l'autorisation Gérer le dossier du cabinet activée.
Pour en savoir plus, consultez Gérer les rôles et autorisations des collaborateurs dans Dext (cabinets).
Rôles dans le dossier client
Les utilisateurs du dossier client ont des accès différents selon leur rôle :
Les Administrateurs Principaux et les Chefs d'équipe ont accès complet pour créer et gérer les notes de frais automatiques.
Les Utilisateurs Standards doivent avoir l'option Créer des notes de frais activée sur leur compte.
Pour en savoir plus, consultez Gérer les rôles et autorisations des utilisateurs dans Dext (entreprises).
Configurer les notes de frais automatiques
Vous pouvez configurer les notes de frais automatiques de 2 façons :
Allez dans Achats > Notes de frais > Actions > Créer NDF automatiques
Allez dans Paramètres du dossier > Automatisation > Notes de frais automatiques > Configurer des NDF automatiques
Les deux chemins lancent le même assistant de configuration.
Étape 1 : Choisir la fréquence
Sélectionnez la fréquence de création des notes de frais :
Hebdomadaire
Bimensuelle
Mensuelle
Cliquez sur Suivant.
Étape 2 : Définir la date de clôture
Indiquez à quelle date la première note de frais doit se clôturer. La fréquence choisie à l'étape précédente déterminera ensuite les dates de clôture des notes suivantes.
Cochez À la fin du mois si vous souhaitez que les notes se clôturent automatiquement le dernier jour de chaque mois.
Cliquez sur Suivant.
Étape 3 : Sélectionner les utilisateurs
Choisissez les utilisateurs pour lesquels activer les notes de frais automatiques. Une note de frais sera créée pour chaque utilisateur sélectionné.
Cliquez sur Suivant.
Étape 4 : Inclure les documents existants et enregistrer
Choisissez si les documents déjà présents dans la boîte de réception des utilisateurs sélectionnés doivent être inclus dans la première note de frais.
Si vous activez cette option, une note de frais est créée immédiatement et tous les documents actuellement dans la boîte de réception sont inclus. Si vous ne l'activez pas, la première note de frais sera créée dès qu'un utilisateur enverra un nouveau document.
Cliquez sur Enregistrer. Les notes de frais sont maintenant créées automatiquement selon vos paramètres.
Note : Si un utilisateur importe aussi d'autres types de documents qui ne doivent pas être inclus dans une note de frais, vous pouvez le désactiver à tout moment depuis Achats > Notes de frais > Actions > Créer NDF automatiques.
Comment identifier les notes de frais automatiques
Vous pouvez distinguer les notes de frais automatiques des notes créées manuellement directement depuis l'espace Notes de frais.
Les notes créées automatiquement affichent Automatique dans la colonne Type.
Les notes créées manuellement affichent Classique dans la colonne Type.
Modifier la configuration
Vous pouvez mettre à jour les paramètres à tout moment depuis Achats > Notes de frais > Actions > Créer NDF automatiques, ou depuis Paramètres du dossier > Automatisation > Notes de frais automatiques > Modifier.
Vous pouvez y ajuster la fréquence, la date de clôture et les utilisateurs assignés.